Skrýt menu
Skrýt formulář

AGROSPA s. r. o.

AGROSPA díky Money S4 automatizuje
prodej a šetří desítky hodin měsíčně.

Ve firmě AGROSPA prodávají náhradní díly do traktorů i příslušenství pro zemědělce. Díky přechodu na ERP systém Money S4 a modul Mobile S4 vyměnili trhací bločky za PDA zařízení, se kterými ušetřili desítky hodin měsíčně, snížili chybovost na minimum a jednoho zákazníka nyní odbaví za necelou minutu.

Klíčový požadavek: chceme rychlejší a přehlednější procesy na skladě

Ještě v roce 2018 používali v AGROSPA informační systém běžící na zastaralém systému DOS, který vyžadoval ruční přepisování dat a měl nepřehledné rozhraní. Kvůli tomu bojovali s pomalými procesy na skladě nebo při odbavování zákazníků.

Pokud například přišel na prodejnu zákazník, který potřeboval několik dílů do traktoru, zaměstnanec ve skladu ručně přepsal katalogová čísla na papír, přinesl ho pokladní, která údaje o zboží před zákazníkem přepsala do systému a až poté vytiskla prodejku. Tento systém byl pracný a vznikaly při něm chyby, zákazníci navíc museli dlouho čekat, než zaměstnanci tento proces vyřídí.

V roce 2019 se Štefan Paučo rozhodl, že firmě pořídí moderní ERP systém, který odbavovací proces digitalizuje a ušetří čas zaměstnancům i zákazníkům. Požadoval od něj především:

  • přechod z trhacích bločků na mobilní zařízení,
  • zpřehlednění skladového systému
  • a zjednodušení příjmu a výdeje zboží.

Řešení: ERP systém propojený s čtečkami čárových kódů

Štefan Paučo požádal o pomoc s výběrem nového systému svého správce sítě, který je v ERP systémech zběhlý. Společně vybrali 5 dodavatelů a vylučovací metodou se rozhodli pro firmu Solitea a jejich Money S4.

„Z hlediska množství funkcí a nabízených služeb mělo Money S4 nad ostatními systémy navrch. Navíc pro nás bylo klíčové propojení počítače s mobilními zařízeními, které mělo Money nejlépe vyladěné,” popisuje Štefan Paučo.

Přechod ze starého ERP systému na nový proběhl v AGROSPA bez komplikací. Dodavatel předchozího systému poskytl správci sítě v excelových tabulkách veškerá data, která chtěli do Money převést, například seznam skladových zásob, ceníky nebo účetnictví.

Konzultant Stanislav Mihok ze Solitey poté systém nainstaloval a nastavil, importoval data ze starého systému a zaškolil zaměstnance, což bylo hotové za jeden pracovní týden. Konzultant také propojil Money S4 s eKasou.

Zaměstnanci AGROSPA si práci s novým systémem osvojili během pár dní. Podle Štefana Pauča pomohlo úvodní zaškolení a přehledné uživatelské prostředí. Přestože dlouhá léta pracovali ve starém systému, na jednoduché rozhraní Money připomínající Microsoft Outlook si rychle zvykli.

„Tři měsíce od implementace jsem si čas od času volal s konzultantem a zákaznickou linkou. Byli při ruce, kdykoliv jsem potřeboval poradit. Oceňuji také, že mi ze Solitey pravidelně volají a ptají se, zda vše funguje v pořádku,” popisuje spolupráci Štefan Paučo.

Výsledek: desítky ušetřených hodin měsíčně a minimální chybovost na skladě

Po implementaci Money S4 a modulu Mobile S4 prošel největší změnou sklad. Skladníci vyměnili tužky a trhací bločky za PDA zařízení s čtečkou čárových kódů. Dříve ručně přepisovali kódy zboží na papír a předávali ho pokladní, která ta kódy přepisovala před zákazníkem do systému, aby vystavila doklad.

Nyní skladníci při výdeji pouze načtou čárové kódy pomocí PDA, zařízení pošle informaci do systému na pokladně a pokladní hned vystaví prodejku. Skladníci tak neběhají mezi skladem a prodejnou a zákazníci nepostávají u pokladny. Se starým systémem zaměstnanci obsluhovali zákazníka průměrně 3 minuty, zatímco po zavedení Money S4 to zvládnou za 40 sekund.

Zavedení Mobile S4 zároveň snížilo chybovost na minimum. S předchozím systémem k vytvoření chybného dokladu stačilo, když se skladník nebo pokladní při přepisování kódu přehlédli a opsali ho špatně. Díky PDA zařízením je pro zaměstnance nemožné udělat chybu, pokud načtou kód u správného zboží.

Automatizace skladových procesů usnadnila v AGROSPA také inventury. Dříve si vytiskli skladové zásoby, chodili regál od regálu a hledali každý typ zboží, aby ho mohli na seznamu odškrtnout – takto procházeli 8 tisíc položek. Nyní každý zaměstnanec dostane svůj regál a postupně načte čárové kódy. Jakmile načtou celý sklad, systém inventuru automaticky vyhodnotí.

Money S4 v AGROSPA zkrátilo inventuru o polovinu. Dříve jim trvala 3 dny, nyní ji zvládnou za den a půl.

Zaměstnance AGROSPA překvapila na Money S4 také tvorba detailních analýz, kterou jim předchozí systém neumožňoval. „Jako jednu z největších výhod vnímám přehlednost a rychlost. Když mám v systému prodejku, dostanu se jedním kliknutím na příjemku nebo jiný provázaný doklad. Nebo když kliknu na konkrétní zboží, hned ve stejném okně vidím, kterým zákazníkům jsme ho prodali,” hodnotí Štefan Paučo.

Závěr: čas ušetřili skladníci, pokladní i zákazníci

Money S4 splnilo všechna očekávání, která v AGROSPA měli. Systém zpřehlednil procesy na skladě, v prodejně zrychlil odbavování zákazníků a díky odstranění ručního přepisování snížil chybovost na minimum.

Tím ale inovace nekončí, ve firmě mají s Money S4 další plány do budoucna. Mají zájem o volitelný modul Business Intelligence, se kterým vytvoří detailní analýzy a budou na data nahlížet z nových úhlů – uvidí například stav skladů znázorněný v cenách zboží. Kromě toho plánují otevření druhé pobočky a její napojení na stávající systém.

„Nelituji jediného eura, které jsme do Money S4 investovali. Systém dokázal přesně to, co jsme od něj očekávali, a zrychlil vše, co v naší firmě zrychlit mohl – sklad, prodejnu i účetnictví.”

Štefan Paučo
majitel AGROSPA

Minikurz online

Buďte
u toho