Účetní rozpočet versus skutečnost

Při sestavování rozpočtu očekáváme jistou výši finančních prostředků z rozličných zdrojů financování. Suma jednotlivých zdrojů financování uvedených v rozpočtu je v ideální výší, ale skutečnost obdržených finančních prostředků nemusí vždy plně odpovídat podané žádosti, čímž vzniká rozpor mezi rozpočtem a skutečností, která je zobrazena v účetnictví. Nyní je důležité rozpočet upravit o další zdroje nahrazující rozdíl mezi očekávanou výši dotace a skutečně obdrženou částkou.

Prvním a nejdůležitějším krokem je zachycení výše rozdílu finančních prostředků v žádosti o dotaci a skutečnosti. Následně je třeba zvážit dva způsoby řešení nastalé situace. Prvním způsobem je oslovení dalších donátorů a dorovnání rozdílu z jiných zdrojů financování. Druhým způsobem je přizpůsobení rozpočtu stávající skutečnosti, tj. snížení nákladů spojených s poskytováním služby. Tato možnost ovšem může vést ke snížení kvality poskytované služby, a proto se k ní uchylujeme pouze v nejnutnějších případech.

Nejčastějším způsobem řešení nastalé situace je aktivace tzv. úsporného rozpočtu, kdy jsou finanční prostředky použity především na úhradu mezd a základních provozních nákladů, bez kterých není možné službu poskytovat. Tento úsporný rozpočet většinou organizace využívají v období začátku kalendářního roku a datem, kdy jsou známy výsledky dotačního řízení. Tato situace není neobvyklým jevem, ale jsou běžnou praktikou a poskytovatelé v oblasti sociálních služeb tuto skutečnost vnímají a připravují se na ni.

Jak sledovat skutečnost vůči rozpočtu

Nejvhodnějším řešením je využití tabulkových procesorů, kde zaznamenáváme plánovaný rozpočet a skutečnost ve sledovaném období, zpravidla za jeden kalendářní měsíc. Při využití této metody jsme schopni přehledněji sledovat skutečný stav a efektivně využít příslušné zdroje financování.

Ilustrační příklad rozpočtu a jeho naplňování, kdy máme jeden zdroj financování.

Dle tabulky je patrná výše rozpočtu dle jednotlivých účetních účtů za sledované období, tj. rok. Zobrazeným obdobím skutečných čerpaných nákladů je leden až duben. V posledním sloupci, celkem, sledujeme stav čerpání jak v Kč, tak i v procentech, které přehledněji zobrazují stav čerpání rozpočtu, a tedy je zcela patrná výše zbývajících finančních prostředků pro daný účet. Nastala ovšem situace, kdy jsme plánovaný rozpočet překročili, červeně zobrazené částky, již během čtyřech měsíců. Jak tuto situaci vyřešit?

Prvním způsobem je úprava rozpočtu, tzn. navýšení rozpočtu v případě, že máme další zdroj financování a náklady tak můžeme přesunout na jiný zdroj. Může ovšem nastat situace, kdy jsme přečerpali náklady a nemáme již žádný jiný zdroj financování. V tuto chvíli nezbývá nic jiného než rozpočet upravit formou snížením nákladů na jiných účtech. Na místě je tedy sledovat stav jednotlivých účtů a naplňování vůči rozpočtu. V našem příkladě je většina položek přečerpaná, protože procento čerpání za každý jednotlivý měsíc není jednou dvanáctinou. Za období leden až duben by se jednalo o 4/12, tedy 33,33 %. V našem případě správného naplňování rozpočtu dosahují položky pohonných hmot a kancelářských potřeb.

V ostatních případech je možné náklady v dalších měsících ponížit, na částku odpovídající jedné dvanáctině za jeden měsíc sledovaného období, čímž naplníme rozpočet. Tento způsob řešení, tedy snížení nákladů v dalších měsících roku, není možné uplatnit v případě ostatního všeobecného materiálu, který budeme muset již nyní navýšit v rozpočtu. Jednoduše řečeno v naše ilustračním příkladu v naplňování rozpočtu jasně vidíme, že rozpočet nebyl sestaven tak, aby zajistil ekonomickou stabilitu sociální služby a tím i její správné fungování.

Proto neziskové organizace sestavení rozpočtu věnují velkou pozornost a již v prvních měsících pravidelně vyhodnocují jeho čerpání. Na tomto jednoduchém příkladu je vidět, že služba s takovýmto rozpočtem bude mít velké potíže udržet si stabilitu po stránce ekonomické a posléze i v oblasti kvality služby, pokud nezíská další zdroje financování např. formou daru či získáním dalšího dotačního titulu.

Závěr

Rozpočet je prvkem významně ovlivňující kvalitu poskytovaných služeb. Vhodně naplánovaný rozpočet vyžaduje co nejpřesnější míru predikce. Čím přesněji jsme schopni určit ekonomický vývoj, tím více jsme schopni zamezit nečekaným situacím spojených s čerpáním finančních prostředků a vyhnout se tak mnohým úskalím.