Jak používat AI v účetnictví, aby byla spolupráce s účetní efektivnější

Jaké jsou hlavní přínosy AI v účetnictví

Myslíte si, že umělá inteligence do účetnictví nepatří? Chyba lávky. Účetnictví je plné přesných dat a logických výpočtů, což je ideální půda pro AI. Dokáže rychle pracovat s velkými objemy dat, hledat v nich souvislosti a vzorce.

AI tak za účetní zpracuje faktury a doklady, analyzuje transakce, najde v nich chyby či nesrovnalosti a upozorní na ně, nebo ukáže, jak se bude vyvíjet cashflow. To, co účetním dříve trvalo dlouhé hodiny, zvládne AI za chvilku. Účetní se tak mohou věnovat důležitější práci pro své klienty, na které jim kvůli administrativě nezbýval čas.

Příklady použití AI v účetnictví

Ještě donedávna bylo vrcholem pokroku v účetnictví tzv. vytěžování dokumentů pomocí technologie OCR (optické rozpoznávání znaků). Software dokázal z elektronických nebo naskenovaných faktur vybrat potřebná data, aniž by je účetní museli přepisovat.

Vytěžování faktur je s AI mnohem zajímavější. Nemusí se už používat šablony, aby program věděl, jaká data odkud brát – umělá inteligence rozpozná kontext a porozumí datům. To znamená, že si potřebná pole najde na jakékoliv faktuře, účtence či jiném dokladu. Data z nich automaticky propíše do účetního systému a zaúčtuje do příslušné kategorie. Stačí jen rychlá kontrola a účetní má hotovo.

AI také dokáže analyzovat finanční data a předpovídat peněžní toky. Připraví přehledy a reporty v reálném čase. V transakcích dokáže najít podezřelé vzorce a upozorní na neobvyklé pohyby. Odhalí tak chybu i případný podvod.

Role AI v automatizaci účetnictví

Automatizace je základem moderního účetnictví. Díky ní se rutinní činnosti, jako je vystavování pravidelných faktur, odesílání upomínek nebo stahování kurzovního lístku, dějí samy. AI však posouvá automatizaci na novou úroveň.

Zatímco automatizace funguje na základě předem definovaných pravidel, AI pracuje v kontextu. Sama například roztřídí data a vytvoří přehledy o aktuálním finančním stavu firmy.

TIP: Přečtěte si víc o automatizaci v účetnictví, se kterou ušetříte desítky hodin práce.

Jak mohou podnikatelé využít AI při spolupráci s účetní

Účetní neplatíte proto, aby vám přepisovali údaje z faktur. To za ně může dělat umělá inteligence a účetní pak mohou více času věnovat vyhodnocování dat a poradenství. Na rozdíl od umělé inteligence totiž rozumí nejen datům a číslům, ale i vaší situaci, znají specifika firmy či oboru, ve kterém podnikáte, zná vaše zakázky a podobně.

Díky AI může být vaše spolupráce s účetní:

• Efektivnější – umělá inteligence zpracuje faktury či zkontroluje platby během chvilky, zatímco účetním by to zabralo hodiny.
• Přesnější – bez ručního přepisování se snižuje riziko chyb, překlepů či přehlédnutí nesrovnalostí.
• Přehlednější – můžete mít neustálý přehled o aktuálním cash flow i potenciálních rizicích, která se mohou objevit.

Jak pracuje Money S3 s umělou inteligencí a jak ho využít

Umělou inteligenci najdete i v účetním programu Money S3, který ji využívá pro vytěžování faktur. Jeho modul Inbox je napojený na českou AI platformu Rossum.

Inbox si můžete představit jako speciální e-mailovou schránku připojenou k účetnímu programu. S dodavateli se domluvíte, aby své faktury posílali právě tam, nebo je tam sami přepošlete. Jakmile doklady dorazí do Inboxu, postará se o ně umělá inteligence.

Dokáže přečíst doklady ve všech běžných formátech a údaje získá i ze strojově nečitelných dokladů, jako jsou třeba obrázky JPEG a PNG. To znamená, že přijaté doklady už účetní nemusí ručně přepisovat do účetního systému, AI tam data vloží automaticky. Účetní jen rychle zkontroluje, jestli vše sedí.

Inbox zároveň slouží jako elektronický archiv. Jasně vidíte, které doklady už jsou zpracované a které na zpracování teprve čekají. Doklady také snadno dohledáte zpětně a nemusíte je už archivovat fyzicky. Tím si ušetříte dost práce i místa.

Money S3 i s umělou inteligencí můžete vyzkoušet zdarma.