Propojování firemních systémů: jaké jsou výhody a jak na to pomocí API

Proč firmy propojují softwary a aplikace

Každá firma začne dřív nebo později řešit dilema, zda řídit co nejvíc firemních procesů z jednoho systému (často například z ERP nebo účetního systému), nebo pro jednotlivé činnosti používat úzce specializované nástroje (například CRM pro obchod, fakturační aplikaci pro fakturaci apod.). Obojí má své pro a proti.

Malé a střední firmy častěji využívají více menších, specializovaných nástrojů, protože ERP systém je pro ně příliš robustní a neobejde se bez velké počáteční investice (například za server, infrastrukturu a samotný software) i průběžných nákladů na údržbu (například IT specialisty).

Příkladem takového řešení jsou například firmy, které využívají účetní program Money S3 a propojily ho s e-shopem, fakturační aplikací, CRM a případně specializovaným systémem pro skladové hospodářství.

Velké ERP, nebo ekosystém menších řešení?

Když si firmy budují ekosystém specializovaných nástrojů, mají přesně ty funkce, které zrovna potřebují. Tyto nástroje mají buď nižší pořizovací cenu, nebo jsou cloudové a firmy za ně platí pravidelné měsíční poplatky, takže jsou dostupnější.

Další důvody, proč firmy upřednostňují ekosystémy menších nástrojů jsou ty, že:

• chtějí mít specializované nástroje, které nabídnou pokročilejší funkce než modul v jednom robustním systémů,
• chtějí mít k dispozici více dat k vyhodnocování,
• menší systémy jsou škálovatelné a flexibilnější, takže je na rozdíl od ERP systému snadněji přestanou používat, nebo naopak přejdou na pokročilejší verzi s více funkcemi,
• potřebují funkce specifické pro jejich trh nebo obor, které obecné moduly v ERP systému nenabízí.

Jak propojení nástrojů ovlivňuje práci a chod firmy

Když firma pracuje v nepropojených systémech, tak musí mimo jiné:

• ručně přepisovat data mezi systémy,
• hlídat, aby byla data ve všech systémech aktuální,
• často překlikávat mezi systémy.

Propojení nástrojů tak firmě zjednoduší práci na dvou úrovních – z pohledu dat a z pohledu procesů.

Po propojení nástrojů se data mezi nástroji pravidelně synchronizují, a to buď zcela automaticky nebo stisknutím tlačítka. Mezi systémy se pak přenáší doklady, dokumenty nebo třeba kontakty v adresáři. To firmě ušetří hodiny až desítky hodin měsíčně, které by zaměstnanci trávili přepisováním dat. Také zmizí chyby a problémy způsobené neaktuálními informacemi a ručním přepisováním.

Příklad z praxe: Když propojíte e-shop s účetním systémem, automaticky se vám do účetního systému stáhnou objednávky, a v e-shopu se aktualizuje stav skladu. Máte tak jistotu, že stav zboží na e-shopu vždy odpovídá reálnému stavu ve skladu.

Z hlediska procesů zjednodušuje propojení práci tím, že umožní jedné aplikaci automaticky vykonat akci v jiné. Takže na sebe procesy plynule navazují a není nutné čekat na to, až akci vykoná někdo z uživatelů.

Příklad z praxe: Pokud se vám z e-shopu automaticky odesílají objednávky do účetního systému, tak systém hned zkontroluje, zda máte pro objednávku dostatek zboží ve skladu. Pokud ano, odešle objednávku k vyřízení.

API a jeho role při propojování systémů

Nejrozšířenější metodou propojování firemních systémů je API.

API je IT rozhraní, které umožňuje komunikaci a výměnu dat mezi dvěma systémy. Vývojáři firemních softwarů všeho druhu dnes API do svých nástrojů běžně implementují, aby šli naproti uživatelům, kteří si budují zmíněný ekosystém.

Pokud systém podporuje API, lze ho přes rozhraní propojit s kterýmkoliv jiným systémem, který API také podporuje. Aby měli tento proces uživatelé jednodušší, navazují vývojáři systémů mezi sebou bližší spolupráce. Vyvinou komunikační aplikaci pro předávání dat, díky které uživatelé nepotřebují k propojení zkušeného integrátora, ale zvládnou to svépomocí.

Například vývojář účetního programu a vývojář CRM vyvinou řešení tak, aby k jejich propojení stačilo v jednom systému vygenerovat API klíč (něco jako speciální heslo) a do druhého ho vložit.

Tip: Chcete-li si budovat ekosystém propojených programů, přesvědčte se před pořízením každého z nich, že podporuje API, a zjistěte, s kterými systémy ho zvládnete propojit vlastnoručně a u kterých je potřeba složitější integrace.

Příklad: integrace v Money S3

Účetní program Money S3 obsahuje volitelný modul API pro všechny firmy a podnikatele, kteří chtějí systém propojit s dalšími nástroji. Ostatní si mohou modul později dokoupit, jakmile si například časem pořídí CRM nebo spustí e-shop.

Díky modulu API propojíte Money S3 například s:

• e-shopem,
• fakturační aplikací,
• skladovým systémem,
• CRM
• nebo jiným účetním systémem, který používá vaše externí účetní.

Po propojení dojde například k tomu, že:

• z fakturační aplikace odesíláte faktury k zaúčtování do Money S3,
• ve skladovém systému a Money S3 jsou vždy synchronizované aktuální stavy zboží,
• klienti vytvoření v CRM se automaticky přenesou do adresáře v Money S3,
• Money S3 odešle faktury do rozhraní e-shopu, kde si je mohou zákazníci stáhnout.

Chcete-li propojit Money S3 s dalším nástrojem s API, máte 2 možnosti:

• pokud je nástroj součástí katalogu podporovaných doplňků, jednoduše si stáhnete návod a nástroje podle něj propojíte (katalog pro vás právě chystáme, k dispozici bude do konce jara),
• jestliže nástroj součástí katalogu není, můžete si najmout integrátora nebo využít své vývojáře, aby vám systémy propojili. Vybrat si budete moci i z našich doporučených integrátorů, jejich seznam pro vás do konce dubna připravíme. Konzultanti z Money S3 jim  dle potřeby poskytnou technickou konzultaci.

Ukážeme vám, jak to funguje v praxi

Vyberte si termín a během 20 minut vám představíme účetní program Money S3 včetně jeho integrací.