Od tvůrců úspěšného účetního programu

Účetnictví / Daňová evidence / Účetnictví/Návod: jak zdarma a jednoduše vést daňovou evidenci v Excelu

Návod: jak zdarma a jednoduše vést daňovou evidenci v Excelu

Návod: jak zdarma a jednoduše vést daňovou evidenci v Excelu
Návod: jak zdarma a jednoduše vést daňovou evidenci v Excelu

Podnikatelé, kteří nemají povinnost vést podvojné účetnictví a neuplatňují výdajové paušály, musí vést daňovou evidenci. Poradíme vám, jaké jsou náležitosti daňové evidence a jak ji můžete zdarma a jednoduše vést pomocí tabulky v Excelu.

Obsah

    Co je to daňová evidence

    Daňová evidence slouží podnikatelům k evidování majetku, závazků, příjmů a výdajů. Jejím prostřednictvím dokládají úřadům svou ekonomickou situaci a také díky ní spočítají, kolik zaplatí na dani z příjmu.

    Do roku 2004 se pro daňovou evidenci používal termín jednoduché účetnictví. Dnes už se ale oficiálně používá pouze termín daňová evidence. Jednoduché účetnictví nyní označuje už jen zjednodušenou formu výkaznictví, kterou využívají například spolky a neziskové organizace.

    Kdo musí vést daňovou evidenci

    Daňovou evidenci vedou OSVČ, kterým zákon neukládá povinnost vést (podvojné) účetnictví a kteří zároveň neuplatňují výdaje paušálem. OSVČ musí účetnictví vést pouze, pokud jejich obrat v předchozím roce přesáhl 25 milionů Kč nebo pokud jim to ukládá zvláštní právní předpis.

    OSVČ se také mohou pro vedení účetnictví dobrovolně rozhodnout. Zda se vám vyplatí daňová evidence, nebo účetnictví, se dočtete v samostatném článku.

    Zákon neříká, v jakém nástroji máte daňovou evidenci vést. Začínající podnikatelé typicky volí Microsoft Excel, který je dostupný a jsou v něm zvyklí pracovat.

    blank

    Jaké jsou náležitosti daňové evidence

    1. Deník příjmů a výdajů

    Základem daňové evidence je deník příjmů a výdajů (peněžní deník). Do něj průběžně zapisujete příjmy a výdaje ze svého podnikání.

    Deník příjmů a výdajů musí obsahovat tyto náležitosti (kolonky):

    • datum,
    • číslo dokladu,
    • označení transakce (formou slovního popisu),
    • označení, zda jde o příjem, nebo výdaj,
    • výši přijatého či zaplaceného DPH (jste-li plátci DPH)
    • a označení, zda jde o daňový, nebo nedaňový příjem/výdaj.

    Pro své interní účely můžete do daňové evidence přidat i další kolonky. Máte-li například kapitálové příjmy či příjmy z pronájmu, můžete jim v tabulce vytvořit samostatný sloupec.

    Pokud nejste plátci DPH, zapisujete do evidence údaje s datem, kdy jste peníze reálně přijali či vydali. Takže pokud jste vystavili fakturu 1. září, ale zákazník ji zaplatil 20. září, do evidence si příjem zapíšete pod datem 20. září. Pokud se k vyplnění evidence dostanete později než v daný den, nevadí to. Položky nemusí být řazené chronologicky, jen si pohlídejte správné datum.

    Jste-li plátci DPH, do data napíšete datum uskutečnění zdanitelného plnění uvedené na dokladu. Jako plátci DPH navíc musíte spolu s daňovou evidencí vést ještě pomocnou evidenci k DPH.

    Spolu s vedením daňové evidence si průběžně archivujte své doklady. Neplátci DPH musí doklady archivovat alespoň 3 roky, plátci DPH 10 let. Ideálně co nejpřehledněji, protože kontrolor z finančního úřadu po vás může chtít doložit kterýkoliv doklad.

    2. Evidence majetku a závazků

    Kromě příjmů a výdajů uvádíte do daňové evidence také soupis majetku a závazků souvisejících s podnikáním.

    Stačí, když do samostatné tabulky sepíšete:

    • svůj dlouhodobý, oběžný a drobný majetek,
    • své závazky (co komu dlužíte),
    • pohledávky (co ostatní dluží vám).

    K 31. prosinci pak musíte provést inventarizaci a zjistit skutečný stav:

    • zásob,
    • hmotného majetku,
    • pohledávek
    • a závazků.

    Výsledek inventarizace sepíšete a archivujete pro případnou kontrolu.

    Jak vést daňovou evidenci v Excelu

    Neplátci DPH si pro účely evidence příjmů a výdajů vystačí s jednoduchou Excelovou tabulkou, která může vypadat například takto.

    Datum Doklad Popis Příjmy Výdaje
    Daňové Nedaňové Daňové Nedaňové
    1. 3. 2020 BU1 Úhrada faktury vystavené 2 500 Kč
    15. 3. 2020 BU2 Vklad na účet 25 000 Kč
    1. 4. 2020 BU3 Poplatky bance 150 Kč
    12. 4. 2020 FP1 Kancelářská výbava 400 Kč
    14. 4. 2020 BU4 Platba kartou, osobní spotřeba 500 Kč
    Celkem 2 500 Kč 25 000 Kč 550 Kč 500 kč
    Daňový základ 1 950 Kč
    blank

    Při vedení daňové evidence v Excelu se řiďte těmito radami:

    • každou transakci pište na nový řádek,
    • pro každý účetní rok si založte samostatný soubor,
    • pište vždy na jeden list,
    • pro výpočet celkových příjmů a výdajů si nastavte vzorec, který sečte všechny položky v sloupci,
    • pro výpočet daňového základu si nastavte vzorec, který odečte kolonku celkové výdaje od kolonky celkové příjmy.

    Jste-li plátci DPH, doplňte do tabulky sloupce pro přijaté a placené DPH. Tabulka pak bude vypadat následovně:

    Datum Doklad Popis Příjmy Přijaté DPH Výdaje Placené DPH
    Daňové Nedaňové Daňové Nedaňové
    Celkem
    Daňový základ
    blank

    Pro účely evidence majetku a závazků si samostatný soubor, případně přidejte k deníku příjmů a výdajů 2 nové listy. Evidence pak může vypadat následovně:

    Firma Doklad Datum nákupu Datum prodeje Splatnost Částka v Kč Úhrady
    XYZ FP 5423 9. 3. 30. 3. 4 700 29. 3.
    QWE FP 1347 7. 4 30. 4. 8 200 29. 4.
    Číslo položky Název Pořizovací cena v Kč Datum zařazení Datum vyřazení
    XY0001 Notebook 16 800 4. 8. 2020
    XY0002 Tiskárna 7 000 7. 8. 2020
    blank

    Další způsoby vedení daňové evidence

    Kromě obyčejné excelové tabulky můžete daňovou evidenci vést ve specializovaném účetním programu. Jeho výhoda spočívá v tom, že například kontroluje správnost údajů nebo jednoduše vygeneruje podklady k daňovému přiznání.

    Účetní software navíc kromě daňové evidence obsahuje další užitečné funkce jako například skladové hospodářství, adresář nebo knihu jízd. Vyzkoušejte si ekonomický systém Money S3 pro živnostníky a malé firmy, který všechny zmíněné funkce obsahuje.

    Byly informace v článku užitečné?

    Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

    blank Ano
    blank Ne
    blank

    Sledujte podobné články na naší

    Facebookové stránce
    Banner na svobodnaucetni.cz