Návod: jak na dokladovou inventuru v účetním programu

Co je to inventura

Inventura slouží k tomu, aby podnikatelé a firmy ověřili, že skutečný stav majetku a závazků odpovídá tomu, co uvádí v účetnictví. Spočívá v tom, že:

• zjistíte a spočítáte skutečný stav majetku a závazků,
• porovnáte jej s účetním stavem,
• vyčíslíte inventarizační rozdíly (pokud jsou)
• a případně je následně vypořádáte.

Kontrolu skutečného stavu majetku, pohledávek a závazků v porovnání s účetním stavem musíte podle zákona o účetnictví provést minimálně jednou za účetní období. Obvykle se inventura provádí k datu účetní závěrky. Provést ji ale můžete kdykoliv v průběhu roku – dobrovolně i vícekrát ročně.

Výsledek inventarizace se zaznamenává do inventurních soupisů, které musíte uchovávat po dobu 5 let.

Jak se liší fyzická a dokladová inventura

Skutečný stav majetku a závazků zjistíte dvěma způsoby:

• fyzickou inventurou majetku, u kterého můžete pohledem zjistit jeho existenci (například stav zásob na skladě, pokladní hotovost nebo hmotný majetek firmy),
• dokladovou inventurou pohledávek, závazků a majetku, který nemůžete ověřit pohledem (např. zálohy na dlouhodobý majetek, zápůjčky, pohledávky vůči zaměstnancům či institucím).

Zatímco při fyzické inventuře zjišťujeme skutečný stav majetku počítáním, měřením, vážením a podobně, dokladová inventura se provádí kontrolou v účetních knihách.

Při dokladové inventuře zjišťujete skutečný stav na základě účetních a daňových dokladů, jako jsou faktury, bankovní výpisy, písemné smlouvy, daňová přiznání nebo třeba potvrzení třetích stran (tedy tzv. konfirmační dopisy, kterými obchodní partneři potvrzují výši pohledávek nebo závazků).

Dokladová inventura vlastního majetku se pak provádí podle různých usnesení, rozhodnutí, nebo schválení hospodářského výsledku.

TIP: Přečtěte si, jak vypadá daňový doklad a jaké jsou jeho náležitosti.

Dokladová inventura pohledávek a závazků

Dokladovou inventurou zjišťujete, zda souhlasí stav pohledávek a závazků v účetnictví se skutečným stavem. Dále se dokladovou inventurou kontrolují například bankovní účty, mzdové účty, nebo účty časového rozlišení aktiv a pasiv.

• U dlouhodobého majetku to mohou být inventární karty a soupisy majetku (u odpisovaného majetku nezapomeňte na odpisy), případně likvidační protokoly.
• U pohledávek se provádí inventura vydaných dosud nezaplacených faktur a konfirmačních dopisů odběratelům na stav pohledávek.
• U závazků vycházíme při inventuře z faktur a sald.
• Dokladová inventura bankovních účtů se provádí pomocí závěrečného výpisu z účtu, který banka vydává k okamžiku účetní závěrky.
• U mzdových účtů se v inventuře kontrolují sestavy od mzdové účetní (souhrn vyplacených mezd, odvodů, daní a částek k výplatě).
• U časového rozlišení se kontroluje výše a odůvodněnost nákladů příštích období (např. různá pojištění) a dohadné účty (jako nevyfakturované služby, energie apod.).

Vše uvedete do inventurního soupisu, který musí obsahovat:

• skutečný stav majetku a závazků,
• způsob zjišťování skutečných stavů,
• ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• nebo ocenění majetku při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečného stavu a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury,
• okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka,
• rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila,
• okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.

Inventarizační rozdíly

Při inventuře mohou vzniknout inventarizační rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví:

• Pokud je skutečný stav vyšší než stav v účetnictví, jde o přebytek.
• Když je skutečný stav nižší, než je uvedené v účetnictví, jde o manko.

Inventarizační rozdíly proúčtujete do účetního období, za které provádíte inventuru a ověřujete stav.

TIP: Přečtěte si víc o účtování inventarizačních rozdílů.

Dokladová inventura v účetním programu

K provedení dokladové inventury potřebujete účetní a daňové doklady a další podklady, které máte v účetním programu. Jedním takovým je Money S3, který si v bezplatné verzi Start můžete vyzkoušet zdarma.