Inbox

1. Elektronický archiv přijatých dokladů

Díky modulu Inbox nemusíte skladovat doklady papírově ani po složkách či e-mailech. Všechny doklady máte přehledně a bezpečně archivované elektronicky na jednom místě v Money S3.

Inbox má podobu centrální e-mailové schránky v rámci účetního programu, do které vám chodí všechny doklady od klientů, obchodních partnerů i přeposlané doklady od zaměstnanců. Pokud vám doklady doposud chodily na více e-mailů, nebo jste již jeden centrální e-mail měli, můžete je do Inboxu přesměrovat. Klienty nemusíte obepisovat kvůli nové adrese, reálně si žádné změny nevšimnou. Fyzické doklady pak můžete po naskenování odesílat do Inboxu interně.

Díky tomu, že máte doklady archivované na jednom místě, snadno dohledáte například konkrétní fakturu pomocí filtrů. Nově došlé doklady se stejně jako v e-mailu zobrazují tučně, takže vám žádný neunikne.

V Inboxu se zobrazují také vzájemné vazby dokladů. Když vám do Inboxu dorazí doklad a systém jeho data vyčte, hned vidíte, na které doklady navazuje a můžete se na ně prokliknout. Platí to i v případě, že si doklad navázaný na zprávu vytvoříte ručně.

2. Automatické vyčítání údajů z faktur – a to všech!

Velkou výhodou je, že modul Inbox z dokladů automaticky vyčte údaje a následně je na pár kliknutí přenesete do účetnictví. Díky tomu ušetříte čas, který byste jinak strávili přepisováním dokladů.

Modul Inbox načte údaje z:

• dokladů ve formátu ISDOC (standardizovaný český formát, který podporuje většina účetních a fakturačních programů a ERP systémů)
• dokladů ve formátu ZUGFerD/Faktur-X (standardizovaný formát německých a francouzských faktur)
• dokladů ve formě QR kódu (QR kód musí obsahovat data o dokladu, nikoli např. marketingová data či údaje pro platbu dokladu)
• a dokladů v nestandardizovaných formátech (PDF, JPEG, PNG apod.)

Vyčtené údaje pak můžete na jedno kliknutí zaúčtovat například jako:

• faktury,
• závazky,
• výdajové pokladní doklady,
• dodací listy
• nebo objednávky.

Doklady, jejichž data Inbox automaticky zpracoval, označí fajfkou. Takže máte přehled, které doklady už jsou zpracované a které musíte přepsat ručně.

Inbox šetří spoustu času nejen firmám, ale také externím účetním, které účtují pro více firem. V Money S3 si mohou pro každou firmu vytvořit samostatný Inbox, takže budou mít faktury automaticky roztříděné a jednoduše mohou mezi agendami přepínat.

3. Jednoduché filtrování dokladů

V dokladech v Inboxu můžete filtrovat stejně jako v jiných částech účetního programu Money S3. Díky tomu najdete jakýkoliv doklad do minuty.

Doklady si vyfiltrujete například podle:

• jména odesílatele,
• e-mailu odesílatele,
• předmětu,
• času přijetí,
• adresy,
• dokladů, které jste v Inboxu ještě nezaúčtovali,
• a dalších filtrů.

Filtry můžete libovolně kombinovat a výsledky tím ještě více zkonkrétníte.