Náhrada mzdy je příspěvek, který zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci za dobu, kdy nemohl vykonávat práci, kterou by za běžných okolností vykonával. Obvykle je to v následujících situacích:

• v prvních 14 dnech pracovní neschopnosti,
• za dovolenou nebo státní svátek,
• při překážkách v práci (na straně zaměstnance i zaměstnavatele).

Náhrada mzdy za nemoc

Pokud zaměstnanec onemocní, je v karanténě nebo má úraz, kvůli kterému zůstává na neschopence, nemocenská se mu počítá až od 15. kalendářního dne. Za prvních 14 dnů má ale nárok na náhradu mzdy, kterou vyplácí přímo zaměstnavatel (ne správa sociálního zabezpečení jako u nemocenské).

Musí však splnit následující podmínky:

• mít nemocenské pojištění (pozor u OSVČ – pokud si dobrovolně platí nemocenské, nárok na náhradu mzdy nemají, dávky nemocenské se jim vyplácí až od 15. dne),
• být zaměstnancem (pokud by v průběhu neschopnosti pracovní poměr skončil, náhradu mzdy zaměstnavatel platí jen za dny, kdy trval),
• oznámit pracovní neschopnost (potvrzení předá lékař na OSSZ, zaměstnanec o tom informuje zaměstnavatele telefonicky nebo e-mailem),
• dodržovat režim pracovní neschopnosti (zaměstnavatel sám může plnění kontrolovat, nebo o kontrolu poprosit správu sociálního zabezpečení – pokud zaměstnanec režim poruší, může mu zaměstnavatel snížit nebo zrušit náhradu mzdy).

Výpočet náhrady mzdy za nemoc

Náhradu mzdy svému zaměstnanci počítáte za hodiny, které by odpracoval a dostal za ně zaplaceno, kdyby nebyl na neschopence. Tedy za:

• pracovní dny,
• plánované směny,
• státní svátky připadající na pracovní dny.

Výše náhrady mzdy záleží na průměrném hodinovém výdělku. Ten se spočítá jako podíl hrubé mzdy a skutečně odpracovaných hodin za rozhodné období, tedy k prvnímu dni následujícím po kalendářním čtvrtletí (k 1. lednu, 1. dubnu, 1. červenci a 1. říjnu). Takže pokud zaměstnanec pobírá náhradu mzdy v březnu, počítá se z průměrného výdělku v období od října do prosince.

Pro výpočet náhrady mzdy za nemoc se průměrný hodinový výdělek redukuje:

• v 1. redukční hranici na 90 %,
• ve 2. redukční hranici na 60 %,
• ve 3. redukční hranici na 30 %.

Redukční hranice se počítají dle aktuální průměrné mzdy. Pro rok 2023 je stanovena na 40 324 Kč, tudíž:

• 1. redukční hranice je 235,38 Kč,
• 2. redukční hranice je 352,98 Kč,
• 3. redukční hranice je 705,78 Kč,
• k částce nad 705,79 Kč se nepřihlíží (tj. nepočítá se do náhrady mzdy).

Hodinová náhrada mzdy se pak vypočítá jako 60 % z redukovaného hodinového výdělku a zaokrouhluje se na celé koruny směrem nahoru.

Pro názornost si ukážeme výpočet náhrady mzdy na konkrétním příkladu:

Petr byl na neschopence 10 dní, tedy 80 hodin. Jeho hodinová mzda je 400 Kč.

• Hodinovou mzdu rozdělíme podle redukčních hranic.
• Z částky do první hranice (235,38 Kč) spočítáme 90 % = 211,84 Kč.
• Z částky mezi první a druhou hranicí (352,98 – 235,38 = 117,6 Kč) spočítáme 60 % = 70,56 Kč.
• Z částky mezi druhou a třetí hranicí (400 – 352,98 = 47,02) spočítáme 30 % = 14,11 Kč.
• Všechny dílčí složky sečteme (211,84 + 70,56 + 14,11 = 296,51) a s celkové částky spočítáme 60 %. Vyjde nám hodinová náhrada mzdy 177,91 Kč.
• Hodinovou náhradu mzdy vynásobíme počtem hodin, za které zaměstnanci náhrada náleží. V tomto případě Petr dostane 14 232,8 Kč.

Náhrada mzdy za dovolenou a státní svátek

Když zaměstnanec čerpá dovolenou, nepřichází mu za dané hodiny na účet mzda, ale náhrada mzdy za dovolenou. Vypočítá se opět z výše průměrného výdělku za rozhodné období.

Svému zaměstnanci můžete také vyplatit náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou. Avšak jen v případě, že ukončujete pracovní poměr. Nezáleží přitom, jak a z čí strany k výpovědi došlo. Výše náhrady mzdy se i v tomto případě počítá z průměrného výdělku.

Podobně mzdové účetní řeší náhradu mzdy za státní svátek, který připadá na pracovní den. Zaměstnavatel přitom vnitřními směrnicemi upravuje, zda se hodiny za svátek proplácí hodinovou mzdou (tj. svátek se bere jako odpracovaný den), nebo náhradou mzdy (hodiny z měsíčního fondu odečte a spočítá pro ně náhradu mzdy za svátek).

Překážka v práci – náhrada mzdy

I překážka na straně zaměstnavatele nebo zaměstnance je důvod pro náhradu mzdy zaměstnanci.

Příkladem mohou být poruchy výroby, výpadek dodávky potřebných součástek či surovin nebo nezajištění pracovních podmínek (překážky na straně zaměstnavatele). Ale také třeba to, že je zaměstnanec členem volební komise nebo dárcem krve (překážky na straně zaměstnance).

V každém případě zaměstnavatel vyplácí náhradu mzdy za hodiny, kdy kvůli překážkám nemohl zaměstnanec vykonávat práci (a za normálních okolností by pracoval). Pokud má tedy běžnou pracovní dobu od 8 do 16 hodin a ve volební místnosti je do 23 hodin, náhrada mzdy mu náleží pouze za čas tam strávený do 16 hodin.

Jak na výpočet náhrady mzdy v účetním programu Money S3

Pokud vaše firma používá účetní program Money S3, můžete jej rozšířit o modul Mzdy a personalistika. Vašim účetním usnadní přípravu podkladů pro mzdy, ale také evidenci pojištění, odpočty splátkových srážek nebo třeba právě výpočet náhrady mzdy.

Všechny údaje program kontroluje a pracuje s aktuální výší průměrné hrubé mzdy nebo dalších klíčových údajů. Nehrozí tedy, že byste při výpočtu udělali chybu.