Začněme definicí pracovní cesty podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, §151 – 190.

„Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.”

„Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě.”

Za pracovní cestu dostanete cestovní náhrady

Cestovní náhrady (proplacení výdajů spojených s pracovní cestou zaměstnavatelem) se vyplácí při pracovních cestách po ČR i v zahraničí. Skládají se z:

1. Prokázaných nákladů na ubytování, jízdného na hromadnou dopravu a ostatních nákladů.
2. Nákladů na osobní vozidlo, pokud zaměstnanec používá vlastní auto.
3. Pevných sazeb stravného a kapesného.

Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné nejméně ve výši:

• 82 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 124 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 195 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Tato výše stravného se snižuje, pokud zaměstnanec v průběhu cesty využíval bezplatné stravování, které nemusel hradit.

Pro zaměstnance jsou náhrady nedaňový příjem, pro zaměstnavatele je to daňově uznatelný výdaj.

Aby vznikl nárok na cestovní náhrady při zahraniční cestě, musí pracovní cesta trvat minimálně 1 hodinu. Podle její délky se náhrady krátí.

• 1 až 12 hodin – ⅓ sazby.
• 12 až 18 hodin – ⅔ sazby.
• Déle než 18 hodin – plná sazba.

V případě zahraniční cesty má zaměstnanec nárok také na kapesné ve výši 40 % stravného.

A jak je to s tím přerušením

Někdy se stane, že přímo na pracovní cestu chcete navázat dovolenou. Navštívit blízké, zajít si na kulturní akci nebo prostě jen pobýt v zajímavé destinaci o trochu déle. V takovém případě musíte pracovní cestu přerušit z důvodu na straně zaměstnance. Jsou tři možnosti:

• přerušení před výkonem práce,
• přerušení po výkonu práce (již nenásleduje výkon práce),
• kombinace obojího, tedy před i po výkonu práce.

Přerušit můžete jak tuzemskou, tak zahraniční pracovní cestu.

Pozor, důvodem k přerušení pracovní cesty na straně zaměstnance není:

• čekání na dopravní prostředek,
• odpočinek,
• doba bezpečnostní přestávky řidiče,
• čas strávený na pracovní cestě v nepracovní den,
• přerušení výkonu práce na pracovní cestě z důvodu špatné organizace práce, nedostatku materiálu apod.

V těchto případech náleží zaměstnanci cestovní náhrady po celou dobu trvání pracovní cesty v plné výši až do jejího řádného ukončení. Zaměstnavatel může v těchto případech nařídit předčasné ukončení cesty.

Při přerušené pracovní cestě nemáte nárok na náhrady

Také pamatujte na to, že k přerušení cesty ze soukromých důvodů musíte mít vždy souhlas zaměstnavatele. Poté si musíte se zaměstnavatelem jasně stanovit podmínky přerušení včetně určení času začátku a konce a podmínek přerušení. Toho docílíte například formou příkazu k pracovní cestě.

Při přerušení cesty z důvodů na straně zaměstnance přísluší zaměstnanci po dobu tohoto přerušení pouze náhrada jízdních výdajů s určitým omezením (jen do výše, která by zaměstnanci náležela v případě, že by k přerušení cesty nedošlo). Dokladem je v tomto případě jízdenka, letenka apod.

Ostatní cestovní náhrady (za ubytování, nutné vedlejší výdaje, stravné nebo kapesné) zaměstnanci nepřísluší. Tyto náhrady zaměstnanci nepřísluší ani po dobu případné cesty zpět nebo do místa konání pracovní cesty, pokud tato cesta probíhá v době jejího přerušení.

Cestovní náhrady zkrátka zaměstnanci přísluší jen od začátku do konce výkonu práce.