Od tvůrců úspěšného účetního programu

Mzdy a personalistika / Mzdová evidence/Co je to mzdové účetnictví?

Co je to mzdové účetnictví?

Co je to mzdové účetnictví?
Co je to mzdové účetnictví?

S přijetím prvního zaměstnance do společnosti rozšíříte své účetnictví o další oddíl – mzdové účetnictví, se kterým přichází nové administrativní povinnosti. Jeho výsledky musíte promítnout do personální agendy firmy a předáváte státním orgánům. Přečtěte si, co v rámci mzdového účetnictví řeší každý zaměstnavatel.

Pod mzdovým účetnictvím, si většina lidí představí zpracování mezd, role mzdových účetních ve firmách má ale mnohem širší záběr. Povinnost zpracovávat mzdovou agendu vzniká s přijetím prvního zaměstnance do firmy. Ten uzavře se zaměstnavatelem:

  • pracovní smlouvu,
  • dohodu o pracovní činnosti (DPČ),
  • dohodu o provedení práce (DPP)
  • nebo smlouvu o výkonu funkce jednatele.

Jako majitel menší firmy můžete mzdovou a personální agendu řešit externě. Větší firmy nad 200 zaměstnanců pak většinou zaměstnávají vlastní mzdovou účetní.

Co zpracovává mzdové účetnictví

Každému zaměstnanci za práci přísluší mzda, kterou zpracovává mzdová účetní. Jde o mzdu, která odpovídá náročnosti, odbornosti a množství odpovědnosti při vykonávání práce. Zároveň platí, že jde o peněžní nebo naturální ohodnocení zaměstnanců v soukromém sektoru, které se vyplácí zpětně za předchozí měsíc.

Mzdy podléhají zákonům a předpisům, které je třeba u jejich zpracování zohlednit. Týkají se:

  • povinných odvodů sociálního a zdravotního pojištění,
  • započítávání záloh a srážek ze mzdy,
  • množství odpracované doby,
  • povinností k důchodovému pojištění,
  • náhrad mzdy při pracovní neschopnosti,
  • vyplácení sociálních dávek,
  • odměn, příplatků, prémií, odstupného,
  • cestovních náhrad,
  • druhu a struktury mzdy
  • a druhu pracovního poměru.

Mzda se rozděluje na dvě základní složky, pevnou složku (paušální velikost mzdy) a pohyblivou složku (příplatky, prémie, odměny). Zaměstnavatelé často používají pohyblivou složku a další mzdové formy k motivaci zaměstnance k lepším výkonům. Základní druhy (tzv. formy) mezd jsou:

  • Časová – závisí na množství odpracovaného času. Je nejpoužívanějším druhem mzdy a používá se ve firmách, které se nemohou opřít o jiné hledisko, než čas vykonané práce. Časovou mzdu dostává například vrátný.
  • Úkolová – závisí na počtu výrobků, nebo úkonů. Používá se typicky ve výrobních závodech a jen tam, kde může zaměstnanec ovlivnit kvalitu a množství výrobků a tím i výši své mzdy.
  • Podílová – se určuje na základě podílu na tržbách za určité období. Používá se hlavně v obchodním sektoru a službách, kombinuje se často s časovou mzdou a je vysoce motivující.
  • Kombinovaná – je libovolnou kombinací dvou nebo více druhů mezd.

Pro výpočet mzdy mzdová účetní shromáždí důležité podklady. Typicky se jedná o informace o odpracované době, návštěvách lékařů a době nemoci, čerpání dovolené a detaily k přiznání odměn nebo jiných pohyblivých složek mzdy.

Na základě těchto údajů vypočítá hrubou mzdu. Zaměstnavatelé i odborné účetní agentury k výpočtům používají mzdové systémy. Ty jim práci urychlují a zjednodušují, protože ty reagují na aktuální legislativní změny v zákonech úpravami automatických výpočtů čisté mzdy. Dále v nich účetní nastavují další výpočty u jednotlivých zaměstnanců jako srážky za stravenky, soukromé telefonní hovory, výživné, nebo exekuční srážky.

