Dodavatelé účetních programů mají různé obchodní modely, ale v základu jde vždy buď o krabicové, nebo customizovatelných řešení.

• U krabicových systémů zaplatíte jednorázově za balík funkcí a poté si dokupujete další moduly dle potřeby. Nakoupené funkce vám už zůstanou navždy.
• U customizovatelných systémů platíte pravidelné poplatky podle toho, kolik funkcí využíváte. Funkce si můžete zapínat a vypínat dle potřeby, například modul sklad si zapnete před sezonou a poté zase vypnete.

Nejrozšířenější účetní programy v Česku jsou zatím výhradně krabicová řešení. Customizovatelné účetní programy si na trh teprve prosekávají cestu.

Produktové balíčky

Dodavatelé obvykle nabízí účetní program v několika produktových balíčcích od levnějších po dražší. V praxi jde vždy o stejný účetní program, ale liší se množstvím funkcí a doplňkových služeb.

Mezi těmito balíčky typicky najdete základní verze Mini/Lite pro malé firmy, Standard/Business pro střední firmy či Profi/Premium pro větší firmy nebo firmy se specifickými požadavky. Typicky to funguje tak, že účetní program:

• obsahuje ve verzi Mini všechny nezbytné účetní funkce jako evidenci majetku, fakturaci nebo daňovou evidenci,
• ve verzi Business přidává například mzdy a skladové hospodářství
• a ve verzi Premium nabízí pokročilé skladové hospodářství nebo napojení na e-shop.

Upozorňujeme ale, že názvy jako Mini/Lite jsou ilustrační –⁠ dodavatelé si své balíčky pojmenovávají různě.

Licence, služby a další náklady

Pořizovací cena balíčku nepředstavuje finální cenu za pořízení účetního programu, a právě na tom se firmy nejčastěji spálí. Při pořizování systému proto počítejte také s následujícími náklady.

1. Uživatelské licence

Ceny produktových balíčků, o kterých jsme psali výše, se typicky počítají na jednu uživatelskou licenci, tedy na jednoho zaměstnance a jeden počítač. Běžně ale v účetním programu pracuje více lidí, pro které musíte dokoupit dodatečné licence. Proto si před pořízením účetního programu dopředu ujasněte, kolik zaměstnanců u vás bude v účetním programu pracovat.

Cena dodatečných licencí je obvykle výrazně levnější než pořizovací cena balíčku. Například u účetního programu Money S3 stojí jedna dodatečná licence 1 490 Kč pro balíček Mini nebo 1 990 Kč pro balíček Standard.

2. Volitelné funkce

V produktovém balíčku možná nenajdete všechny funkce, které vaše firma potřebuje. Například moduly určené k propojení účetního programu s e-shopem či analytické moduly často dodavatelé v základním balíčku nenabízí – ne každá firma má totiž e-shop.

Tyto funkce si musíte samostatně dokoupit a za každou obvykle zaplatíte cenu v řádu nižších tisíců korun. Proto si dopředu sepište všechny funkce, které nezbytně potřebujete a přičtěte si cenu volitelných modulů k ceně balíčku.

Stejně tak si dopředu zjistěte, na kolik vás přijdou funkce, které sice nepotřebujete hned, ale dokoupíte je třeba za jeden, dva roky, až se firma rozroste.

3. Aktualizace, zákaznická podpora a servis

Dodavatelé účetních programů často nabízí aktualizace, zákaznickou podporu a servis jako volitelné služby. V praxi se bez nich ale neobejdete, a proto s nimi při kalkulaci rovnou počítejte.

Pravidelné aktualizace přidávají nové funkce a vylepšují ty stávají, ale zároveň do programu  zapracovávají legislativní změny, kvůli kterým jsou nezbytné. Práce v programu s neaktuální legislativou totiž například neumožňuje korektně zpracovat mzdy poté, co se změní výše pojistného nebo minimální mzda.

