Způsob zaúčtování přijaté faktury je dán tím, zda:

• používáte výdajový paušál,
• vedete daňovou evidenci,
• nebo účetnictví.

Uplatňování výdajů pomocí paušálů a zaúčtování faktur

Pokud pro účely daňového přiznání uvádíte své výdaje pomocí výdajového paušálu, podle oboru podnikání počítáte od 30 do 80 % příjmů. To znamená, že reálné výdaje nemusíte evidovat, tím pádem ani neřešíte zaúčtování přijatých faktur.

Pro udržení přehledu o reálných výdajích v podnikání ale doporučujeme faktury schovávat. Na konci roku si pak spočítáte, zda se vám vůbec vyplatí uplatňovat paušální výdaje. Zároveň můžete lépe plánovat rozvoj podnikání a máte také přehled o tom, zda jste všechny faktury zaplatili.

Přijaté faktury v daňové evidenci

Pokud vedete daňovou evidenci, zahrnujete do ní své příjmy i výdaje. To znamená všechny transakce a k nim i vydané a přijaté faktury či doklady za nákupy.

V daňové evidenci na rozdíl od účetnictví zohledňujete, kdy příjmy a výdaje skutečně nastaly. Tedy fakturu nezaúčtujete podle data jejího přijetí, ale k datu jejího uhrazení. Pokud například dostanete fakturu na konci května se splatností v červnu, kdy ji uhradíte, do daňové evidence fakturu zařadíte v červnu.

Přijaté faktury v účetnictví

Naopak v účetnictví není důležité datum úhrady faktury, ale uskutečnění plnění – tedy převzetí zboží či uskutečnění služby. Pokud zboží spolu s fakturou dostanete v květnu, do účetnictví se přijatá faktura dostane za květen. I když peníze z vašeho účtu na její zaplacení odejdou až v červnu.

Obdobně to platí i pro přijaté faktury z minulého roku. Pokud fakturu za v prosinci odvedenou službu dostanete na konci roku, zaúčtujete ji do prosince – i když ji zaplatíte až v lednu.

Archivace přijatých faktur

Přijaté faktury musíte nejen uvést do daňové evidence či účetnictví, ale také uchovávat pro případnou kontrolu z finančního úřadu. Délku archivace faktur určuje zákon o účetnictví. U neplátců DPH to jsou 3 roky, u plátců 10 let.

Archivací faktur se myslí jejich fyzické uložení do šanonů, ale také pohodlnější uložení v elektronické podobě do počítače či na cloud.

Faktura přijatá a DPH

Přijaté faktury ovlivňují i výši odváděné daně z přidané hodnoty. Pokud jste plátci DPH a přijmete fakturu také od plátce, zaúčtujete spolu s fakturou i odvedenou DPH. V přiznání k DPH pak uplatníte odpočet – zaplacenou daň si odečtete od daní, které vyberete od svých zákazníků, státu odvedete jen jejich rozdíl.

Pokud přijmete fakturu od neplátce DPH, není na ní daň uvedená a nemůže tedy vstoupit do přiznání k DPH.

Přijatá faktura v cizí měně a DPH

Setkat se můžete i s přijatou fakturou v cizí měně. Tu pak zaúčtujete s kurzem, který používáte ve svém účetnictví či daňové evidenci – obvykle se pracuje s kurzem ČNB. S DPH je to složitější, všechny varianty popisuje článek o fakturaci do a ze zahraničí.

Přijatá zálohová faktura – účtování

Zálohová faktura není daňovým dokladem, ale pouze výzvou k platbě. To znamená, že neprovádíte účtování přijaté zálohové faktury.

Zálohovou fakturu si pouze zaevidujte a do účetnictví či daňové evidence zadejte až přijatý daňový doklad o jejím zaplacení (ke dni jeho přijetí, respektive uhrazení).

Zaúčtování faktury přijaté v účetním programu Money S3

Pro usnadnění práce doporučujeme používat program na faktury. Pokud účtujete v Money S3, využijte modul Fakturace. Přehledně vám rozdělí přijaté a vydané faktury, označí vám ty už zaplacené.

Modul Inbox zase umožní všechny přijaté faktury elektronicky archivovat přímo v Money S3. Funguje jako centrální e-mailová schránka, na kterou se všechny faktury posílají. Díky tomu máte ke všem dokladům přístup odkudkoliv a snadno v nich najdete ten, který hledáte.