Digitalizovaný dokument má vlastní evidenční kartu, na které najdete nejen řadu podrobností o jeho umístění, zaměření, platnosti či autorizaci, ale také všechny jeho starší verze a vazby na jiné dokumenty.
Třiďte dokumenty, udělujte oprávnění
Modul pracuje s dokumenty napříč všemi moduly Money S4. U každého dokumentu či složky, které budete pomocí modulu Document Management System spravovat, můžete nastavit přístupová práva pro jednotlivé zaměstnance a dokumentové klíče. Navíc určíte, odkud mohou mít pracovníci k datům přístup.
Převeďte papírové dokumenty do digitální podoby
Papírové smlouvy, dodatky a písemné úpravy. Pokud chcete do smlouvy nahlédnout, musíte se vydat do archivu, nebo si smlouvu vyžádat z jiného oddělení. Díky digitalizaci dokumentů a nastavení práv zvýšíte zabezpečení citlivých dat a umožníte na ně kolegům nahlížet odkudkoliv.
K digitalizaci dokumentů můžete použít běžný skener nebo dokumentový skener s aplikací KOFAX express.
Standardní skener
Pomocí skeneru a příslušného programu naskenujete dokument, převedete ho do prohledávatelného PDF a uložíte do příslušné složky. Modul Document Management System dokument převede do databáze Money S4, kde ho přiřadíte k odpovídajícím záznamům jako je například firma, přijatá faktura nebo poptávka.
Dokumentový skener s aplikací KOFAX express
Díky dokumentovému skeneru získáte kvalitnější dokument, který můžete označit čárovým kódem. Čárový kód při skenování následně slouží pro separaci dokumentů a také i pro snadnější dohledání a zařazení dokumentu do modulu DMS.
Dokumenty v prohledávatelném formátu PDF vám umožní snadno:
- najít aktuální verzi dokumentu, i když je jeho fyzická kopie zamčená v archivu,
- projít kompletní historii dokumentu,
- nastavit přístupová práva podle svých potřeb,
- připravit provázání s dalšími dokumenty a libovolnými záznamy v Money S4,
- najít potřebné informace pomocí fulltextového vyhledávání,
- určit agregaci dokumentů podle Adresy, Střediska, Činnosti nebo Zakázky.
Dokumenty navíc nikam nezaložíte a přehledně je roztřídíte do elektronických složek.