REPROMEDA

REPROMEDA díky Money S4 dostala pod kontrolu objednávky zdravotnického materiálu

Klinika reprodukční medicíny a preimplantační genetické diagnostiky REPROMEDA s.r.o. pomáhá párům, které mají problém s početím a založením rodiny. Dlouhou dobu se přitom potýkala s tím, že objednávky zdravotnického materiálu často schvalovali nekompetentní lidé.

Výchozí stav: účetní program již nestačí

Klinika dříve veškerou svou ekonomickou i skladovou agendu vedla v tabulkách a o účetnictví se jí starala externí firma využívající program Money S3.

Postupem času však bylo nutné řešit vnitropodnikové procesy, zejména objednávání zdravotnického materiálu, což vedení kliniky přimělo k hledání vhodného ERP systému. Ekonomické oddělení REPROMEDy proto věnovalo čas analýze svých požadavků a oslovilo několik softwarových firem.

Do posledního kola výběrového řízení se dostaly dva ERP systémy: Money S4 a Helios. A zatímco funkce nabízely oba stejné, finančně vycházelo lépe Money. Body navíc získalo i díky lepší komunikaci s obchodním oddělením. O vítězi bylo rozhodnuto.

„S odstupem času musím konstatovat, že úsilí vložené do analýzy našich požadavků se nám v rámci implementace Money S4 mnohonásobně vrátilo.“

Veronika Němcová
ekonomická manažerka kliniky

Řešení: Money S4 + Money Portál

Po ukončení výběrového řízení klinika společně s konzultantem Solitey detailně zanalyzovala firemní procesy a připravila implementaci Money S4. Následný testovací režim umožnil všem ze společnosti, aby si systém vyzkoušeli a využili znalostí, které se během implementace dozvěděli na školení.

„Konzultant Martin Doležel nám pomohl s analýzou našich procesů, pro každý z nich našel nejlepší řešení a školení nám pak dokázal přizpůsobit na míru.“

Ta hlavní výzva ale přišla až poté, ve chvíli, kdy bylo potřeba zlepšit schvalovací procesy při objednávání zdravotnického materiálu. A s tím pomohl Money Portál.

Díky Money portálu totiž mohou zaměstnanci kliniky schvalovat objednávky odkudkoliv, kde je připojení k internetu. Požadavek ke schválení dostanou odpovědní pracovníci na e-mail, který si otevřou i v mobilním telefonu nebo tabletu. A pokud ani přesto nestihnou požadavek do určité doby vyřídit, přesune se automaticky na jejich předem definovaného zástupce.

„Podařilo se nám dostat pod kontrolu objednávky zdravotnického materiálu a přenést odpovědnost na konkrétní úsekové vedoucí. Do té doby kontrolovalo nákup ekonomické oddělení, ale to mohlo posoudit pouze formální správnost nákupu, nikoliv tu věcnou.“

„Pro úspěšné zvládnutí implementace Money Portálu bylo důležité, že zaměstnanci kliniky měli představu, co chtějí řešit, a byli ochotni naslouchat radám a návrhům, jak procesy optimalizovat.“ doplňuje Marek Kaman, product owner ERP Money

Představy zaměstnanců kliniky, schvalovací procesy a Money Portál se podařilo sladit natolik, že odpovědní pracovníci mohli proces schvalovat hned od prvního dne ostrého provozu Money Portálu.

Zhodnocení implementace

„Konzultant Solitey vždy hledal ta nejlepší řešení a na výsledcích je to vidět: řídíme pohledávky a závazky, dokážeme hlídat exspirace a šarže ve skladech, což je u zdravotnického materiálu klíčové, využíváme čtečku čárových kódů, daří se nám optimalizovat skladové zásoby a zlepšili jsme proces schvalování objednávek.“

„Konečně mám pod kontrolou, co a za kolik peněz objednáváme. To jsem dříve vůbec neměl. Mohu také řešit problémy s dodavateli ještě v rámci objednávkového procesu a ne až po dodání zboží, což bývá složitější.“

Repromeda využívá

money-s4