Od tvůrců úspěšného účetního programu

Účetnictví / Účetnictví/Jak vytěžovat dokumenty a faktury: návod pro začátečníky

Jak vytěžovat dokumenty a faktury: návod pro začátečníky

Jak vytěžovat dokumenty a faktury: návod pro začátečníky
Jak vytěžovat dokumenty a faktury: návod pro začátečníky

Obsah

    Vytěžování dokumentů je mnohem pokročilejší než prosté naskenování papírové smlouvy či faktury. Program dokáže převést skeny dokumentů do digitálního textu, takže nemusíte údaje ručně opisovat. Dobrou zprávou je, že k vytěžování dokumentů už v současnosti nepotřebujete technologii za statisíce.

    Nejdřív se podíváme, jak funguje vytěžování faktur a dokumentů.

    Vytěžování dokumentů se liší od klasického skenování (digitalizace). Při klasickém skenování si dokument uložíte jako obrázek nebo pdf soubor do počítače. Takto naskenované dokumenty si můžete prohlížet nebo je založit do složky. Pokud ale chcete informace z nich dostat například do svého účetního softwaru nebo ERP systému, musí je do kolonek v systému ručně přepsat nebo postupně vykopírovat z naskenovaného dokumentu.

    Při vytěžování software rozpozná znaky a převede tištěný text do digitálního dokumentu se strukturovanými daty.

    Jednou z variant vytěžování je technologie optického rozpoznávání znaků – OCR (Optical Character Recognition). Když pak software na vytěžování propojíte se svým účetním nebo jiným interním systémem, automaticky vám příslušná data z dokumentu doplní do těch správných kolonek v softwaru. Tím si ušetříte spoustu práce.

    Zároveň je potřeba počítat s několikaprocentní mírou chybovosti. Proto je důležité, abyste vytěžená data zběžně prošli a zkontrolovali, zda sedí. Ale i tak je to mnohem rychlejší, než kdybyste vše přepisovali ručně.

    Jaké vybavení na vytěžování potřebujete

    K vytěžování dokumentů vám postačí většina klasických kancelářských skenerů či all-in-one tiskáren.

    Pro úspěšnou digitalizaci potřebujete skener s minimálním rozlišením 300 × 300 DPI, nejlevnější modely na trhu na konci roku 2021 mají 600 × 600 DPI. Takže máte dobrou šanci, že se vám to podaří i se starším skenerem. Nicméně pro hladkou a bezchybnou digitalizaci doporučujeme skener s co nejvyšším rozlišením.

    V krajním případě můžete dokument vyfotit pomocí mobilního telefonu. Zejména při skenování většího množství textu se ale nejedná o příliš pohodlné řešení.

    Proto je nejlepší požádat obchodní partnery, aby vám faktury rovnou posílali elektronicky.

    K digitalizaci dokumentů stačí i klasický skener nebo all-in-one tiskárna.

    Samotný převod dokladu na strukturovaná data probíhá ve specializovaném OCR software. Ten často dostanete přímo s tiskárnou nebo skenerem. Pokud ne, doporučujeme například program ABBYY FineReader. V OCR programu si otevřete naskenovaný dokument, nejčastěji ve formátu jpg nebo pdf. Software text automaticky rozpozná a vy si už jen vyberete, kam uložit vytěžená data.

    Nejvhodnější jsou specializované dokumentové skenery s aplikací KOFAX express. Ty jsou uzpůsobeny především na skenování dokumentů, což vám zajistí větší kvalitu a vysokou přesnost při převodu.

    Vytěžování pomocí umělé inteligence

    Výše popsaná metoda OCR už v současné době začíná být zastaralá a komplikovaná. Dodavatelé vám totiž zpravidla doklady posílají v různě formátovaných dokumentech a může se stát, že pro každý z nich budete muset nastavit speciální šablonu, aby program věděl, která data patří kam.

    Proto firmy začínají vytěžovat data pomocí umělé inteligence. Funguje to například tak, že když vám do e-mailu přijde faktura, software na bázi umělé inteligence ji „přečte“.

    Umělá inteligence se při vytěžování vašich dokumentů učí a postupně zlepšuje. Díky tomu dobře poradí i s různými formáty dokladů. Proto má brzy výrazně nižší chybovost než při vytěžování pomocí OCR.

    Podobné řešení na bázi umělé inteligence se vyplatí, pokud přijímáte sto a více faktur měsíčně.

    Odebírejte účetní a daňové novinky srozumitelně a včas

    Zadejte váš e-mail a naše účetní a daňové tipy vám budou chodit přímo do e-mailu. info

    Odesláním souhlasíte s našimi zásadami pro zpracování osobních údajů.

    Jak si usnadnit vytěžování přijatých faktur

    Pokud nepotřebujete nic složitého a stačí vám vytěžení základních údajů z faktury, nemusíte si pořizovat skener ani specializovaný software. Jestliže vaši dodavatelé na faktury ještě nepřidávají QR kód, požádejte je, aby začali. Jejich fakturační programy jim ho na dokument vygenerují automaticky.

    Vám potom stačí chytrý telefon s čtečkou QR kódů. Pokud používáte třeba fakturační program iDoklad, otevřete si mobilní aplikaci a vyfotíte QR kód. Tím hlavní údaje z faktury přenesete do iDokladu bez jakéhokoliv přepisování.

    Ti z vás, kteří účtují v účetním programu Money S3, mají výhodu. Snadno ho propojíte s iDokladem a data o přijatých fakturách si do Money S3 pošlete.

    V roce 2022 navíc Money S3 spustí novou funkci InBox. Je to speciální e-mailová schránka, do které vám budou obchodní partneři posílat doklady. Money S3 přílohy automaticky vytěží pomocí umělé inteligence a doklady převede do systému.

    Byly informace v článku užitečné?

    Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

    Ano
    Ne

    Sledujte podobné články na naší

    Facebookové stránce
    Banner na svobodnaucetni.cz