Document Management System - správa dokumentů

Každá firma za den vytvoří desítky dokumentů, které je třeba ukládat a organizovat. Volitelný modul Document Management System usnadní práci s dokumenty díky:

• vyhledávání podle zadaných kritérií či fulltextového vyhledávání,
• připojení dokumentu k libovolnému záznamu napříč moduly Money S4,
• třídění dokumentů do složek s možností určení přístupových práv,
• digitalizaci papírových dokumentů.

Třiďte dokumenty, udělujte oprávnění

Modul pracuje s dokumenty napříč všemi moduly Money S4. U každého dokumentu či složky, které budete pomocí modulu Document Management System spravovat, můžete nastavit přístupová práva pro jednotlivé zaměstnance a dokumentové klíče. Navíc určíte, odkud mohou mít pracovníci k datům přístup.

Převeďte papírové dokumenty do digitální podoby

Papírové smlouvy, dodatky a písemné úpravy. Pokud chcete do smlouvy nahlédnout, musíte se vydat do archivu, nebo si smlouvu vyžádat z jiného oddělení. Díky digitalizaci dokumentů a nastavení práv zvýšíte zabezpečení citlivých dat a umožníte na ně kolegům nahlížet odkudkoliv.

K digitalizaci dokumentů můžete použít běžný skener nebo dokumentový skener s aplikací KOFAX express.

Standardní skener
Pomocí skeneru a příslušného programu naskenujete dokument, převedete ho do prohledávatelného PDF a uložíte do příslušné složky. Modul Document Management System dokument převede do databáze Money S4, kde ho přiřadíte k odpovídajícím záznamům jako je například firma, přijatá faktura nebo poptávka.

Dokumentový skener s aplikací KOFAX express
Díky dokumentovému skeneru získáte kvalitnější dokument, který můžete označit čárovým kódem. Čárový kód při skenování následně slouží pro separaci dokumentů a také i pro snadnější dohledání a zařazení dokumentu do modulu DMS.

Dokumenty v prohledávatelném formátu PDF vám umožní snadno:

• najít aktuální verzi dokumentu, i když je jeho fyzická kopie zamčená v archivu,
• projít kompletní historii dokumentu,
• nastavit přístupová práva podle svých potřeb,
• připravit provázání s dalšími dokumenty a libovolnými záznamy v Money S4,
• najít potřebné informace pomocí fulltextového vyhledávání,
• určit agregaci dokumentů podle Adresy, Střediska, Činnosti nebo Zakázky.

Dokumenty navíc nikam nezaložíte a přehledně je roztřídíte do elektronických složek.