Od tvůrců úspěšného účetního programu

Mzdy a personalistika / Pracovněprávní vztahy/[Návod] Jak na správnou evidenci dat zaměstnanců

[Návod] Jak na správnou evidenci dat zaměstnanců

[Návod] Jak na správnou evidenci dat zaměstnanců
[Návod] Jak na správnou evidenci dat zaměstnanců

Obsah

    S nástupem každého nového zaměstnance zakládáte jeho osobní spis. Co do něj patří a co ne? Poradíme vám, jaké údaje musíte ze zákona uchovávat pro řádnou zaměstnaneckou evidenci a na co si dát pozor.

    Jedním ze základních úkolů každého pracovníka personálního oddělení, případně vedení firmy, je vést evidenci o zaměstnancích, která obsahuje jejich osobní údaje.

    Co je evidence zaměstnanců?

    Evidence zaměstnanců představuje souhrn informací, které jako zaměstnavatel musíte znát, abyste mohli plnit své povinnosti – ve vztahu k firmě, zaměstnancům nebo státním orgánům jako například k:

    • soudu,
    • finančnímu úřadu,
    • inspekci práce,
    • úřadu práce,
    • policii
    • nebo statistickému úřadu.

    Znát tyto údaje je důležité nejen při nástupu, ale také během fungování ve firmě i při ukončení pracovního poměru.

    Osobní spis zaměstnance – jaké údaje uvádět?

    Osobní spis (karta) zaměstnance obsahuje 4 různé typy údajů. Konkrétně doklady z doby:

    1. před vznikem pracovního poměru,
    2. při vzniku pracovního poměru,
    3. další průběžně ukládané dokumenty za dobu trvání pracovního poměru (např. navýšení mzdy či platu, pravidelné lékařské prohlídky),
    4. při skončení pracovního poměru

    V osobním spisu zaměstnanců tak najdete údaje, které slouží ke zpracování dat v oblasti mezd, daní, zdravotního, důchodového či nemocenského pojištění.

    Hlavní zásadou je zpracovávat pouze přesné osobní údaje, které byly získány v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.

    Evidence zaměstnance před vznikem pracovního poměru

    Údaje z první kategorie zahrnují:

    • žádost o přijetí do pracovního poměru podaná zájemcem o zaměstnání spolu s vyjádřením zaměstnavatele,
    • informaci o tom, zda zaměstnanec uplatňuje srážky ze mzdy + prohlášení o tom, zda zaměstnanec má, či nemá exekuční srážky,
    • potvrzení o zaměstnání vydané zaměstnanci jeho předchozím zaměstnavatelem (tzv. zápočtový list), popř. posudek o pracovní činnosti,
    • potvrzení o době vedení v evidenci uchazečů o zaměstnání na úřadu práce, jestliže byl uchazeč v evidenci úřadu práce,
    • doklady o dosaženém vzdělání (kopie ověřené personalistou z originálů těchto dokumentů, popř. úředně ověřené kopie tam, kde to vyžaduje zákon),
    • výpis z rejstříku trestů, pokud ho jako zaměstnavatel vyžadujete,
    • lékařský posudek vydaný na základě vstupní lékařské prohlídky, kterou zaměstnanec prokazuje způsobilost k výkonu práce.
    TIP: V okamžiku, kdy jako budoucí zaměstnavatel shromažďujete o potenciálním zaměstnanci potřebné informace nutné pro výběr vhodného kandidáta, požádejte ho vždy o udělení písemného souhlasu. V něm vyjádří souhlas s uchováváním a zpracováním osobních údajů za účelem uzavření pracovněprávního vztahu.