Kde se protíná mzdová a personální agenda

K příchodu nebo odchodu zaměstnance se váže několik důležitých administrativních kroků. Ty také spadají do práce mzdové agendy. Účetní si nejprve opatří důležité dokumenty k vytvoření smlouvy o pracovněprávním vztahu jako:

  • zápočtový list (potvrzení o zaměstnání od předchozího zaměstnavatele),
  • rozhodnutí o přiznání důchodu (pokud jej zaměstnanec pobírá),
  • dokumenty, které požaduje zaměstnavatel jako potvrzení o kvalifikaci, bezúhonnosti či zdravotní způsobilosti k výkonu práce
  • a další dokumenty, které zaměstnanec předkládá k uplatnění slevy na dani.

Dále si mzdová účetní obstará od zaměstnance výstup z pracovní lékařské prohlídky, školení BOZP a PO, popřípadě s ním podepíše dohodu o hmotné odpovědnosti, poskytování stravenek, srážkách ze mzdy apod.

S těmito materiály založí zaměstnanci osobní složku, která je základním předpokladem pro správný výpočet mzdy. Většina softwarových účetních řešení včetně Money S3 umožňuje tuto složku vést elektronicky.

S odchodem zaměstnance mzdová účetní

  • vytvoří dokument o ukončení pracovního poměru (dohoda, zrušení ve zkušební době nebo výpověď ze strany zaměstnance či zaměstnavatele včetně dohody o odstupném),
  • vystaví zápočtový list (potvrzení o zaměstnání pro nového zaměstnavatele),
  • přepočítá nevyčerpanou dovolenou a zadá ji k proplacení,
  • vystaví Potvrzení zaměstnavatele pro účely posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti,
  • vyhotoví mzdové listy,
  • vyplní a odešle evidenční list důchodového pojištění,
  • předá pracovní posudek zaměstnanci, pokud o něj požádal,
  • případně oznámí soudu či exekutorovi, že zaměstnanec ve firmě přestal pracovat.

Povinnosti ke státním institucím

Zaměstnavatel při náboru prvního zaměstnance musí firmu i každého zaměstnance přihlásit do registrů zdravotních pojišťoven a správy sociálního zabezpečení (OSSZ/PSSZ/MSSZ).

Státním institucím pak účetní každý měsíc posílá formuláře o vyměřovacím základu, přehled o výši pojistného pro OSSZ a přehled o platbách pro jednotlivé zdravotní pojišťovny.

Zaměstnavatel se také musí přihlásit na finanční úřad k dani ze závislé činnosti, nebo z příjmů fyzických osob vybírané srážkou. Novému zaměstnanci dá zároveň podepsat tzv. „růžové prohlášení“:

Zaměstnanec díky němu uplatňuje slevy na dani. Například základní slevu na poplatníka, na invalidu, na držitele karty ZTP/P, studentskou slevu nebo daňové zvýhodnění na vyživované děti.

Další povinností v rámci mzdové agendy je přihlášení k zákonnému pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Pojištění se platí pojišťovně Kooperativa, a. s.

Povinnosti mzdové účetní na konci roku

Kromě nekončícího kolotoče okolo mezd a personální agendy mají mzdové účetní nejvíce práce na konci roku. V tomto období účetní

  • umožní podepsat zaměstnancům růžové Prohlášení poplatníka na další kalendářní rok,
  • vypočítá daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti,
  • na základě žádosti poplatníka vystaví Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti,
  • požádá zaměstnavatele o výpočet ročního zúčtování záloh na daň a daňových zvýhodnění,
  • na finančním úřadě podá Vyúčtování daně z příjmu ze závislé činnosti včetně všech povinných příloh,
  • padá Vyúčtování daně vybírané srážkou,
  • vyplní a odešle evidenční listy důchodového pojištění (ELDP),
  • a zajistí archivaci všech potřebných dokumentů.

Problematika mzdového účetnictví a personalistiky je rozsáhlá. Nejde se jí věnovat bez hlubších znalostí pracovního práva, sociálních a zdravotních odvodů, daní apod. Kromě neustálého vzdělávání a sledování legislativy pomáhají účetním mzdové softwary, které alespoň část úkonů zpracovávají automaticky.

Pokud jste již zvládli základní kurz Money S3 a chcete prohlubovat své znalosti, přihlašte se na náš kurz Personalistiky a mezd, se kterým se rychle zorientujete v modulu Mezd Money S3 i v základní legislativě.

Byly informace v článku užitečné?

Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

blank Ano
blank Ne
blank

Sledujte podobné články na naší

Facebookové stránce

Komunita samostatných účetních

Přidejte se zdarma

Přidejte se
do největší komunity samostatných účetních

blankVýhody
blank