Automatický tisk a automatické odeslání vydané faktury

Solitea, a.s. | 22. 12. 2020

Automatický tisk vydané faktury

Nastavením tato akce si zajistíte, že se pro vybraný okruh uživatelů po uložení nové faktury vydané spustí její automatický tisk na vybrané tiskárně.

V Navigátoru v menu Administrace vyberte volbu Automatické akce.

Tlačítkem Přidat zde vytvořte novou automatickou akci.

Otevře se okno Automatické akce, kde v záložce Obecné nastavíte tisk faktur následujícím způsobem:

1. Zkontrolujte, zda máte automatickou akci Zapnutou. Až ji nebudete chtít používat, stačí tlačítko deaktivovat.
2. Pro dobrou identifikaci automatické akce doplňte výstižný Název.
3. V poli Objekt vyberte seznam, kterého se bude automatická akce týkat – v našem příkladu jde o Faktury vydané.
4. V poli Akce zvolte Tisk záznamu. Tímto krokem se v dolní části karty zobrazí nabídka Vytisknout sestavu. Zde nastavíte další volby.
5. Tlačítkem Zobrazit konfiguraci si otevřete seznam Nastavení tiskových sestav, kde si můžete vyhledat (a případně i upravit) sestavu, kterou budete chtít tisknout. V tomto případě je to Faktura vydaná.
6. Tiskové sestavy obsahují řadu různých variant (odlišné formuláře, jazyky či vzhled; navíc si můžete i sami vytvořit vlastní návrhy odpovídající vašim potřebám). V poli Návrh sestavy si můžete zvolit konkrétní variantu dokladu, v tomto případě barevný tisk v angličtině a měně dokladu.
7. V poli Tiskárna určíte, kde se bude vydaná faktura tisknout.

   Následně se na kartě Automatické akce přepněte do záložky Události, kde určíte situace, za jakých se má sestava automaticky vytisknout. V našem příkladu zatrhněte, že tisk má proběhnout Po přidání záznamu. Událostí se dá vybrat i několik.

V záložce Zdroj můžete nastavit, zda se má automatická akce aplikovat jen na faktury vytvořené přímo v programu, nebo i na importované odjinud.

V záložce Uživatelé si pak zvolíte okruh uživatelů, kterým se bude akce spouštět – například můžete určit, aby se tiskly jen faktury, které vystaví pokladní, ale už ne ty, které vytvoří vaše účetní.

Automatické odeslání vydané faktury na e-mail odběratele

Tato akce vám zajistí, aby po uložení faktury byl automaticky odeslán e-mail s vámi nastaveným textem a dokladem v příloze na adresu zadanou na adresní kartě odběratele.

Stejně jako v předchozím příkladu si otevřete kartu Automatické akce. Rovněž i zde v poli Objekt zvolte Faktury vydané.

1. V poli Akce vyberte možnost Jiná akce. Tím se v dolní části karty zobrazí sekce Volitelná akce, kde uskutečníte další nastavení.
2. V poli Modul zvolte Ekonomické jádro.
3. V poli Automat vyhledejte S5MailAutomat a poté stiskněte tlačítko Konfigurace.

Otevře se karta Nastavení automatického odesílání pošty, kde zadáte další podrobnosti, tak aby program odesílal e-maily v podobě, jakou požadujete:

1. V poli Tisková sestava musíte vybrat, jakou tiskovou sestavu chcete použít. V našem příkladu to bude Faktura vydaná.
2. V poli Návrh tiskové sestavy vyberete konkrétní formu tiskové sestavy (obdobně jako v minulém příkladu).
3. Pole Formát sestavy zvolte druh výstupu, v jakém má být vydaná faktura odeslána. V našem případě je vhodné PDF. Program pak požadovaný formát vygeneruje automaticky.
4. Pokud k fakturám přikládáte jako Připojené dokumenty např. oskenované objednávky, zatrhněte volbu Poslat připojené dokumenty objektu. Do pole Výchozí e-mailové adresy vložte e-mail, na který chceme zaslat kopii zprávy (např. adresu vaší účetní).
5. Pokud chcete, aby byly e-maily správně odesílány, musíte do pole Typ zprávy vložit správně nastavený typ zprávy. Money S4 nabízí typ E-mail, který je však potřeba konfigurovat tak, aby vyhovoval vašim individuálním podmínkám.

   

   Proto tlačítkem Opravit otevřete kartu Typ zprávy, kde zkontrolujte nastavení e-mailů. Důležitý je zejména červeně orámovaný oddíl, ve kterém musíte vyplnit jednotlivá pole tak, aby nastavení odpovídalo konfiguraci vašeho internetového připojení. Kartu pak uložte tlačítkem OK a vložte ji na kartu Automatické akce.

   

6. Poslední volbou v záložce Nastavení je na kartě Nastavení automatického odesílání pošty pole Zobrazit náhled e-mailu před odesláním. Pokud jej zatrhnete, program před odesláním faktury vždy otevře e-mailovou zprávu a vy si můžete podle potřeby individuálně upravit.

Následně se na kartě Nastavení automatického odesílání pošty přepněte do záložky Zpráva. Zde si nastavte text hlavičky a těla e-mailu. Můžete přitom využít zástupné znaky, které do každé zprávy dosadí konkrétní údaj (např. číslo faktury, jméno firmy, datum...), vložit připojené soubory (leták se slevovou nabídkou apod.) či přidat elektronický podpis. Při tvorbě se dají využít dříve připravené šablony.

Nakonec Nastavení automatického odesílání pošty uložte na kartu Automatické akce a ostatní záložky zde podle potřeby konfigurujte obdobným způsobem, jaký jsme popsali v minulém příkladu.