Document Management System - správa dokumentů

Nenechte vaši firmu utopit ve změti dokumentů. Využijte volitelný modul Document Management System k organizaci elektronických dokumentů a digitalizaci těch papírových. Díky modulu vytvoříte přehledný systém fungující napříč různými moduly Money S4.

Popis modulu

Každá firma za den vytvoří desítky dokumentů, které je třeba ukládat a organizovat. Volitelný modul Document Management System usnadní práci s dokumenty díky:

  • vyhledávání podle zadaných kritérií či fulltextového vyhledávání,
  • připojení dokumentu k libovolnému záznamu napříč moduly Money S4,
  • třídění dokumentů do složek s možností určení přístupových práv,
  • digitalizaci papírových dokumentů.
DMS_01
Digitalizovaný dokument má vlastní evidenční kartu, na které najdete nejen řadu podrobností o jeho umístění, zaměření, platnosti či autorizaci, ale také všechny jeho starší verze a vazby na jiné dokumenty.

Třiďte dokumenty, udělujte oprávnění

Modul pracuje s dokumenty napříč všemi moduly Money S4. U každého dokumentu či složky, které budete pomocí modulu Document Management System spravovat, můžete nastavit přístupová práva pro jednotlivé zaměstnance a dokumentové klíče. Navíc určíte, odkud mohou mít pracovníci k datům přístup.

Převeďte papírové dokumenty do digitální podoby

Papírové smlouvy, dodatky a písemné úpravy. Pokud chcete do smlouvy nahlédnout, musíte se vydat do archivu, nebo si smlouvu vyžádat z jiného oddělení. Díky digitalizaci dokumentů a nastavení práv zvýšíte zabezpečení citlivých dat a umožníte na ně kolegům nahlížet odkudkoliv.

K digitalizaci dokumentů můžete použít běžný skener nebo dokumentový skener s aplikací KOFAX express.

Standardní skener
Pomocí skeneru a příslušného programu naskenujete dokument, převedete ho do prohledávatelného PDF a uložíte do příslušné složky. Modul Document Management System dokument převede do databáze Money S4, kde ho přiřadíte k odpovídajícím záznamům jako je například firma, přijatá faktura nebo poptávka.

Dokumentový skener s aplikací KOFAX express
Díky dokumentovému skeneru získáte kvalitnější dokument, který můžete označit čárovým kódem. Čárový kód při skenování následně slouží pro separaci dokumentů a také i pro snadnější dohledání a zařazení dokumentu do modulu DMS.

Dokumenty v prohledávatelném formátu PDF vám umožní snadno:

  • najít aktuální verzi dokumentu, i když je jeho fyzická kopie zamčená v archivu,
  • projít kompletní historii dokumentu,
  • nastavit přístupová práva podle svých potřeb,
  • připravit provázání s dalšími dokumenty a libovolnými záznamy v Money S4,
  • najít potřebné informace pomocí fulltextového vyhledávání,
  • určit agregaci dokumentů podle Adresy, Střediska, Činnosti nebo Zakázky.

Dokumenty navíc nikam nezaložíte a přehledně je roztřídíte do elektronických složek.

Detailní dokumentaci k modulu DMS si můžete stáhnout ZDE.

Získejte modul Document Management System během chvíle

Modul Document Management System si objednáte u svého obchodníka nebo na našem obchodním oddělení na telefonu 800 776 776.

Cenu tohoto i dalších modulů najdete v ceníku.

Chcete mít podnikový systém na míru?

V Money S5 vám přizpůsobíme všechny funkce a moduly tak, jak je chcete mít.

Prozkoumejte Money S5