Mzdový list zaměstnance: co musí obsahovat + vzor ke stažení

Co je to mzdový list

Mzdový list je dokument, který musí vést každý zaměstnavatel pro každého svého zaměstnance ve všech případech příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů (včetně těch, které jsou od daně osvobozené). To znamená pro všechny zaměstnance, kteří mají například

• příjmy ze současného nebo dřívějšího pracovněprávního, služebního nebo členského poměru,
• příjmy za práci člena družstva, společníka společnosti s ručením omezeným nebo komanditisty komanditní společnosti,
• odměny jako členové orgánu právnické osoby nebo likvidátoři,
• odměny jako žáci a studenti v době praktického výcviku.

S pojmem mzdový list pracuje kromě zákona o daních z příjmů také zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a zákon o účetnictví.

Náležitosti mzdového listu

K povinným náležitostem mzdového listu se vyjadřuje pouze zákon o daních z příjmů, který stanovuje, že musíte uvést

• jméno, příjmení a rodné příjmení zaměstnance,
• rodné číslo (v případě cizinců datum narození),
• bydliště,
• jméno a rodné číslo osob, na které poplatník uplatňuje slevu na dani (manžel/manželka) nebo daňové zvýhodnění (děti),
• den nástupu do zaměstnání.

Každý měsíc je pak zaměstnavatel povinen do mzdového listu evidovat:

• úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích (patří sem i příspěvek na stravenky, příspěvek na penzijní pojištění atp.),
• částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd,
• základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
• vypočtenou zálohu na daň nebo daň sraženou podle zvláštní sazby,
• měsíční slevu na dani a výši měsíčního daňového zvýhodnění,
• skutečně sraženou zálohu na daň.

Součástí mzdového listu jsou dále údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtováním záloh za předchozí rok a součet všech údajů za zdaňovací období.

Na mzdovém listě je nutné uvádět též částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění. Uvádí se částky za zaměstnance (poplatníka) i zaměstnavatele (plátce).

Na co si dát pozor + vzor mzdového listu ke stažení

Vedení mzdového listu bývá komplikované, protože se rovněž vztahuje na již ukončené pracovní vztahy (například peněžité plnění v souvislosti s konkurenční doložkou poskytované po skončení pracovního poměru) a na odměny vyplácené nepeněžní formou v naturáliích (typicky interní rekvalifikační školení).

Na mzdový list se však zároveň neuvádí příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů. Jde například o:

• náhrady cestovních výdajů poskytované dle zákoníku práce ve výši stanovené pro zaměstnance státní správy a hodnota bezplatného stravování poskytnutá zaměstnavatelem na pracovních cestách,
• hodnota osobních ochranných, pracovních, mycích, čisticích a desinfekčních prostředků poskytovaných dle zákoníku práce,
• náklady na udržování osobních a ochranných pracovních prostředků,
• hodnota poskytovaných stejnokrojů a pracovního oblečení, určeného pro výkon práce, včetně příspěvku na jejich udržování,
• náklady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce.

Pro inspiraci si můžete stáhnout vzor mzdového listu, který všechny povinné i obvyklé položky obsahuje. Přesto doporučujeme vést mzdové listy ve specializovaném mzdovém softwaru, kde je to mnohem pohodlnější – systém vás při vyplňování intuitivně navádí a v rámci možností kontroluje výpočty. Pro začátek můžete využít například bezplatný program Money S3 Start.

Další evidence ve mzdovém listě

Ačkoliv to zákon nepřikazuje, je vhodné do mzdového listu uvádět také evidenci o důchodovém a nemocenském pojištění zaměstnanců, ať nemusíte vést ještě další evidenci bokem. Opět platí, že mzdový software vás k tomuto navádí automaticky a tím vám usnadňuje práci.

Mzdové listy je po skončení vztahu se zaměstnancem nutné archivovat. Jelikož jsou v nich obsažené údaje potřebné pro účely důchodového pojištění, musíte je zaměstnancům archivovat 45 následujících let od roku, kdy jste provedli poslední záznam. Výjimkou jsou zaměstnanci pobírající starobní důchod, u těch stačí mzdové listy archivovat 10 let. Tyto povinnosti vymezuje zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Evidence osobních údajů ve mzdovém listě podléhá také GDPR. Jelikož však jako zaměstnavatel osobní údaje zaměstnanců ve mzdových listech zpracováváte se zřejmým účelem – splnění požadavků legislativy – je z tohoto pohledu vše v pořádku. Musíte jen zajistit taková technická a organizační opatření, aby byly osobní údaje dostatečně zabezpečeny před případným zneužitím.

Možnosti zpracování mzdového listu

Zákon nestanovuje formu mzdového listu, proto ho jako menší podnikatelé můžete vést například v tabulkovém procesoru i na papíře. Vedení mzdových listů je však v takovém případě nepraktické, náročné na počítání a zvyšuje riziko chyby ve výpočtech.

Doporučujeme proto mzdové listy evidovat v softwaru, který je na zpracování mezd specializovaný. Usnadní vám spoustu práce. Obecně je pak nejlepší, když tuto náročnou agendu svěříte profesionální(mu) účetní(mu).