Hračky Hopík

Vyúčtování prodejů hraček dřív trvalo 5 dní. S Money S4 je hotové za 2 hodiny

Brněnské firmě Hračky Hopík přechod na Money S4 tak usnadnil práci, že hračkářství pro nadbytečnost zrušilo dvě pracovní místa. Nové ERP zabodovalo i při zavádění EET: někteří vedoucí prodejen si ani nevšimli, že už evidují elektronicky, protože systém od nich nevyžadoval žádnou práci navíc.

Klíčový požadavek: data na jednom místě

V Hračkách Hopík původně používali 2 softwary – Money S3 na účetnictví a starý systém na DOSu na pokladny a sklad. Když si chtěl jednatel Aleš Hubáček udělat přehled o prodejích, musel si soubory po jednom stáhnout do Excelu a dát data do kontingenčních tabulek.

„Impulzem ke změně bylo spuštění e-shopu. Když přišla zakázka, zaměstnanec musel údaje třikrát ručně přepsat na různé dokumenty – na objednávku, na fakturu a na expediční doklad dopravce. Systémy totiž nebyly propojené.“

Aleš Hubáček
jednatel

Na nový software měli v Hračkách Hopík 4 základní požadavky:

  • data on-line,
  • vše v jednom systému,
  • přehledy o prodejích a o stavu zásob,
  • napojení na e-shop.

Řešení: implementace přes víkend

Aleš Hubáček v průběhu své kariéry pracoval s několika informačními systémy a měl přehled, jak fungují.

„Proto jsem ani neoslovoval víc dodavatelů. Sám jsem si ještě jako OSVČ vedl daňovou evidenci v Money S3 a byl jsem s ním spokojený. Money S4 mě zaujalo a rovnou jsem ho poptal.“

Implementace byla rychlá. Specialisté přes víkend napojili import zboží a sklady a v pondělí už v hračkářství pracovali v novém systému. Postupně pak programátoři do ERP dodali příjemky a importy u dodavatelů. Do dvou měsíců bylo i propojení s e-shopem.

Jedinou nevýhodou přechodu na nové ERP bylo, že si firma musela pořídit nový server. Ten původní neměl vhodnou konfiguraci pro velké objemy dat.

Spolu s přechodem na Money S4 také firma vyměnila externího účetního.

„Náš konzultant v Solitei si všiml, že máme v účetnictví nestandardní procesy. Upozornil mě na to a já si nechal vypracovat nezávislý posudek. Podezření se potvrdilo. Proto jsem si od Solitey nechal doporučit jiného účetního, který pro nás pracuje dodnes.“

Výsledek: dostatek hraček na skladu

Díky Money S4 uspořili v Hračkách Hopík spoustu času a peněz. Dřív například trvalo zpracování měsíční vyúčtování prodaného zboží pro dodavatele 5 dní. Nyní ho pracovník zvládne za 2 hodiny.

„Přechodem na Money S4 jsme ušetřili mzdy 2 zaměstnanců. Už jsme nepotřebovali ručně přepisovat objednávky z e-shopu a vystavovat příjemky a další dokumenty.“

Chod firmy výrazně usnadnily reporty skladových zásob, které automaticky chodí každý týden dodavatelům. Ti vidí, které hračky na skladě dochází, a sami je v předem domluveném objemu dodají na prodejny.

„Je to nesmírně užitečná funkce, která eliminuje riziko lidských chyb. Dřív totiž objednávali vedoucí prodejen hlavně podle svého odhadu. Ale nějaká hračka se jim třeba nelíbila a měli dojem, že se špatně prodává. Vůbec to tak nemuselo být, ale oni ji neobjednali.

Nebo se nové zboží vyprodalo hned ráno a odpolední směna ani nevěděla, že tam nějaké bylo a tak ho nemohla chtít po dodavatelích. Ale s tím už je díky Money S4 konec.“

Další hodně využívanou funkcí je možnost přiložení dokumentů. Ke každému záznamu mohou v hračkářství přiložit fakturu nebo jiný dokument v pdf. V elektronickém systému pak potřebné listiny dohledají mnohem rychleji než v papírovém archivu.

Money S4 se v Hračkách Hopík stará i o elektronickou evidenci tržeb.

„Když EET začínalo, známí se mě ptali, jestli jsem z toho taky tak nešťastný jako ostatní a kolik mě to bude stát. Ale já jsem nic neřešil, obchodníci a konzultanti Solitey ČR se o všechno postarali. Zavedení EET mě nestálo ani korunu.

Vedoucí prodejen se zajímali, jestli se budou muset kvůli EET učit něco nového. V té chvíli už všechny pokladny 14 dní zkušebně evidovaly. Vůbec to nepoznali, protože to od nich nevyžadovalo žádnou práci navíc.“

V Hračkách Hopík jsou s Money S4 spokojení. Pro všechny, kteří zatím váhají, má Aleš Hubáček tento vzkaz:

Nebojte se a jděte do toho bez kompromisů. Máme skoro 35 tisíc položek skladem a jen díky softwaru jsou všechny pod kontrolou. Money S4 nám data ukáže bez lidských předsudků a emocí – nemůže se nám stát, že se prodavači líbí konkrétní hračka a tak objednáme desítky kusů do zásoby, i když se vůbec neprodává.

Money S4 jsem doporučil už dvěma svým známým a doporučuji ho i vám. V Hračkách Hopík se nám velmi vyplatilo.“

Hračky Hopík využívá