Výchozí stav: firma roste a ekonomický systém přestává být efektivní

Společnost KASTEN postupně rostla a stávající systém jí přestával stačit. Aby zvládli veškerou agendu, museli si pomáhat excelovými tabulkami a ručním zadáváním, což bylo při stále se zvětšujícím objemu dat neudržitelné. V Excelu řešili veškerou evidenci i plánování obchodních případů, což bylo nejen časově náročné, ale také nepřehledné a s vysokým rizikem lidské chyby.

Ruční přepisování neúměrně zatěžovalo zaměstnance nejen KASTENu, ale i dceřiných firem. V roce 2010 se proto vedení rozhodlo, že namísto stávajícího systému pořídí komplexní podnikový systém.

Firma potřebovala, aby nový systém dokázal propojit agendu KASTENu a tří dceřinných společností. KASTEN měl i další požadavky, například:

• implementaci systému na datový server SQL,
• chod na nejnovější technologické platformě,
• možnost dodatečného rozšíření systému o další moduly,
• vzdálený přístup do systému,
• automatické přebírání dokladů mezi dceřinými firmami,
• možnost rozšířené evidence údajů ve skladovém hospodářství,
• nebo propojení s rozpočtovým systémem EuroCALC

Vedení firmy uspořádalo výběrové řízení a Money S5 zvítězilo na plné čáře. Kromě toho, že splnilo všechny požadavky, nabídlo oproti ostatním dodavatelům i funkce navíc a přívětivou cenu.

„Zpočátku jsem se bál náročnosti celé operace, teď ale vím, že šlo o zbytečné obavy.”
Aleš Kocourek, majitel KASTEN

Řešení: Money S5 + rozšířený modul Zakázky

Dceřiná společnost STAVIVA.COM dodává KASTENu veškerý stavební materiál. Před implementací Money S5 museli všechen vzájemný obchod evidovat ručně. Nyní se díky Money S5 veškeré údaje o cenách a skladových kartách ze společnosti STAVIVA.COM vyexportují do nové karty v Katalogu KASTENu.

Při fakturování tak obě společnosti používají stejná data, což zrychluje interní komunikaci i tvorbu cenových nabídek. Položky katalogu se přelévají z agendy STAVIVA do agendy KASTEN, odkud je načítá rozpočtový systém EuroCALC, ve kterém probíhá vlastní plánování zakázky.

Na stavební materiál udělají v agendě KASTEN objednávku vydanou, která se automaticky propíše do agendy STAVIVA jako objednávka přijatá. STAVIVA nakonec dodá zboží, vystaví fakturu a ta se automaticky přenese jako faktura přijatá do agendy KASTEN. Automatizace a konec ruční práce šetří zaměstnancům čas a snižuje riziko lidské chyby takřka na nulu.

Dalším radikálním zlepšením prošla evidence zakázek. Před implementací evidovali v KASTENu všechny obchodní případy v excelových tabulkách bez jakéhokoliv propojení s účetnictvím nebo skladem. To znamenalo další hodiny u kalkulačky a ručního přepisování.

Dnes již celý obchodní proces řídí v Money S5 s pomocí na míru upraveného modulu Zakázky: od přijetí poptávky přes vytvoření nabídky, evidenci událostí v průběhu stavby až po vystavení a splácení faktur. Každá zakázka je provázaná s materiálovým rozpočtem a rozpočtáři rychle zjistí, kolik materiálu bylo použito a kolik ho zbývá. Majitel zase zjistí, zda někde nedochází k jeho ztrátám.

V Money S5 sledují jak nákladový, tak obchodní rozpočet a stále vidí aktuální stav všech zakázek – a to z pohledu financí, ale i času a plnění termínů. Nestane se tak, že by zakázka na něčem kvůli nepozornosti vázla.

„Vůbec nejde srovnávat předchozí evidence našich zakázek v papírové podobě a v Excelu.”
Aleš Kocourek, majitel KASTEN

Výsledek: Money S5 najdete v KASTENu na každém oddělení

Mimo to Money S5 pomáhá KASTENu s evidencí technické dokumentace nebo zjednodušením skladového hospodářství. Na sestavování rozpočtů používají stavební firmy specializované softwary, u KASTENu je to systém EuroCALC. Money S5 s ním jednoduše propojili a EuroCALC díky tomu nacení stavební zakázky na základě katalogových karet a cen stavebních materiálů v Money S5.

Komplexní podnikový systém využívají v KASTENu i k řadě dalších činností. Modul Business Intelligence slouží k sestavování analýz a v modulu Mzdy a personalistika řeší zaměstnaneckou agendu. Money S5 v KASTENU využívají mimo jiné:

• administrativní pracovníci,
• rozpočtáři a přípraváři,
• stavbyvedoucí,
• bezpečnostní nebo reklamační technici
• a firemní manažeři.

Intenzivně pracují také s modulem Money Portál, díky kterému mohou zaměstnanci řešit firemní procesy i mimo kancelář. Manažeři se například přihlásí ze služební cesty do mobilní aplikace, odkud schválí faktury.

Závěr: efektivnější průběh zakázek

Money S5 bylo pro KASTEN důležitým milníkem. ERP systém zefektivnil tvorbu zakázek, administrativu a chod firmy obecně. Zaměstnanci se zbavili ručního přepisování a evidování v excelových tabulkách a začali pracovat na růstu firmy a získávání nových zakázek.