Kdy pořídit účetní program

Účetní software by si měly pořídit především firmy, které si na zpracování účetnictví nenajímají externí agenturu, ale vedou ho interně. Vést účetnictví ručně v tabulkách a sešitech je dnes již pravěk –⁠ tato cesta je neefektivní a riskantní. Ani ten nejpečlivěji vedený sešit totiž nezvládne sledovat legislativu, dohledat informace o spolehlivosti klienta nebo za pár vteřin vypsat všechny faktury po splatnosti.

Účetní systém ale v některých případech využijí i firmy, kterým účetnictví zpracovává externí agentura. Mohou totiž využít funkce navíc jako například sklad, mzdy nebo knihu jízd. Účetní systém jim také usnadní předávání faktur externím účetním.

Účetní systém může přijít vhod i fyzickým osobám podnikajícím jako OSVČ, které už nechtějí vést daňovou evidenci v excelových tabulkách. Pro většinu z nich je ale účetní systém zbytečně robustní a vystačí si s levnějším řešením v podobě fakturační aplikace, jako je například iDoklad. Úkolem těchto aplikací je primárně vystavování dokladů a shromažďování podkladů pro daňové přiznání.

Typické situace, ve kterých si OSVČ a firmy pořizují účetní program:

• tvorba faktur v Excelu jim začíná přerůstat přes hlavu,
• veškerá data mají různě v tabulkách a stráví spoustu času jejich aktualizací,
• aby zvládly rostoucí administrativu, hrozí, že budou muset najmout další pracovní sílu (díky automatizacím a propojení s e-shopem atd. práci zvládnou i v dosavadním počtu lidí),
• začínají vést sklad,
• staly se zaměstnavateli a potřebují zpracovávat mzdy,
• chybí jim statistiky a data pro rozhodování o chodu firmy,
• chtějí mít vše na jednom místě.

Jak vybrat účetní software

O přízeň firem bojují desítky účetních programů a firmy si musí zvolit, který je pro ně nejlepší. Pokud hledáte účetní systém, který plánujete používat i za několik let, musíte se na výběr dobře připravit. Pokud sáhnete po prvním kandidátovi, možná brzy zjistíte, že:

• software je příliš robustní a i banální akce v něm trvají dlouho,
• provoz systému je příliš nákladný,
• zákaznická podpora nefunguje spolehlivě a jste na vše sami
• nebo dodavatel přestane systém dál rozvíjet či aktualizovat.

Na začátku si proto ujasněte:

• své nároky vzhledem k velikosti vaší firmy –⁠ účetní systém musí splnit všechny vaše požadavky a nesmí vás zahltit nepotřebnými funkcemi,
• kolik lidí bude účetní program používat –⁠ pokud má v programu do budoucna pracovat více zaměstnanců, vyberte program s větším množstvím uživatelských licencí, které lze aktivovat a deaktivovat dle aktuální potřeby,
• jaké máte na software požadavky.

V posledním bodě si ujasněte nejen požadavky na funkce, ale také na doplňkové služby. Kvalitní účetní software totiž nabízí:

• příjemné a intuitivní uživatelské prostředí,
• pravidelné legislativní, technické a funkční aktualizace,
• spolehlivou zákaznickou podporu
• a možnost napojení na další systémy, například na e-shop.

„Money S3 je přehledné a dobře se mi v něm pracuje. Můžu v něm vést agendu svým klientům, aniž bych pro každou další firmu musela dokupovat licence,“ říká Jana Novotná z účetní firmy Cifroid.

Požadavky na funkce

Než se pustíte do hledání dodavatelů, sepište si všechny funkce, které od účetního systému vyžadujete. Základ každého programu by měla být:

• daňová evidence,
• podvojné účetnictví,
• fakturace,
• adresář,
• evidence majetku
• a zpracování mezd.

Podívejte se, jestli účetní program umožňuje vyčítání faktur. Dřív totiž podnikatelé nebo účetní museli přijaté faktury do účetního programu zapisovat ručně, což zabralo dost času a hrozily při tom chyby z nepozornosti. V současnosti tuto činnost některé programy umí automatizovat. Pokud vám dodavatel pošle fakturu například v pdf nebo ve formátu ISDOC, účetní program si data sám „přečte“ a přenese je do příslušných kolonek. Účetní jen potvrdí jejich správnost. Například v účetním programu Money S3 to je možné díky modulu Inbox.

U ostatních funkcí zvažte, zda je skutečně potřebujete. Jde například o:

• skladové hospodářství,
• analýzy a reporting,
• propojení s e-shopem,
• napojení na pokladnu,
• řízení reklamací
• nebo knihu jízd.

Účetní programy tyto funkce často nabízí jako samostatné moduly k dokoupení. Pokud máte pocit, že některé funkce nevyužijete, nekupujte je. Až vaše firma vyroste a budete funkce potřebovat, dodatečně si je přikoupíte.

