Možnost anonymizace dat, omezení přístupových práv uživatelů nebo přehledný log důležitých uživatelských akcí v seznamech s osobními údaji. K ERP Money si nově můžete dokoupit modul GDPR, který vám pomůže splnit požadavky evropské směrnice GDPR.
Seznam všech novinek tradičně najdete v odkazu na konci článku a novou verzi stáhnete ze stránek Money.
Rychle dohledáte všechny osobní údaje
Jakkoliv ERP Money většinu osobních údajů ukládá v seznamech modulů Adresář a Personalistika a mzdy, tyto seznamy slouží také jako zdroj dat pro další moduly – například Zakázky nebo Kniha jízd.
Abyste v případě potřeby nemuseli všechny osobní údaje dohledávat ručně, přidali jsme do modulu GDPR novou kartu Osobní údaje. Na té si přehledně zobrazíte, kde všude v Money máte uložené osobní nebo citlivé údaje daného kontaktu.
Máte možnost omezit přístupová práva
Modul GDPR vám umožňuje zakázat vybraným uživatelům hromadné exporty ze seznamu. Někteří uživatelé pro svou práci potřebují exportovat jednotlivé doklady, ale již nepotřebují hromadně exportovat všechny doklady.
Stejně tak není nutné, aby všichni uživatelé Money mohli editovat jména a další identifikační údaje kontaktních osob uvedených v kartách spojení v adresáři.. S modulem GDPR proto můžete vybraným uživatelům zakázat editaci těchto údajů.
Přihlašování do systému je teď ještě bezpečnější
Bezpečnost přihlašování do systému ERP Money zvýšíte pomocí externího Identity Management Systemu, například pomocí Active Directory nebo dalších systémů využívajících protokol LDAP. Uživatele v takovém případě ověřuje externí systém a oni se mohou do Money přihlašovat například stejným heslem jako do svého operačního systému.
V nastavení přístupových práv navíc můžete určit, jak silná hesla musí uživatelé pro přístup do Money používat.t. Na výběr máte nízkou, střední nebo vysokou sílu. Platí přitom, že silnější hesla jsou delší a obsahují velká i malá písmena, číslovky nebo speciální znaky.
Logování akcí přesně podle potřeb GDPR
Až doteď jste díky historii akcí mohli v Money sledovat všechny operace, které proběhly na vybraném seznamu. Systém vám přitom umožňoval sledovat historii akcí v režimech Základní, Archivované a Podrobné.
S modulem GDPR máte na výběr další dvě varianty: GDPR optimum a GDPR.
GDPR optimum loguje všechny akce v režimu Základním, ale pro objekty Firma, Osoba, Spojení, Pracovník a pro všechny objekty modulu Mzdy rozšiřuje logování na režim Archivované. Varianta GDPR jde ještě dále a rozšíření na režim Archivované aplikuje na všechny objekty, které obsahují osobní údaje.
Rozšířené logování zvyšuje datovou náročnost záznamů, proto jsme přidali možnost logování akcí v externím systému – například v Syslogu – nebo možnost vyexportovat log mimo systém současně s jeho vymazáním.
Bezpečnostní incidenty vám Money nahlásí automaticky
Nad Historií akcí si pro jednotlivé moduly můžete nastavit speciální automatické akce – tzv. bezpečnostní incidenty. Jakmile pak dojde ke splnění podmínek takového incidentu, Money vás na to automaticky upozorní.
Bezpečnostním incidentem může být například:
- chybné přihlášení do systému,
- hromadný export dat do XLS nebo XML,
- tisk souboru nebo
- hromadná úprava či smazání dat.
Na kartě nastavení si můžete zvolit i to, jaký objem exportu má systém hodnotit jako bezpečnostní incident. Incidentem tak může být například export z Adresáře do XLS, který obsahuje více než 10 řádků záznamů.
Osobní údaje můžete rychle generovat i anonymizovat
Jestliže vás subjekt osobních údajů požádá o všechna osobní data, která o něm evidujete, máte povinnost mu vyhovět. V ERP Money to vyřídíte pomocí tiskových sestav (např. karta firmy nebo osoby), které mu následně předáte v tištěné nebo elektronické podobě.
Subjekt osobních údajů má také možnost požádat o smazání svých osobních údajů z vašeho systému. Pokud neexistuje právní důvod k tomu, abyste mu nevyhověli, musíte osobní údaje smazat.
V ERP Money vám s tím pomůže nástroj Anonymizace. V tom nastavíte, jakým způsobem se mají anonymizované údaje nahradit, a po spuštění anonymizace nástroj anonymizuje data na všech dokladech a záznamech.
Všechny funkce volitelného modulu GDPR najdete zde.
