Jak vybrat účetní program pro e-shop

I když jste e-shop teprve založili, bez účetního programu se neobejdete. Kromě klasických účetních úkonů, jako je vystavování a zaúčtování faktur nebo příprava daňových dokladů, vám usnadní i řadu dalších věcí.

Poradí si mimo jiné s:

• vedením knihy jízd,
• skladovou evidencí
• nebo s řešením mzdové agendy.

Specifika účetnictví e-shopů a pochopení potřeb e-shopů

Než se pustíte do výběru účetního systému, musíte zvážit specifika svého podnikání. Každý obor a typ podnikání je totiž v něčem odlišný.

A jaká jsou nejčastější specifika e-shopů?

• Řešíte velké množství transakcí – potřebujete tedy systém, který vše co nejvíc zautomatizuje a usnadní vám práci.
• Nabízíte různé možnosti úhrady – od platby kartou či převodu na účet přes platbu v hotovosti při převzetí na pobočce až po dobírku. Účetní program si musí se vším poradit a získat z vašeho e-shopu potřebná data. Zároveň zohlední i další specifika účtování e-shopů.
• E-shopy zákazníkům ze zákona poskytují 14denní lhůtu na vrácení zboží bez udání důvodu. Musíte tedy počítat s tím, že ji klienti budou využívat. A stejně tak se čas od času nevyhnete reklamacím. Správný účetní systém vám proto výrazně usnadní veškerou administrativu, která s vratkami a reklamacemi souvisí.
• E-shop musí v reálném čase reagovat na změny stavu zásob. Zákazníci díky tomu vždy vědí, jestli je vybraný produkt skladem, nebo na něj budu nějakou dobu čekat. Propojení e-shopu s účetním systémem zajistí, že se veškeré změny ve skladu automaticky projeví i na stránkách vašeho obchodu.
• Pokud prodáváte i do jiných států, musíte si poradit i s prodejem v cizí měně a se zaúčtováním a daněním těchto tržeb. Účetní systém se postará o to, abyste všechny úkony zvládli v souladu s platnou legislativou.

Hlavní funkce účetního programu potřebné pro e-shop

Bez ohledu na obor či typ podnikání platí, že účetní software vám musí usnadnit:

• tvorbu potřebných dokladů – například faktur či dodacích listů,
• jejich evidenci nebo zaúčtování a další související administrativu,
• přípravu daňového přiznání.

A pokud máte zaměstnance, oceníte i pomoc se mzdovým účetnictvím.

Kromě toho potřebujete, aby účetní program pro e-shop zohlednil specifika vašeho podnikání. Proto si musí poradit také s:

• propojením účetnictví a skladové evidence s e-shopem, díky které budou všude aktuální informace;
• spárováním účetnictví s internetovým bankovnictvím;
• administrativou spojenou s vratkami a reklamacemi zboží
• a pokud prodáváte do různých zemí, využijete také možnost práce s různými měnami.

TIP: Přečtěte si, jak v e-shopu automatizovat sklad a doklady.

Jak vybrat dodavatele účetního programu

Při výběru účetního programu pro e-shopy se soustřeďte na to, aby splňoval všechny zmíněné požadavky. Zároveň si předem ověřte, jestli půjde propojit s e-shopovým řešením, které využívá váš obchod. Díky tomu dokáže automaticky přenášet potřebná data mezi e-shopem, účetnictvím a skladovou evidencí. A výrazně vám tak usnadní práci.

Účetní programy často nabízejí speciální modul, který takové propojení umožňuje. Například v Money S3 je to modul E-shop konektor.

Využít můžete také napojení pomocí API. S jeho pomocí propojíte jakékoliv programy, které komunikaci prostřednictvím tohoto rozhraní umožňují. Například v Money S3 máte k dispozici samostatný modul API, se kterým ke svému účetnictví připojíte například CRM, fakturační aplikaci a další software.

Systémy můžou komunikovat také pomocí XML souborů. Stačí je v jednom programu vytvořit, stáhnout a poté nahrát do jiného.

Propojení pomocí speciálního modulu je ale přece jen jednodušší.

Vždy přitom hledejte řešení od kvalitních dodavatelů. Jak je poznáte? Sledujte několik bodů:

• Komunikace – čím hladší je komunikace s dodavatelem při výběru systému, tím jednodušší bude pravděpodobně i později. Sledujte zejména to, zda vám dodavatel dokáže vysvětlit, jak bude propojení probíhat a nabídne vám pomoc s nasazením účetního programu.
• Reference – zjistěte, jestli už má dodavatel s podobnými projekty zkušenosti. Od klientů si pak vyžádejte reference. Vybírejte pokud možno podobně velké e-shopy, jako je ten váš.
• Zákaznická podpora – vždy se může stát, že budete něco potřebovat. Zjistěte proto, jestli dodavatel nabízí zákaznickou podporu a za jakých podmínek. Ať nemusíte na odpověď čekat třeba týden.

