V rámci personální agendy řeší podnikatelé zákonem dané povinnosti vztahující se k zaměstnancům. Přijetím prvního zaměstnance vám vzniká řada povinností ke státním orgánům i k zaměstnancům samotným. Tyto povinnosti se typicky týkají vypracování dokumentů a jejich předání příslušným institucím.
Personální agenda zahrnuje vypracování:
Pro výše uvedené dokumenty založíte každému zaměstnanci osobní spis, ať už fyzicky nebo elektronicky. Do něj uložíte všechny pracovněprávní dokumenty, které se daného zaměstnance týkají. Díky tomu je v dokumentech přehled a snadno je dohledáte.
Mzdová agenda označuje zpracování mezd, tedy odměn za práci pro zaměstnance. Zpracování mezd typicky zahrnuje výpočet:
Po provedení výpočtů získáte podklady pro výplatu mezd zaměstnancům, přehledy pro pojišťovny a údaje pro finanční úřad. Mzdy můžete zpracovávat ručně, v účetním či mzdovém programu nebo si můžete najmout externí účetní agenturu.
Závazky vůči státu a zaměstnanci nabývají platnosti od chvíle, kdy se zaměstnancem podepíšete pracovní smlouvu či dohodu.
Pracovněprávní vztahy mají tato specifika:
a) Pracovní smlouvu uzavíráte na dobu určitou, nebo neurčitou. Smlouvu na dobu určitou uzavíráte maximálně na 3 roky a můžete ji prodloužit maximálně dvakrát – pak už jedině na dobu neurčitou. Výši mzdy uvedete buď přímo v pracovní smlouvě, nebo v samostatném mzdovém výměru.
b) Dohodu o provedení práce (DPP) uzavíráte se zaměstnancem, jehož rozsah nepřekročí 300 hodin za kalendářní rok. Pokud odměna nepřesáhne 10 000 Kč za měsíc, neodvádíte z ní zdravotní ani sociální pojištění.
c) Dohodu o pracovní činnosti (DPČ) uzavíráte se zaměstnancem, jehož práce nepřekročí 20 hodin týdně, a to průměrně po celou dobu trvání DPČ – takže jeden týden může odpracovat například 30 hodin a druhý 10 hodin. Zdravotní a sociální pojištění za tohoto zaměstnance odvádíte, pokud odměna přesáhne 3 000 Kč měsíčně.
Jakmile s novým zaměstnancem podepíšete smlouvu, máte 8 dní na jeho nahlášení k následujícím institucím (u finančního úřadu 15 dní). Pokud to nestihnete, vyměří vám daná instituce pokutu.
Pokud se zaměstnancem ukončíte pracovní poměr, musíte ho do 8 dnů také odhlásit na správě sociálního zabezpečení a u zdravotní pojišťovny.
Další povinná hlášení české správě sociálního zabezpečení musí zaměstnavatel provést, když:
Zaměstnavatel má vůči zaměstnanci také povinnosti související s ochranou osobních údajů a GDPR. K tomu, aby mohl zaměstnavatel o zaměstnancích vést mzdovou a personální agendu, nepotřebuje od zaměstnance souhlas.
Po skončení pracovního poměru však musí zaměstnavatel vyčistit osobní spisy zaměstnance od všech údajů a dokumentů, které již nejsou potřeba. V osobní složce by tak měly zůstat pouze:
Každý zaměstnanec má právo na informace o tom, jak probíhá zpracování jeho osobních údajů. To znamená, že může kdykoliv požádat o kopii všech svých osobních údajů, které zaměstnavatel eviduje.
Povinnost chránit osobní údaje se týká také zaměstnavatelů, kteří aktuálně vedou výběrové řízení na nového zaměstnance. Osobní údaje uchazečů o zaměstnání musí zaměstnavatelé po skončení výběrového řízení vymazat a vytištěné životopisy nebo motivační dopisy skartovat. Souhlas ke zpracování osobních údajů však při výběrovém řízení od zájemce o práci nepotřebujete.
Pořízením ekonomického systému si personální a mzdovou agendu výrazně usnadníte. Systém za vás provede složité výpočty a předvyplní vám všechny formuláře pro pojišťovny a úřady. Přečtěte si, jak personální a mzdovou agendu řeší ekonomický systém Money S3 a vyzkoušejte si ho zdarma.
Důležitá připomínka na úvod Na úvod bychom rádi upozornili uživatele Money S3 na končící podporu…
Money Blíží se ukončení podpory některých operačních systémů. Na operačních systémech Windows 8 a 8,1…
Základem je propojení e-shopu a účetního systému Aby automatizace skladových procesů a oběhu dokladů mohla…
Proč e-shopy používají účetní programy Krabicové i open-source e-shopy dnes obsahují velké množství funkcí, díky…
Administrace e-shopu a účetní systém – 2 hlavní místa, kde e-shopaři sbírají data K provozování…
Co si vyjasnit před rozjetím e-shopu Než začnete vybírat e-shopové řešení, ujasněte si svůj základní…
Užíváme cookies, abychom vám zajistili co možná nejjednodušší použití našich webových stránek. Pokud budete nadále prohlížet naše stránky předpokládáme, že s použitím cookies souhlasíte.
Cookie policy