Skladová evidence je způsob vykazování majetku, který máte vázaný ve skladových zásobách. Skladová evidence obnáší zaznamenávání stavu zásob (počáteční a konečný) a evidenci pohybů (tedy přírůstky, úbytky, nákupy a prodeje).

V průběhu roku v evidenci uvádíte, jaký materiál a zboží nakupujete (kdy a za kolik) a kdy konkrétní položky prodáte nebo spotřebujete. Skladovou evidenci vedete i pro své nedokončené výrobky.

Význam vedení skladové evidence

Pokud při podnikání žádné zásoby nepořizujete, evidence skladu se vás netýká.

Jestliže ale sklad máte, vedení evidence je povinné pro:

• OSVČ či firmy, které vedou účetnictví (musíte vést přehled o stavu majetku a závazků, spadají sem i zásoby),
• OSVČ, kterým povinnost daňové evidence nařizuje zákon o daních z příjmů (skutečný stav majetku musíte uvádět k poslednímu dni zdaňovacího období či ukončení činnosti).

Nejde jen o povinnou administrativu, ale zároveň o velmi užitečný nástroj. Se skladovou evidencí udržujete na skladu pořádek a máte vždy přehled o aktuálním stavu všech zásob.

Jak na vedení skladu

Způsobů, jak vést skladovou evidenci je několik. Mezi nejčastější patří:

• Elektronické tabulky: Pokud máte opravdu malý sklad, evidenci zásob můžete vytvořit v tabulkovém programu, například v Microsoft Excelu či Google Sheets.
• Skladový software: Pokud máte skladových položek či skladů více, práci vám výrazně usnadní skladový program – software na skladové hospodářství. Pokročilý program sleduje počty položek, přijímá objednávky i automaticky generuje faktury.

Ačkoliv možná některé firmy stále vedou evidenci postaru, ručně na papír nebo na tiskopisy pro skladové hospodářství, tento přístup nedoporučujeme. Vedení skladu zefektivní kvalitní skladový systém. Ušetří vám hodiny nad zbytečnou administrativou i peníze.

Vaši zaměstnanci díky softwaru pro skladové hospodářství pracují ve skladu rychleji, chod skladu odsýpá a vy se díky automatickým funkcím ihned dozvíte, když poklesne stav zásob nebo je nutné doobjednat materiál či zboží.

Vedení skladu v Excelu? Ano, ale…

Pokud máte malý a přehledný sklad a neplánujete ho rozšiřovat, skladovou evidenci vést v Excelu můžete.

Karty pro jednotlivé zboží si představte jako řádky v tabulce, které obsahují popis zboží či materiálu:

• název,
• identifikační číslo,
• datum pořízení,
• počet kusů (nebo jiná jednotka množství, př. kg),
• cena za jednotku,
• zakázka, které se výroba týká (pokud máte zakázkovou výrobu).

Vše, co máte na skladě, byste měli vždy dohledat i v evidenci. V praxi pracujete tak, že kdykoliv vám přijde nové zboží nebo materiál, po naskladnění je zanesete do své skladové evidence.

Pokud například nakoupíte stejné zásoby, ale za jinou cenu, odlište je i v evidenci – veďte je odděleně. Ve chvíli, kdy zásobu vyskladníte (například ji prodáte, využijete ve výrobě), musíte tuto informaci v evidenci také zaznamenat.

Software pro skladové hospodářství

Pokud máte větší sklad nebo skladů více, pořádek vám ve skladové evidenci zajistí skladový software nebo skladový modul, o který rozšíříte svůj účetní program.

Ve skladovém programu vedete skladové karty a běžně k nim můžete přiložit i obrázek výrobku – skladníkům to usnadní orientaci ve zboží, obvzlášť, pokud pracují ve velkých či více skladech. Díky fotce si jednoduše ověří, jestli vyskladňují správné zboží.

Skladový software využijete i v případě, že máte menší e-shop a účetnictví si necháváte zpracovávat externě. Ve chvíli, kdy se podnikání daří, počet produktů na skladě vzroste, stane se skladová evidence vedená například v Excelu nepřehlednou a dlouhodobě neúnosnou.

Skladový software využijí i malé firmy

Software pro skladové hospodářství Money S3 využijete, když vedete sklad pro menší prodejnu, e-shop i středně velký sklad, případně skladů více. Oceníte ho, když:

• zpracováváte větší objem vratek, záměn zboží a reklamací,
• obchodujete se zbožím, které se lehce zkazí (program automaticky upozorní na expiraci zásob),
• potřebujete ihned vědět, že je zboží na skladě nedostupné nebo ho máte nadbytek,
• potřebujete urychlit inventury,
• nevyužíváte kapacitu skladu naplno.

Vedení skladu zdarma

Pokud pořizujete nový systém pro vedení skladu, buďte obezřetní u skladových systémů zdarma. Neposkytují totiž garanci, že odpovídají aktuálním zákonům. U placeného softwaru, který je pravidelně aktualizovaný, záruku máte. Money S3 si můžete zdarma vyzkoušet.