Základní pravidla, jak vybrat účetní program

K uvedeným krokům nezapomeňte přičíst ještě základní pravidla, jak vybrat účetní program. Ta jsou stejná prakticky u všech společností – bez ohledu na typ podnikání.

Při výběru účetního programu tedy vezměte v úvahu také:

• Velikost své firmy a počet uživatelů, kteří budou se systémem pracovat – program musí splnit všechny vaše požadavky a nabídnout přístup všem lidem, kteří ho potřebují používat. Zároveň musí umožnit, abyste jim nastavili různá přístupová práva.
• Zda vedete daňovou evidenci, nebo účetnictví – účetní program si musí s vybranou variantou poradit.
• Možnosti integrace – účetní program potřebujete propojit i s dalším softwarem. Kromě vašeho e-shopu je to například CRM systém nebo internetové bankovnictví.
• Pravidelnost aktualizací – prakticky každý rok se v účetnictví, podnikání nebo v daňové agendě objevují změny a novinky. Proto je potřeba, aby dodavatel program pravidelně aktualizoval a na změny ho připravil. Vaše doklady tak budou v souladu s platnou legislativou.
• Škálovatelnost systému – ideální je program, který nabízí všechny potřebné funkce a zároveň vás nezatěžuje tím, co se vás netýká. A který zároveň kdykoliv rozšíříte. Takový software roste spolu s vaším podnikáním a maximálně se vám přizpůsobí. Hledejte proto škálovatelné systémy, které to umožňují.
• Automatizaci – správný účetní software dokáže řadu úkonů automatizovat – a ušetří vám spoustu práce. Například tím, že přenese popisy produktů z účetnictví rovnou do e-shopu.

Jak vám může automatizace usnadnit práci, vysvětluje Petr Moc z e-shopu Království rybářů. „Když nakoupíme nové zboží, požádáme dodavatele, aby nám data poslal v XML souboru. Z něj všechny informace o produktech včetně parametrů a popisků importuji do Money a přes S3 Automatic také do e-shopu. Vzhledem k tomu, že máme 30 000 položek, si nedokážu představit, že bych údaje o zboží přepisoval ručně,“ říká Petr Moc.

Přečtěte si celý příběh e-shopu Království rybářů.

Jak probíhá implementace účetního programu a integrace dat

Jakmile účetní program pro e-shop vyberete, ověřte si, že do něj půjdou importovat vaše stará data. Obvykle to vyřešíte jednoduše pomocí XLS nebo XML souborů.

S nasazením účetního systému si většinou poradíte sami. Stačí využít tutoriál od dodavatele (například Money S3 nabízí přehledný videonávod). V něm uvidíte postup, který pak zopakujete. Zároveň máte k dispozici zákaznickou podporu, na kterou se můžete obrátit.

A pokud je implementace systému složitější, nemáte na ni prostor, nebo ji chcete nechat na specialistech, požádejte o konzultanta. Pomůže vám systém nasadit. Obvykle to ale bývá za příplatek.

Při samotné implementaci vás čeká:

• propojení softwaru s e-shopem a nastavení komunikace mezi e-shopem, účetnictvím a skladovou evidencí;
• napojení účetního programu na další firemní systémy;
• import potřebných dat do účetního systému;
• konfigurace účetní osnovy a další potřebná nastavení.

Poté musíte vše otestovat. Soustřeďte se přitom nejen na konkrétní funkce, ale také na komunikaci mezi programy.

Jak postupovat v případě přechodu na nový účetní program

Někdy se také stane, že vám účetní systém přestane vyhovovat. V takovém případě najděte vhodnější software a potřebné údaje do něj převeďte.

Jak na to?

• Stanovte si datum přechodu na nový systém. Nejlepší je naplánovat přechod na začátek nového účetního období.
• Nový systém si otestujte, ať máte jistotu, že se vám s ním bude pracovat lépe než s tím stávajícím.
• Proškolte zaměstnance, kteří budou s novým softwarem pracovat. Přechod tak pro ně bude jednodušší.
• V současném programu připravte data na export do nového softwaru. Zároveň si vše zálohujte.
• Nasaďte nový systém a potřebná data do něj nahrajte.

Nakonec opět vše otestujte. A můžete nové účetnictví bez obav používat.