Inbox – automatické načtení dokladů do Money S3

Už Vás nebaví stále ručně přepisovat přijaté doklady od obchodních partnerů do Money S3? Nás také ne. Proto jsme do Money S3 zapracovali novou funkci InBox, která Vám s tímto pomůže. Jak tuto pracovní sílu nastavit/zaškolit si ukážeme v tomto návodu.

 

TIP: využijte jedinečné možnosti vyzkoušet si funkci InBox do konce roku 2022 zcela zdarma

Co je vlastně InBox?

Funkce InBox je v podstatě námi vytvořená e-mailová schránka, na kterou Vám obchodní partneři zasílají přílohou doklady. Následně je InBox automaticky vyčte a naimportuje do Money S3. Tato funkce tak nejenom ušetří spoustu času s ručním přepisováním dokladů do Money S3 a zamezí chybovosti, ale navíc slouží jako záloha přijatých dokladů.

InBox zvládne automaticky naimportovat tyto typy dokladů:

  • faktura přijatá,
  • závazek,
  • výdajový pokladní doklad,
  • dodací list přijatý,
  • objednávka přijatá.
 

Poznámka: InBox zvládne vyčíst zaslané dokumenty ve formátu ISDOC, ZUGFerD/Faktur-X a QR kód (QR kód musí obsahovat data o dokladu, nikoli např. marketingová data či údaje pro platbu dokladu).

Jak InBox založit

1. Přes kartu Money / Možnosti a nastavení klikněte v sekci Komunikace a výměna dat na tlačítko InBox

blank2. Následně zvolte možnost “Založit InBox”.

blank

 

Poznámka: V případě, že již máte InBox založen, uvidíte místo tlačítka „Založit InBox“ tlačítko „Informace o InBoxu“, pomocí kterého si můžete zobrazit existující e-mailovou schránku.

3. Po zobrazení hlášky o založení schránky klikněte na tlačítko „Ano“. Následně se zobrazí hláška o založení e-mailové schránky, kterou si můžete zkopírovat a zaslat obchodním partnerům.

blankJak InBox používat

1. Jakmile Vám obchodní parter zašle na InBox e-mail, zpráva se automaticky zobrazí v sekci Nástroje / InBox a zároveň proběhne její vyčtení.

blank

 

Poznámka: práce se zprávami je přehledná – tučně jsou označeny zprávy nepřečtené, italikou zprávy aktualizované a normálním písmem zprávy otevřené. Navíc Vás Money upozorní obálkou v pravé spodní části obrazovky, zda máte nějaké nepřečtené zprávy.

U jednotlivých zpráv se zobrazuje, zda zpráva obsahuje přílohu (ikona sponky), od koho byla přijata apod. Ve sloupci „Vyčtení dat“ se navíc zobrazuje stav vyčtení přílohy (v případě, že partner zaslal zprávu s podporovaným formátem – např. ISDOC). Zprávy, které jsou vyčteny jsou připraveny pro vygenerování dokladu/ů.

 

TIP: v případě, že nedojde k automatickému vyčtení zprávy, můžete spustit ruční vyčtení tlačítkem „Vyčíst dokumenty“ nebo „Aktualizovat“.

Seznam zpráv v InBoxu můžete také filtrovat již přednastavenými filtry, případně si nastavit vlastní filtr tlačítkem „Jednoduchý filtr“.

2. Po úspěšném vyčtení obdržené zprávy lze daný doklad vygenerovat (přidat do seznamu dokladů v Money).

Dvakrát klikněte na vybranou zprávu, a v otevřeném okně zvolte „Vygenerovat doklady“.

blank

 

Poznámka: V případě, že doklad z přílohy e-mailu nelze vyčíst (například Vám partner zaslal nepodporovaný formát), můžete kliknout na tlačítko “Přidat doklad ručně” a zvolený typ dokladu vytvořit.

blank3. V případě, že importujete doklad s položkami, můžete si v průvodci importem na straně 2/5 zvolit, jak se Money zachová (u dokladů bez položek je tento krok vynechán).

blank4. Na straně 4/5 (případně 3/4) si dále vyplňte typy požadovaných dokladů a zvolte si, zda se má provést dávkové zpracování (v případě importu více dokladů se doklady automaticky uloží) či nikoliv.

blank

5. Po kliknutí na tlačítko Dokončit si můžete zobrazit výstupní zprávu s výsledkem importu.

blank6. Po uzavření průvodce si můžete naimportovaný doklad zkontrolovat v daném seznamu Money S3 (v našem případě ve fakturách přijatých). Doklad lze v případě potřeby dále upravovat ručně.

blank7. Po návratu do InBoxu (Nástroje / InBox) bude mít naimportovaný doklad příznak “Zpracováno” (zelená fajfka).

blank

 

TIP: Pro lepší přehlednost můžete využít tlačítko „Vazby“ a poklikem na vygenerovaný doklad si jej rovnou zobrazit.

blank

  • Byly tyto informace užitečné?
  • AnoNe

V případě problémů s Vaším Money S3 kontaktujte prosím naši Zákaznickou podporu, a to buď písemně přes Zákaznický portál, nebo telefonicky na čísle 549 522 503 (pouze pro uživatele se zaplacenou službou Podpora a Aktualizace).

Den otevřených dveří

Zúčastněte se online dne otevřených dveří

Za 20 minut budete mít jasno, zda je pro vás Money S3 vhodný účetní program.

Ukázat termíny