Digitalizace účetnictví a umělá inteligence

Digitalizace se sice v účetnictví využívá řadu let, význam tohoto pojmu se ale posouvá. Zatímco původně si pod ním řada lidí představovala obyčejné naskenování dokumentů a jejich uložení do počítače nebo vložení do účetního systému, v současnosti jsme mnohem dál.

Digitalizace totiž umožňuje:

• předávat faktury a další doklady v digitální podobě,
• snadno sdílet doklady s dalšími lidmi i systémy,
• jednoduše archivovat všechny potřebné doklady
• nebo předávat potřebné údaje mezi různými doklady a součástmi účetního systému.

V praxi to znamená, že účetní ušetří spoustu času, který by jinak strávili u rutinních úkolů. A navíc výrazně klesá riziko chyb spojených s přepisováním údajů.

Digitalizace a vytěžování dokumentů

V současnosti rozlišujeme několik způsobů digitalizace v účetnictví. Kromě už zmíněného (a zastaralého) skenování dokladů se setkáte například s technologií OCR.

Je to zkratka pojmu optické rozpoznávání znaků (v angličtině Optical Character Recognition). Tento postup umožňuje vytěžování dokumentů, při kterém vytěžovací software rozpozná znaky a převede tištěný text do digitálního dokumentu se strukturovanými daty. Tato data následně dokáže doplnit do různých dokumentů v účetním programu.

Účetním tak ušetří spoustu práce.

A co k takové digitalizaci a vytěžování dokumentů potřebujete?

• skener s rozlišením minimálně 300 × 300 DPI
• a specializovaný OCR software, který dokument převede na strukturovaná data.

Nejnovější trend: účetnictví a umělá inteligence

Také OCR metoda už ale zastarává. Kvůli různě formátovaným dokumentům totiž účetní musejí v softwaru nastavovat různé šablony.

Rozvoj umělé inteligence přitom umožňuje podobné úkony obejít. A vytěžování dokumentů maximálně zefektivnit.

Stačí poslat dokument do speciální elektronické schránky spojené s účetním systémem. V té ho „převezme“ umělá inteligence a získá z něj potřebná data. A poté je propíše do souvisejících dokladů a částí systému.

Umělá inteligence tak doklady automaticky:

• zaúčtuje,
• archivuje
• a umožní vám je filtrovat podle zadaných parametrů.

Money S3 a umělá inteligence v účetnictví

Poslední zmíněný postup je nejefektivnější. Využívá ho také účetní program Money S3, a to prostřednictvím modulu Inbox, který pracuje s AI službou Rossum.

Modul automaticky získává údaje z dokladů:

• ve formátu ISDOC;
• ve formátu ZUGFerD/Faktur-X;
• které obsahují QR kód s informacemi o dokladu;
• v nestandardizovaných formátech PDF, JPEG, PNG;
• a dokonce i z dokladů strojově nečitelných – právě díky službě Rossum, která využívá umělou inteligenci.

Údaje pak jedním kliknutím zaúčtujete jako:

• faktury,
• závazky,
• dodací listy
• nebo například objednávky.

Víte, že Money S3 si zdarma vyzkoušíte? A to se všemi jeho funkcemi. Program ve verzi Start můžete používat po neomezeně dlouhou dobu, limitování jste pouze počtem vystavených dokladů.

Další možnosti automatizace a digitalizace účetnictví

Digitalizace účetnictví a automatizace jednotlivých úkonů ale zdaleka nekončí přenášením dat z dokumentů do účetního systému. Umožní vám totiž zautomatizovat řadu rutinních operací – a ušetří spoustu času i práce.

Účetní software totiž umí s digitalizovanými dokumenty velmi efektivně pracovat. Například tím, že automaticky spáruje doklady, které k sobě patří.

Postará se tak mimo jiné o:

• čištění salda, a ušetří vám tak i 3 pracovní dny měsíčně;
• nebo o aktualizaci skladových zásob v e-shopu, účetním programu i ve správě skladu.

Právě propojení účetního programu s e-shopem a automatizace dokáže i menším firmám ušetřit až desítky hodin práce každý měsíc.

Postupující digitalizace umožňuje automatizovat i řadu dalších úkonů. Zejména:

• přípravu a rozesílání pravidelných faktur,
• stahování eNeschopenky ze systému České správy sociálního zabezpečení,
• stahování kurzovního lístku ČNB
• nebo hlídání termínu pro podání kontrolního hlášení.

TIP: Přečtěte si, jak začít s automatizací.

A účetní na volné noze či účetní firmy ocení také stahování faktur z klientova fakturačního systému. Nebo například propojení s jeho internetovým bankovnictvím prostřednictvím API.

„Jakmile si klienti v internetovém bankovnictví nechají vygenerovat unikátní číselný kód, zadám ho do Money S3. Poté si klientovy výpisy stáhnu sama, aniž bych ho musela každý měsíc urgovat,“ popisuje například zakladatelka účetní agentury SANETO Kateřina Sanetrníková.

Přečtěte si celou referenci.

Výhody digitalizace účetnictví v praxi

Jak už jsme zmínili, díky digitalizaci a využití umělé inteligence účetní ušetří spoustu času. A místo přepisování údajů z jedné části systému do jiné se mohou věnovat důležitější práci.

Například konzultacím s klienty, přípravě na účetní audit nebo hledáním způsobů, jak zefektivnit cash flow.

Veškeré výstupy jsou zároveň rychleji dostupné, což usnadní další rozhodování managementu firmy.

Také se minimalizuje riziko chyb. Nemusíte totiž nic přepisovat ručně, a proto nehrozí žádné omyly ani špatně vyplněné kolonky.

A navíc si zefektivníte komunikaci s úřady. Také u nich totiž hraje digitalizace stále významnější roli. Místo vyplňování papírových formulářů a chození na úřad tak všechny potřebné úkony vyřešíte na několik kliknutí.

Rychle, efektivně a bezpečně.