KASTEN

Stavební firma KASTEN díky Money S5 ušetřila hodiny času při evidenci zakázek

Neratovická stavební firma KASTEN se stovkou zaměstnanců buduje již od roku 1995 bytové, občanské i průmyslové stavby. Zároveň pomáhá s rekonstrukcemi, zateplováním a jako investor, developer a generální dodavatel buduje nízkoenergetické bytové domy. Než si v KASTENu pořídili Money S5, potýkali se s mnoha zdlouhavými procesy.

Výchozí stav: firma roste a ekonomický systém přestává být efektivní

Společnost KASTEN postupně rostla a stávající systém jí přestával stačit. Aby zvládli veškerou agendu, museli si pomáhat excelovými tabulkami a ručním zadáváním, což bylo při stále se zvětšujícím objemu dat neudržitelné. V Excelu řešili veškerou evidenci i plánování obchodních případů, což bylo nejen časově náročné, ale také nepřehledné a s vysokým rizikem lidské chyby.

Ruční přepisování neúměrně zatěžovalo zaměstnance nejen KASTENu, ale i dceřiných firem. V roce 2010 se proto vedení rozhodlo, že namísto stávajícího systému pořídí komplexní podnikový systém.

Firma potřebovala, aby nový systém dokázal propojit agendu KASTENu a tří dceřinných společností. KASTEN měl i další požadavky, například:

  • implementaci systému na datový server SQL,
  • chod na nejnovější technologické platformě,
  • možnost dodatečného rozšíření systému o další moduly,
  • vzdálený přístup do systému,
  • automatické přebírání dokladů mezi dceřinými firmami,
  • možnost rozšířené evidence údajů ve skladovém hospodářství,
  • nebo propojení s rozpočtovým systémem EuroCALC

Vedení firmy uspořádalo výběrové řízení a Money S5 zvítězilo na plné čáře. Kromě toho, že splnilo všechny požadavky, nabídlo oproti ostatním dodavatelům i funkce navíc a přívětivou cenu.

„Zpočátku jsem se bál náročnosti celé operace, teď ale vím, že šlo o zbytečné obavy.”
Aleš Kocourek, majitel KASTEN

Řešení: Money S5 + rozšířený modul Zakázky

Dceřiná společnost STAVIVA.COM dodává KASTENu veškerý stavební materiál. Před implementací Money S5 museli všechen vzájemný obchod evidovat ručně. Nyní se díky Money S5 veškeré údaje o cenách a skladových kartách ze společnosti STAVIVA.COM vyexportují do nové karty v Katalogu KASTENu.

Při fakturování tak obě společnosti používají stejná data, což zrychluje interní komunikaci i tvorbu cenových nabídek. Položky katalogu se přelévají z agendy STAVIVA do agendy KASTEN, odkud je načítá rozpočtový systém EuroCALC, ve kterém probíhá vlastní plánování zakázky.

Na stavební materiál udělají v agendě KASTEN objednávku vydanou, která se automaticky propíše do agendy STAVIVA jako objednávka přijatá. STAVIVA nakonec dodá zboží, vystaví fakturu a ta se automaticky přenese jako faktura přijatá do agendy KASTEN. Automatizace a konec ruční práce šetří zaměstnancům čas a snižuje riziko lidské chyby takřka na nulu.

„Přepisování dokladů, které dříve zabralo několik hodin, probíhá automaticky či na jediné kliknutí uživatele.”

Aleš Kocourek
majitel KASTEN

Dalším radikálním zlepšením prošla evidence zakázek. Před implementací evidovali v KASTENu všechny obchodní případy v excelových tabulkách bez jakéhokoliv propojení s účetnictvím nebo skladem. To znamenalo další hodiny u kalkulačky a ručního přepisování.

Dnes již celý obchodní proces řídí v Money S5 s pomocí na míru upraveného modulu Zakázky: od přijetí poptávky přes vytvoření nabídky, evidenci událostí v průběhu stavby až po vystavení a splácení faktur. Každá zakázka je provázaná s materiálovým rozpočtem a rozpočtáři rychle zjistí, kolik materiálu bylo použito a kolik ho zbývá. Majitel zase zjistí, zda někde nedochází k jeho ztrátám.