    Evidence zaměstnance při vzniku pracovního poměru

    Dále do osobního spisu (karty) zaměstnance uveďte informace při přijetí nového kolegy:

    • kontaktní údaje,
    • osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a dalších potřebné informace pro mzdové účetní (např. číslo účtu pro výplatu mzdy),
    • doklad o vstupní instruktáži týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci,
    • informace o pracovní náplni, popis vybavení a další informace o pracovním zařazení,
    • informace ke mzdě, odměňování a pracovní smlouvě, její přílohy a dodatky),
    • informace o kvalifikaci, dosaženém vzdělání a dosavadní kariéře,
    • informace o zdravotním stavu, zdravotních prohlídkách a pracovním omezení zaměstnance,
    • údaje o finančním ohodnocení a vývoji mzdy,
    • záznamy o lékařských prohlídkách,
    • pracovní smlouvy,
    • výplatní pásky,
    • další osobní dokumenty.

    Zajistěte si vždy aktuální novinky ze světa mezd a personalistiky

    Zadejte váš e-mail a naše tipy z oblasti mezd a personalistiky vám budou chodit přímo do e-mailu. info

    Odesláním souhlasíte s našimi zásadami pro zpracování osobních údajů.

    Evidence zaměstnance po ukončení pracovního poměru

    V souvislosti se skončením pracovního poměru se do osobního spisu zakládají především tyto doklady:

    • doklad o rozvázání pracovního poměru,
    • doklad o vypořádání vzájemných pohledávek,
    • kopie vydaného potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list),
    • doklad o tom, co bylo zaměstnanci vydáno při skončení pracovního poměru včetně písemného potvrzení.

    Evidence docházky zaměstnanců

    S evidencí dat o zaměstnancích souvisí také přehled o jejich odpracovaných hodinách, který slouží jako podklad pro výpočet mezd.

    TIP: Čtěte, jak na výpočet čisté a hrubé mzdu zaměstnanců v roce 2022.

    Evidence docházky a evidence odpracované doby se často zaměňují, přitom jde o dva odlišné pojmy:

    • Evidence docházky = přehled o příchodech a odchodech do a ze zaměstnání.
    • Evidence pracovní doby = přehled o odpracované době.

    Jinými slovy – dle evidence docházky mohl zaměstnanec strávit na pracovišti 10 hodin, ale reálně odpracoval pouze 8.

    Pokud evidujete docházku zaměstnanců v ručně vytvořených a nepřehledných excelových tabulkách, zvažte přechod na modernější docházkový systém.

    Podle zákoníku práce má zaměstnanec povinnost evidovat svou pracovní dobu. Její podobu legislativa neudává, ale jako zaměstnavatel dbejte na to, aby byla přehledná a průkazná. Jedině tak budete z obliga, pokud vás překvapí kontrola z inspektorátu práce.

    Zaměstnavatelé docházku svých zaměstnavatelů nejčastěji řeší pomocí čipových karet nebo online nástrojů s tlačítky příchodu a odchodu.

    TIP: Přečtěte si, na které 4 povinnosti v souvislosti se zaměstnanci podnikatelé často zapomínají.

    Money S3 usnadní vedení personalistiky a zpracování mezd

    Řešení personálních povinností si zjednodušíte díky modulu Mzdy a personalistika v účetním programu Money S3. Část agendy vyřídí za vás a vy budete mít jistotu, že je vše v souladu s legislativou.

    Ve verzi účetního softwaru zdarma vystavíte až 15 výplatních lístků.

    Money S3 vám pomůže:

    • nechybovat v přípravě podkladů pro mzdy,
    • zpracovat mzdy podle aktuální legislativy,
    • zaevidovat pojištění
    • nebo se postará o srážky z mezd zaměstnanců.

    Všechny tiskopisy přímo z Money S3 elektronicky podáte na ČSSZ, finanční správu a zdravotní pojišťovny. Výplatní pásky v zaheslovaném PDF hromadně rozešlete zaměstnancům e-mailem v jedné operaci.

    Na kartě zaměstnance v Money S3 zaevidujete mzdové složky, slevy na dani, odčitatelné položky, srážky, nezdanitelné příjmy a nepřítomnosti v daném měsíci.

    Byly informace v článku užitečné?

    Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

    Ano
    Ne

    Sledujte podobné články na naší

    Facebookové stránce
    Banner na svobodnaucetni.cz