Inbox – automatické načtení dokladů do Money S3

Už Vás nebaví stále ručně přepisovat přijaté doklady od obchodních partnerů do Money S3? Nás také ne. Proto jsme do Money S3 zapracovali novou funkci InBox, která Vám s tímto pomůže. Jak tuto pracovní sílu nastavit/zaškolit si ukážeme v tomto návodu.

Video ukázka

Co je vlastně InBox?

Funkce InBox je v podstatě námi vytvořená e-mailová schránka, na kterou Vám obchodní partneři zasílají přílohou doklady. Následně je InBox automaticky vyčte a naimportuje do Money S3. Tato funkce tak nejenom ušetří spoustu času s ručním přepisováním dokladů do Money S3 a zamezí chybovosti, ale navíc slouží jako záloha přijatých dokladů.

InBox zvládne automaticky naimportovat tyto typy dokladů:

• faktura přijatá,
• závazek,
• výdajový pokladní doklad,
• dodací list přijatý,
• objednávka přijatá.

Jaký je rozdíl mezi InBox a InBox Plus?

Inbox Plus je součástí samotného InBox a jedná se pouze o vylepšenou funkcionalitu. Díky InBox Plus máte možnost vyčítat nestandardizované formáty dokladů. Jedná se např. o PDF, JPEG nebo PNG. Je ovšem nutné počítat s tím, že vyčtení těchto nestandardizovaných formátů je již zpoplatněno. Počet vyčtených dokumentů si můžete zobrazit přímo v Money pomocí tlačítka "Informace o InBoxu".

Jak InBox založit

1. Přes kartu Money / Možnosti a nastavení klikněte v sekci Komunikace a výměna dat na tlačítko InBox

2. Následně zvolte možnost “Založit InBox”.

3. Po zobrazení hlášky o založení schránky klikněte na tlačítko „Ano“. Následně se zobrazí hláška o založení e-mailové schránky, kterou si můžete zkopírovat a zaslat obchodním partnerům.

Obdržení a vyčtení dokladu

1. Jakmile Vám obchodní parter zašle na InBox e-mail, zpráva se automaticky zobrazí v sekci Nástroje / InBox a zároveň proběhne její vyčtení.

Práce se zprávami je přehledná – tučně jsou označeny zprávy nepřečtené, italikou zprávy aktualizované a normálním písmem zprávy otevřené. Navíc Vás Money upozorní obálkou v pravé spodní části obrazovky, zda máte nějaké nepřečtené zprávy.

U jednotlivých zpráv se zobrazuje, zda zpráva obsahuje přílohu (ikona sponky), od koho byla přijata apod. Ve sloupci „Vyčtení dat“ se navíc zobrazuje stav vyčtení přílohy (v případě, že partner zaslal zprávu s podporovaným formátem – např. ISDOC). Zprávy, které jsou vyčteny jsou připraveny pro vygenerování dokladu/ů.

V případě obdržení dokladu např. ve formátu JPEG se zobrazí, informace, že je nutné doklad vyčíst prostřednictvím Rossum (zpoplatněno).

2. V případě, že nedojde k automatickému vyčtení zprávy, můžete spustit ruční vyčtení tlačítkem „Vyčíst dokumenty“.

U vyčtených dokladů se změní stav na Vyčteno. V případě, že je nutné doklady dále zkontrolovat, jejich text je zobrazen italikou.

Zkontrolování vyčtení dokladu (pouze Rossum)

1. U dokladů vyčítaných prostřednictvím služby Rossum je nutné zkontrolovat jejich vyčtení. Doklad si otevřete a klikněte na tlačítko „Zkontrolovat vyčtení“.

2. Otevře se Vám průvodce, ve kterém je nutné zkontrolovat (případně upravit) všechny vyčtené údaje. Následně potvrdíte kontrolu tlačítkem „Potvrdit“.

3. Po potvrzení můžete zavřít okno „křížkem“.

Vygenerování vyčtených dokladů

1. Po úspěšném automatickém vyčtení obdržené zprávy (případně i zkontrolování v rámci Rossum) lze daný doklad vygenerovat (přidat do seznamu dokladů v Money).

Dvakrát klikněte na vybranou zprávu, a v otevřeném okně zvolte „Vygenerovat doklady“.

2. V případě, že importujete doklad s položkami, můžete si v průvodci importem na straně 2/5 zvolit, jak se Money zachová (u dokladů bez položek je tento krok vynechán).

3. Na straně 4/5 (případně 3/4) si dále vyplňte typy požadovaných dokladů a zvolte si, zda se má provést dávkové zpracování (v případě importu více dokladů se doklady automaticky uloží) či nikoliv.

4. Po kliknutí na tlačítko Dokončit si můžete zobrazit výstupní zprávu s výsledkem importu.

5. Po uzavření průvodce si můžete naimportovaný doklad zkontrolovat v daném seznamu Money S3 (v našem případě ve fakturách přijatých). Doklad lze v případě potřeby dále upravovat ručně.

6. Po návratu do InBoxu (Nástroje / InBox) bude mít naimportovaný doklad příznak “Zpracováno” (zelená fajfka).