Zákaznickou podporu potřebujete vždy, když si s něčím v programu nevíte rady. To přijde vhod, když vám něco nefunguje nebo si nevíte rady s novou funkcí. A servis využijete v situacích, kdy už vám zákaznická podpora nestačí a potřebujete pomoc technika, který za vámi osobně přijede nebo za vás program nastaví přes vzdálenou plochu.

Za tyto balíčky služeb si dodavatelé obvykle účtují pravidelné roční poplatky ve výši nižších tisíců korun.

4. Nový hardware

Pokud jste doteď účtovali v Excelu, možná zjistíte, že nový účetní program na starém počítači kvůli hardwarovým nárokům nerozjedete. Většinu dnešních účetních programů v pohodě rozjedete i na počítači z roku 2010, ale raději si technické nároky ověřte. Dodavatel by je měl uvádět na webu, případně se na ně zeptejte obchodníka.

Pokud zjistíte, že daný účetní program na současných počítačích nerozjedete náklady na pořízení účetního programu se vám mohou několikanásobně zvednout.

>> Stáhněte si e-book Jak vybrat účetní program, který je plný praktických příkladů a výběrem vás provede od A do Z.

Rady, jak při pořizování účetního programu ušetřit

Při pořizování účetního programu se nikdy nesnažte snížit cenu na úkor kvality. V účetním softwaru budete pracovat klidně i desítky let, a proto se vám nejlevnější řešení může v reálu prodražit. Máme pro vás ale několik rad, díky kterým se vyhnete zbytečným nákladům navíc.

1. Plaťte pouze za to, co reálně využijete

Nepořizujte si zbytečně velké balíčky funkcí, ale vždy jen ty funkce účetního systému, které v praxi využijete. Pokud máte pocit, že byste některé funkce využili v budoucnu, nepořizujte si je zbytečně dopředu. Nové funkce si u všech solidních dodavatelů kdykoliv dokoupíte, takže není kam spěchat. To stejné platí pro dodatečné licence – kupte je až ve chvíli, kdy si budete 100% jistí, že naberete nové kolegy.

2. Naplánujte si vhodný termín pro implementaci

Implementace účetního systému by měla zabrat maximálně pár dní, ale i přesto po tuto dobu omezí činnost některých zaměstnanců. Abyste se během implementace vyhnuli zbytečným prostojům, naplánujte ji na méně vytížené období. Ideálně například přes svátky či prodloužený víkend. V rámci implementace také konzultant zaškolí zaměstnance, takže jim na to udělejte prostor.

3. Potřebujete vůbec účetní program?

Pokud máte malou firmu nebo jste živnostník, možná ani účetní program nepotřebujete a vystačíte si s fakturační aplikací. Když potřebujete především posílat faktury zákazníkům, využíváte daňovou evidenci a obejdete se s jednoduchou skladovou evidencí, pak je pro vás účetní systém zbytečně robustní. Vyzkoušejte například fakturační službu iDoklad, která má i verzi zdarma.

4. Vybírejte pečlivě

Jestliže účetní program zvolíte špatně a budete muset za rok vybírat nový, pořádně se vám to prodraží. Proto si s dodavatelem plácněte až ve chvíli, kdy si budete 100% jistí. Před finálním verdiktem vždy podnikněte tyto kroky:

• vyzkoušejte si demoverzi programu, abyste si v reálu ozkoušeli, jak se v něm pracuje,
• najděte si relevantní reference daného programu od podobných firem, jako je ta vaše,
• zjistěte si o dodavateli co nejvíce informací, například zda jde o stabilní firmu se silnou pozicí na trhu – pokud totiž dodavatel zanikne, účetní program ztratí podporu a bude vám k ničemu,
• zjistěte si, zda účetní systém umožňuje propojení s dalšími firemními systémy a aplikacemi, které používáte,
• a ověřte si, zda můžete z účetního systému data jednoduše exportovat v jednom z obvyklých formátů, pokud se v budoucnu rozhodnete pro změnu systému.

Zařaďte mezi své kandidáty také účetní program Money S3, který patří mezi nejoblíbenější účetní programy v Česku. Základní verzi Money S3 Start si můžete vyzkoušet zdarma.