Pokud jste plátcem DPH, nebudou to jen odpracovaného hodiny a materiál, které půjdou na váš účet. DPH musíte odvést z každé vystavené faktury, a pokud vám odběratel nezaplatí, nezbyde než sáhnout do vlastní kapsy.

V podobných situacích požadujte raději část nebo celou platbu předem a využijte možnost vystavení zálohové faktury.

Získáte peníze předem, o vystavené zálohové faktuře neúčtujete ani z ní neodvádíte DPH. Pohlídat si musíte jen konečné vyúčtování a vystavení následného účetního a daňového dokladu.

Co je to zálohová faktura a kdy využijete proforma fakturu

V obou případech se jedná o zálohu splatnou před poskytnutím služby nebo dodání zboží. V případě částečné úhrady předem hovoříme o zálohové faktuře. Pokud požadujeme předem celou částku, užívá se někdy výraz proforma faktura. Vždy přitom platí, že tato faktura:

• je pouze výzvou k platbě, není účetním ani daňovým dokladem (neúčtuje se o ní a nemá daňový dopad, dokud není uhrazena),
• není zákonem definovaná (ani její náležitosti),
• po uhrazení zálohy vystavíte řádnou fakturu, která slouží jako účetní, případně i daňový doklad,
• v případě neuhrazení zálohy fakturu prostě stornujete či smažete (nevystavujete dobropis).

Aby vám peníze dorazily co nejdříve, nezapomeňte na zálohové faktuře uvést:

• číslo účtu,
• částku k úhradě,
• datum splatnosti,
• variabilní symbol.

Přidejte také informaci, že se nejedná o daňový doklad, aby zákazník ihned věděl, jaký typ dokumentu má před sebou.

Vypořádejte zálohu a vystavte řádnou vyúčtovací fakturu

V případě proforma faktury vystavíte po zaplacení plné částky zálohy a dodání zboží či služby řádnou fakturu s nulovým zůstatkem. Na faktuře musíte uvést povinné údaje, a to podle toho, jestli:

• vedete daňovou evidenci, údaje pak musí odpovídat požadavkům občanského zákoníku,
• vedete účetnictví a váš doklad musí splňovat náležitosti účetního dokladu,
• jste zároveň plátcem DPH a faktura musí obsahovat náležitosti daňového dokladu.

Pokud nejste plátcem DPH, tuto informaci na fakturu uveďte.

Pokud byla zaplacena pouze část z celkové sumy, vystavíte po dodání zboží či služby konečnou (vyúčtovací) fakturu, která bude opět obsahovat potřebné povinné údaje. Uvedete jednotlivé položky a jejich nacenění, odpočet zálohy a zbývající částku k úhradě.

Kdy odvádět DPH u zálohové faktury

Jako plátci DPH máte podle zákona o dani z přidané hodnoty povinnost přiznat daň ke dni uskutečnění zdanitelného plnění (den, kdy jste dodali zboží, nebo poskytli službu) nebo ke dni přijetí úplaty. Rozhodující je, který den nastane dříve.

Pokud zálohu obdržíte v jiném měsíci, než dodáte zboží nebo dokončíte práci, musíte zákazníkovi do 15 dnů vystavit tzv. daňový doklad k přijaté záloze. Na základě tohoto dokladu přiznáte a odvedete daň za příslušné zdaňovací období. Po odvedení práce vystavíte vyúčtovací fakturu (s náležitostmi daňového dokladu) s odpočtem zálohy a také zdaníte zbývající částku.

Pokud přijetí zálohy i plnění proběhne ve stejném měsíci, po odvedení práce rovnou vystavíte vyúčtovací fakturu.

Se zúčtováním záloh vám pomůže účetní program, ve kterém nastavíte předkontaci, tedy na jaké účty se má účtovat. Objednávku, zálohu i platbu snadno propojíte a rovnou vytvoříte vyúčtovací fakturu.