Jak vybrat dodavatele

Jakmile máte jasno o svých nárocích, pusťte se do výběru dodavatele, kterým je typicky samotný výrobce programu. Vybírejte pouze ověřené dodavatele, kteří jsou na trhu zavedenou společností. Budete mít jistotu, že dodavatel zná specifika různých odvětví a dobře vám poradí, a navíc se nebudete muset stresovat tím, že dodavatel náhle zanikne a přestane software podporovat.

Reference

Nejprve se u dodavatelů zaměřte na reference. Vybírejte dodavatele s referencemi firem z vašeho oboru nebo podobně velkých firem, jako je ta vaše. Jednoduše hledejte takové reference, které se nejvíc blíží vám samotným – získáte tak jistotu, že systém je pro vaše podnikání vhodný.

„Po optimalizaci interních procesů a propojení Money S3 s několika moduly jsme dokázali ve firmě zrychlit expedici balíků a výrazně snížit chybovost,” říká Gabriela Štěpánková, ředitelka sociálního podniku Dobroty s příběhem.

Komunikace a návody

Zjistěte si také, jak dodavatel se svými klienty komunikuje. Pořízením programu totiž vzájemná spolupráce nekončí. S konzultanty, obchodníky či zákaznickou podporou budete komunikovat vždy, když budete potřebovat poradit nebo přidat nové funkce.

Správný dodavatel vám nabídne komunikaci telefonem, e-mailem, zákaznickou sekcí na webu i přes sociální sítě. Podívejte se také, zda dodavatel pravidelně publikuje návody či informace o aktualizacích a legislativních novinkách.

Školení

Návody jsou důležité, ale někdy se jimi prostě nechcete probírat. Pro řadu lidí je mnohem jednodušší přijít na školení, tam si nechat vše ukázat a doptat se lektora. Proto se zajímejte, jestli dodavatel účetního programu tuto možnost nabízí.

Využijete ji třeba na zaškolení nových zaměstnanců. Díky tomu jim nemusíte práci v softwaru vysvětlovat a máte čas na důležitější činnosti.

Funkce programu

Nakonec si z programů, které vyhovují vašim podmínkám vyberte dva až tři nejlepší. Finální rozhodování vám usnadní tři faktory:

• verze zdarma na vyzkoušení,
• celková cena
• a žebříček priorit.

Od finálních dodavatelů si vyžádejte demoverzi programu. Vyzkoušejte především, jak dobře se vám v programu pracuje, zda je dostatečně rychlý a že účetnictví obsahuje vše, co potřebujete. Zkušební verze je zpravidla omezená počtem dní nebo počtem záznamů. Pokud si dodavatele vyberete, rovnou z demoverze přejdete na ostrou verzi.

Cena by sice neměla být požadavkem číslo jedna, ale minimálně si pro účetní software určete cenový strop. Dejte také pozor, že nabízená cena programu není pouze za základní verzí, ale také za rozšiřující moduly, které na začátku pořídíte. Zjistěte si také:

• roční cenu za aktualizace,
• roční cenu za zákaznickou podporu,
• cenu za počet licencí pro uživatele
• a případně cenu za vylepšení vašeho hardwaru, pokud nyní program neutáhne.

Pokud si programy vyzkoušíte, spočítáte cenu, ale přesto jste na vážkách, přišel čas na žebříček priorit. Jednoduše si sestavte své klíčové požadavky na účetní systém, mohou vypadat například následovně:

• důležité funkce,
• možnost propojení s jinými programy,
• pohodlné používání,
• spolupráce s dodavatelem,
• cena.

U každého programu si napište, do jaké míry tyto požadavky splňuje a přidělte mu příslušný počet bodů. Potom body sečtěte a zjistíte, který program pro vás bude nejlepší.

Náš tip: Zařaďte do svého seznamu kandidátů také Money S3. Jeden z nejoblíbenějších účetních systémů na trhu nabízí demoverzi zdarma a je uživatelsky tak přívětivý, že se v něm rychle zorientujete. Stáhněte si demoverzi Money S3 Start a vyzkoušejte si ho zdarma.

Přechod na účetní program

Dodavatele se také zeptejte na implementaci účetního programu. Půjdou do něj snadno importovat vaše stará data? Většina programů umožňuje bezproblémové nahrání dat v souboru xls (Excel) nebo v souboru xml.

Nasazení standardního účetního programu je snadné. Zvládnete to i sami díky tutoriálu od výrobce za jedno odpoledne. V případě potřeby si můžete objednat konzultanta, který vám přijedete účetní systém nasadit – tento úkon ale platíte navíc.

TIP: Přečtěte si více o tom, co vše má umět firemní software.