Co je výroční zpráva a jaké jsou její náležitosti?

Výroční zpráva je ucelený dokument poskytující informace o neziskové organizaci. Cílem je komplexně a vyváženě informovat o výkonnosti společnosti, o její činnosti a hospodářské situaci. Je nástrojem pro vlastní prezentaci, protože se jedná o ideální způsob zdůraznění dosažených výsledků, tedy prezentovat svůj úspěchem.

Měla by obsahovat základní informace o organizaci, kontakty a organizační strukturu. Dále pak informace prokazující naplnění poslání, tedy nabídku služeb, popis realizovaných činností či projektů ať se jedná o již uskutečněné nebo právě probíhající. Zároveň s informacemi o činnosti je třeba uvést informace o způsobu sledování indikátorů prokazující intenzitu užívání poskytovaných služeb. Zároveň je vhodné uvést informace i o kontrole neziskové organizace kontrolním orgánem, získání certifikátu nebo ocenění. Výroční zpráva je ideálním způsobem, jak oznámit okamžiky úspěchu.

Výroční zpráva je komunikačním nástrojem poskytující prostor veřejně poděkovat všem donátorům, sponzorům a dárcům. Samozřejmě je třeba mít na paměti, že významní dárci by měli být jmenování jednotlivě včetně výše podpory-daru. Často se ve výroční zprávě uvádí pouze logo donátora či donátorů. Pakliže dárce nebude souhlasit se zveřejněním částky, je třeba přání dárce respektovat.

Výroční zpráva obsahuje informace o hospodaření s finančními prostředky. Tyto informace poskytuje prostřednictvím účetní závěrky, tedy rozvahy společně s výkazem zisku a ztrát a přílohou. Je-li organizace auditovaná, pak je součástí také zpráva auditora. Přehled o příjmech organizace je vhodné prezentovat pro větší přehlednost formou grafů zobrazující příjmy organizace, které mohou tvořit dotace, granty, dary, příjmy z vlastní činnosti.

Struktura výroční zprávy

Výroční zpráva nemá stanovenou strukturu. Může se jednat o formát prezentace či textového dokumentu. Je zde tedy dostatek prostoru pro rozhodnutí organizace. Nicméně by měla odpovědět na základní otázky: Kdo? Co? Jak?

Výroční zpráva má při pohledu zcela jasně identifikovat organizaci, proto je vhodné obálku doplnit fotografií zobrazující gros činnost. Před obsah je možné vložit harmonogram významných událostí (činností), které organizace realizovala či, kterým čelila. Následně je vhodné vložit obsah, byť nemusí být výroční zpráva obsáhlá plní obsah svoji základní úlohu – přehlednost textu.

Odpověď na otázku Kdo? by měla zahrnovat úvodní slovo ředitele či statutárního zástupce, které by mělo velice stručně shrnout uplynulý rok organizace. Výzvy, které bylo třeba překonat, poděkovat všem zaměstnancům organizace a zároveň zdůraznit silné stránky organizace, příležitosti a hrozby, jež byly překonány. Následně je třeba uvést informace o organizaci jako jsou vize a cíle, historie, organizační struktura. Zároveň je dobré se právě v této části věnovat tomu, jak je zajišťována péče o zaměstnance, popřípadě práci s dobrovolníky a práci dobrovolníků, bez které se neziskové organizace neobejdou. Výroční zpráva je vhodným prostorem k vyjádření uznání jak zaměstnancům, tak i dobrovolníkům a partnerským organizacím za jejich práci a spolupráci při například  náročné péči klienty.

Otázka Co? by měla zahrnovat informace o veškeré činnosti organizace, od seznamu poskytovaných služeb, přes grafickou podobu indikátorů využívání jednotlivých poskytovaných služeb, přes realizované akce až po investiční a mimořádné projekty.

Jak? Odpověď na tuto otázku by měla zahrnovat informace především o způsobu financování organizace, počtu zaměstnanců, nákladech a výnosech. U organizací, kde je povinnost auditu plynoucí ze zákona, či z povinností vůči donátorům, by měla rovněž být doplněna zprávou auditora.

Závěr

Mějte na paměti, že struktura není nikterak stanovená, neexistuje předpis, který by vám určit rozložení, písmo, počet stran, počet fotografií a grafů. Výroční práva dává prostor pro vaši uvědomělost, vaši rozvahu a schopnost prezentace vaší organice. Je určena všem, nejen investorům, sponzorům a dárcům, ale i zřizovateli či poradním orgánům dle struktury organizace. Přesto není dobré výroční zprávu podcenit, protože je důkazem vaší práce.