Od tvůrců úspěšného účetního programu

Účetnictví / Účetnictví/Účetní a daňové doklady: rozdíly, druhy a náležitosti

Účetní a daňové doklady: rozdíly, druhy a náležitosti

Účetní a daňové doklady: rozdíly, druhy a náležitosti
Účetní a daňové doklady: rozdíly, druhy a náležitosti

Obsah

    Pojmy účetní a daňový doklad se v praxi často zaměňují. Vysvětlíme vám, jaký je v nich rozdíl, co musí psát na doklady OSVČ a co firma a mimo jiné, zda jsou bankovní výpisy účetním dokladem, či ne.

    Rozdíl mezi účetním a daňovým dokladem

    Účetní doklady jsou záznamy o obchodní aktivitě, které slouží ke čtyřem účelům:

    • jsou potvrzením toho, že obchod proběhl,
    • zlepšují podnikateli přehled o příjmech a výdajích,
    • slouží jako podklad pro výpočet daně,
    • a pokud vedete účetnictví, tak se na základě účetního dokladu provádí zaúčtování účetního případu do účetních knih.

    Účetní doklady jsou všechny doklady, které v podnikání vystavujete, například faktury nebo výdejky. Pokud jste ale plátci DPH, vaše účetní doklady se podle legislativy nazývají daňovými doklady. V názvu dokladu proto musíte explicitně uvést, že se jedná o daňový doklad. Jinými slovy daňový doklad je druh účetního dokladu, který musí splňovat požadavky zákona o DPH.

    Druhy účetních dokladů

    Účetní doklady lze dělit podle druhů, podle obsahu a podle počtu dokumentovaných účetních případů. Nejprve si ukážeme jejich rozdělení podle druhů:

    Faktura

    Faktura slouží jako účet za provedenou službu nebo dodané zboží. Jasně stanovuje, kdo má komu za co zaplatit a jakou formou. Pojem faktura není v zákonu nijak definován, ale v praxi se běžně používá. Faktury se dělí na vydané a přijaté podle toho, zda zboží/službu prodávate, nebo nakupujete. 

    Pokladní doklad

    Pokladní doklady nahrazují faktury při platbě v hotovosti. Vytváří se vždy ve dvou kopiích, z nichž jednu dostane zákazník a druhou si nechá podnikatel. Stejně jako u faktur se pokladní doklady dělí na příjmové a výdajové podle toho, zda za hotové prodáváte, nebo nakupujete.

    Interní doklad

    Vnitřní účetní doklady neboli interní doklady slouží k zaúčtování finančních operací uvnitř firmy. Je to například:

    • výplatní páska pro zaúčtování mzdy zaměstnance,
    • výdejka vystavená při výdeji zboží nebo materiálu ze skladu
    • nebo příjemka vystavená při příjmu zboží nebo materiálu.

    Bankovní výpis

    Za účetní doklad se považuje i klasický bankovní výpis, který zachycuje všechny účetní operace na firemním bankovním účtu. 

    Podle obsahu se účetní doklady dělí na:

    • vnější, které mají vztah k jiným firmám, podnikatelům či institucím,
    • a vnitřní, které mají vztah pouze k účetním případům uvnitř firmy.

    Podle počtu dokumentovaných účetních případů se doklady dělí na:

    • jednotlivé, které dokumentují jednu účetní operaci,
    • a sběrné, které zahrnují více účetních operací v jednom – například při nákupu více kancelářských pomůcek naráz.

    Odebírejte účetní a daňové novinky srozumitelně a včas

    Zadejte váš e-mail a naše účetní a daňové tipy vám budou chodit přímo do e-mailu. info

    Odesláním souhlasíte s našimi zásadami pro zpracování osobních údajů.

    Náležitosti účetních dokladů

    Vedete-li účetnictví, musíte podle zákona o účetnictví dodržovat všeobecné zásady pro vystavování dokladů, které jsou:

    • zásada dokladovosti, podle které musí být každý účetní záznam podložen dokladem,
    • a povinnost vyhotovit účetní doklad bez zbytečného odkládání.

    Aby byl účetní záznam průkazný, musí podle zákona o účetnictví obsahovat:

    • jméno a příjmení (v případě OSVČ), 
    • název firmy (v případě s. r. o.), 
    • sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa), 
    • IČ,
    • označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
    • v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
    • popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
    • peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství), 
    • datum vystavení faktury. 

    Pokud nevedete účetnictví ani neplatíte DPH, stačí vám podle občanského zákoníku na dokladu následující údaje:

    • jméno a příjmení (v případě OSVČ), 
    • název firmy (v případě s. r. o.), 
    • sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa), 
    • IČ,
    • označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

    Pokud jste plátci DPH, jsou podmínky pro údaje na dokladech složitější. Daňový doklad musí obsahovat:

    • jméno a příjmení (v případě OSVČ), 
    • název firmy (v případě s. r. o.), 
    • sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa), 
    • IČ,
    • označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
    • v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
    • daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je plátcem DPH i odběratel, tak také DIČ odběratele),
    • datum vystavení faktury,
    • v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – ve většině případů jde o den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
    • rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
    • základ daně,
    • sazbu daně,
    • výši daně – musí být uvedena v české měně.

    Častým mýtem je, že doklady musí obsahovat razítko. To ale zákon nepředepisuje a jeho používání je dobrovolné.

    Archivace dokladů

    Všechny účetní doklady mají stanovenou dobu, po kterou je musí fyzické i právnické osoby archivovat. Podrobně tuto problematiku rozebírá v našem dalším článku daňový poradce Jaroslav Veselka.

    Vystavování, evidenci i archivaci účetních dokladů vám usnadní účetní program. Například v účetním programu Money S3 vedete na jednom místě účetnictví, daňovou evidenci, fakturaci, pokladnu, evidenci majetku i sklad. Vyzkoušejte si účetní program zdarma ve verzi Money S3 Start.

    Byly informace v článku užitečné?

    Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

    Ano
    Ne

    Sledujte podobné články na naší

    Facebookové stránce
    Banner na svobodnaucetni.cz