Jedním ze základních úkolů každého pracovníka personálního oddělení, případně vedení firmy, je vést evidenci o zaměstnancích, která obsahuje jejich osobní údaje.
Evidence zaměstnanců představuje souhrn informací, které jako zaměstnavatel musíte znát, abyste mohli plnit své povinnosti – ve vztahu k firmě, zaměstnancům nebo státním orgánům jako například k:
Znát tyto údaje je důležité nejen při nástupu, ale také během fungování ve firmě i při ukončení pracovního poměru.
Osobní spis (karta) zaměstnance obsahuje 4 různé typy údajů. Konkrétně doklady z doby:
V osobním spisu zaměstnanců tak najdete údaje, které slouží ke zpracování dat v oblasti mezd, daní, zdravotního, důchodového či nemocenského pojištění.
Hlavní zásadou je zpracovávat pouze přesné osobní údaje, které byly získány v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.
Údaje z první kategorie zahrnují:
Dále do osobního spisu (karty) zaměstnance uveďte informace při přijetí nového kolegy:
V souvislosti se skončením pracovního poměru se do osobního spisu zakládají především tyto doklady:
S evidencí dat o zaměstnancích souvisí také přehled o jejich odpracovaných hodinách, který slouží jako podklad pro výpočet mezd.
TIP: Čtěte, jak na výpočetEvidence docházky a evidence odpracované doby se často zaměňují, přitom jde o dva odlišné pojmy:
Jinými slovy – dle evidence docházky mohl zaměstnanec strávit na pracovišti 10 hodin, ale reálně odpracoval pouze 8.
Podle zákoníku práce má zaměstnanec povinnost evidovat svou pracovní dobu. Její podobu legislativa neudává, ale jako zaměstnavatel dbejte na to, aby byla přehledná a průkazná. Jedině tak budete z obliga, pokud vás překvapí kontrola z inspektorátu práce.
Zaměstnavatelé docházku svých zaměstnavatelů nejčastěji řeší pomocí čipových karet nebo online nástrojů s tlačítky příchodu a odchodu.
TIP: Přečtěte si, na které 4 povinnosti v souvislosti se zaměstnanci podnikatelé často zapomínají.
Jako zaměstnavatelé máte povinnost archivovat mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 kalendářních let následujících po roce, ze kterého dokumenty pochází.
Pokud se mzdové listy a účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění týkají lidí ve starobním důchodu, archivační lhůta je 10 let.
Archivační povinnost vám také ukládá například zákon o nemocenském pojištění. Po dobu 10 let archivujete třeba:
Jestliže vaše firma zanikne (bez právního nástupce) a ještě neuplynula archivační lhůta, máte povinnost zajistit archivaci dokumentů a sdělit místní správě sociálního zabezpečení, kde jsou doklady uložené.
Řešení personálních povinností si zjednodušíte díky modulu Mzdy a personalistika v účetním programu Money S3. Část agendy vyřídí za vás a vy budete mít jistotu, že je vše v souladu s legislativou.
Ve verzi účetního softwaru zdarma vystavíte až 15 výplatních lístků.
Money S3 vám pomůže:
Všechny tiskopisy přímo z Money S3 elektronicky podáte na ČSSZ, finanční správu a zdravotní pojišťovny. Výplatní pásky v zaheslovaném PDF hromadně rozešlete zaměstnancům e-mailem v jedné operaci.
Důležitá připomínka na úvod Na úvod bychom rádi upozornili uživatele Money S3 na končící podporu…
Money Blíží se ukončení podpory některých operačních systémů. Na operačních systémech Windows 8 a 8,1…
Základem je propojení e-shopu a účetního systému Aby automatizace skladových procesů a oběhu dokladů mohla…
Proč e-shopy používají účetní programy Krabicové i open-source e-shopy dnes obsahují velké množství funkcí, díky…
Administrace e-shopu a účetní systém – 2 hlavní místa, kde e-shopaři sbírají data K provozování…
Co si vyjasnit před rozjetím e-shopu Než začnete vybírat e-shopové řešení, ujasněte si svůj základní…
Užíváme cookies, abychom vám zajistili co možná nejjednodušší použití našich webových stránek. Pokud budete nadále prohlížet naše stránky předpokládáme, že s použitím cookies souhlasíte.
Cookie policy