V Money S5 sledují jak nákladový, tak obchodní rozpočet a stále vidí aktuální stav všech zakázek – a to z pohledu financí, ale i času a plnění termínů. Nestane se tak, že by zakázka na něčem kvůli nepozornosti vázla.

„Vůbec nejde srovnávat předchozí evidence našich zakázek v papírové podobě a v Excelu.”
Aleš Kocourek, majitel KASTEN

Vaše zakázka může vypadat třeba takto

Poptávka

Evidence a hodnocení poptávek

Spravujte všechny příchozí poptávky z e-mailů v Money, a to včetně příloh v PDF. S odstupem času můžete poptávky navíc kategorizovat a vylepšit tak své služby.

Kalkulace nabídky

Kalkulace nabídky

Ve svém rozpočtovém programu – Kros, RTS nebo euroCALC – vytvořte detailní kalkulaci rozpočtu. Ve zjednodušené podobě ji následně evidujete v Money pod stejným číslem zakázky.

Objednávka

Objednávka a smlouva

Evidujte obchodní a smluvní dokumentaci na jednom místě v Money. Přístup k ní můžou mít všichni, nebo koho určíte. Navíc se může hodit i automatická evidence verzí dokumentů v čase.

Kompletní evidence

Evidence práce a termínů

Vytvořte objednávku subdodavatelům na služby nebo zboží a kontrolujte plnění nasmlouvaných termínů dodávek a plateb. Nebo propojte odpracovaný čas svých lidí se zakázkou a zjistěte, jak dlouho na ní dělali a kolik práce máte ještě vyfakturovat.

Fakturace

Fakturace a schvalování

Všechny podklady pro přípravu faktury najdete na jednom místě, ať už se jedná o materiál, odpracovaný čas či jiné dodávky. A správnost podkladů k fakturaci si můžete nechat schválit vzdáleně třeba stavbyvedoucím.

Vyhodnocení

Vyhodnocení zakázky

Analyzujte si zakázku z různých pohledů – vyhodnocení nákladů, zisku, čerpání rozpočtu, odpracovaného času nebo stavu úkolů. Money vám nabídne přehledné výstupy po ukončení zakázky i v jejím průběhu, třeba na interní poradu.

Výsledek: Money S5 najdete v KASTENu na každém oddělení

Mimo to Money S5 pomáhá KASTENu s evidencí technické dokumentace nebo zjednodušením skladového hospodářství. Na sestavování rozpočtů používají stavební firmy specializované softwary, u KASTENu je to systém EuroCALC. Money S5 s ním jednoduše propojili a EuroCALC díky tomu nacení stavební zakázky na základě katalogových karet a cen stavebních materiálů v Money S5.

Komplexní podnikový systém využívají v KASTENu i k řadě dalších činností. Modul Business Intelligence slouží k sestavování analýz a v modulu Mzdy a personalistika řeší zaměstnaneckou agendu. Money S5 v KASTENU využívají mimo jiné:

  • administrativní pracovníci,
  • rozpočtáři a přípraváři,
  • stavbyvedoucí,
  • bezpečnostní nebo reklamační technici
  • a firemní manažeři.

Intenzivně pracují také s modulem Money Portál, díky kterému mohou zaměstnanci řešit firemní procesy i mimo kancelář. Manažeři se například přihlásí ze služební cesty do mobilní aplikace, odkud schválí faktury.

Závěr: efektivnější průběh zakázek

Money S5 bylo pro KASTEN důležitým milníkem. ERP systém zefektivnil tvorbu zakázek, administrativu a chod firmy obecně. Zaměstnanci se zbavili ručního přepisování a evidování v excelových tabulkách a začali pracovat na růstu firmy a získávání nových zakázek.

„Jsem velmi rád, že jsme se po dlouhém plánování odhodlali přejít na nový systém. Hlavní přínos vidím v obrovském ušetření času svých zaměstnanců.”

Aleš Kocourek
majitel KASTEN

KASTEN využívá

money-s5