Co je daňová evidence

Daňová evidence je způsob, kterým podnikatel dokládá úřadům svou ekonomickou aktivitu. Především vám ale slouží ke spočítání, jak vysokou daň z příjmů budete státu odvádět.

Na začátek dodejme, že jako podnikatelé máte několik možností:

• vést daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví), pokud jste OSVČ, nemáte povinnost vést účetnictví a neuplatňujete paušální výdaje,
• vést účetnictví (dříve podvojné účetnictví), pokud jste právnická osoba, případně pokud jako OSVČ máte příjmy nad 25 milionů korun nebo chcete vést účetnictví dobrovolně,
• nevést nic a uplatňovat výdaje procentem (tzv. paušální výdaje), pokud jste OSVČ s příjmy do 2 milionů korun.

Kdykoliv se můžete rozhodnout pro přechod z daňové evidence na účetnictví nebo paušál.

Při vedení daňové evidence zaznamenáváte:

• příjmy a výdaje,
• obchodní majetek,
• závazky a pohledávky.

Vedení daňové evidence v Excelu nebo programu

Vedení daňové evidence je jednodušší než vedení účetnictví a podnikatelé jej obvykle zvládnou sami. Zákon o dani z příjmů nestanovuje, jak přesně má daňová evidence vypadat. Malým podnikatelům stačí jednoduchá tabulka v Excelu, do které uvádí potřebné údaje.

Vyplatí se ale mít na daňovou evidenci program. Nemusíte vytvářet své tabulky a máte jistotu, že budete mít zaznamenané vše potřebné.

Vedení daňové evidence – vzor

Základem daňové evidence je deník příjmů a výdajů. Doporučujeme mít v evidenci tyto položky v jednotlivých sloupcích:

• Datum příjmu nebo výdaje, tedy kdy jste peníze dostali či vydali v hotovosti nebo na účet. Důležité je datum úhrady, tedy ne odeslání či přijetí faktury nebo datum splatnosti.
• Číslo dokladu, případně jeho další označení, používá se například: PPD pro příjmový pokladní doklad, VPD pro výdajový pokladní doklad, FP pro přijatou fakturu, FV pro vydanou fakturu, ID pro interní doklad.
• Popis transakce, který slouží pro váš přehled a upřesňuje, o jaký příjem či výdaj šlo.
• Výše příjmu či výdaje, tedy částka, kterou jste dostali či zaplatili. Rozdělují se na daňové a nedaňové:
  • mezi daňové příjmy patří například prodej zboží a služeb, prodej majetku ale už ne osobní vklady do podnikání nebo přijatý úvěr,
  • mezi daňové výdaje patří nákup materiálu a zboží, mzdy a odvody na zaměstnance, provozní náklady, ale ne daně nebo výdaje na osobní spotřebu.
• Přijaté a zaplacené DPH, pokud jste plátce. Údaje poslouží pro vyplnění přiznání k DPH, kontrolního a souhrnného hlášení.

Tabulka pro evidenci příjmů a výdajů pak vypadá třeba takto:

>> TIP: Každou transakci zapíšete na nový řádek. Pro jeden účetní rok budete mít jednu tabulku. Nastavte si automatické sčítání položek a odečtením výdajů od příjmů vypočítejte daňový základ. Daňová evidence pro plátce a neplátce DPH se bude lišit tím, že plátci u všech příjmů a výdajů navíc evidují i přijaté a zaplacené DPH.

Ke všem příjmům a výdajům si archivujte doklady – účtenky, faktury a další.

Evidence majetku, pohledávek a závazků

Kromě příjmů a výdajů v daňové evidenci zaznamenávejte i dlouhodobý hmotný majetek, který musíte odepisovat.

Třetí tabulka, kterou v daňové evidenci vedete, slouží k zapisování pohledávek a závazků. Tedy co vám kdo dluží nebo komu za co musíte zaplatit vy. Pohledávka tak může být zatím nezaplacená faktura, kterou jste vystavili za své zboží nebo služby. Závazek je například pravidelná platba za nájem, kterou jste daný měsíc ještě neuhradili.

Daňová evidence – příklady

Nyní se podíváme na pár příkladů, které vás při vedení daňové evidence mohou potkat a podnikatelé v nich občas tápou:

Vyřazení majetku v daňové evidenci

Při vedení dlouhodobého obchodního majetku v daňové evidenci čas od času dochází k tomu, že jej potřebujete z evidence vyřadit. Například ho prodáte, zlikvidujete nebo převedete k osobnímu používání.

Vyřazení majetku můžete provést kdykoliv tak, že v daňové evidenci uvedete den vyřazení. Tím ho naposledy uvedete v evidenci a dále už se v ní neobjevuje.

Pokud to uděláte v průběhu zdaňovacího období, do daňových výdajů si zahrnete polovinu ročního daňového odpisu a snížíte si o něj základ daně. Vyřazením majetku k 31. 12. získáte nárok na uplatnění celého ročního odpisu. Vyplatí se tedy odpisovaný majetek z evidence vyřadit až na konci roku.

Prodej neodepsaného auta v daňové evidenci

Majetek můžete z evidence vyřadit prodejem. Příjem pak musíte zdanit. Výše daně z příjmů se odvíjí od toho, jestli jste majetek v daňové evidenci zcela odepsali, nebo ještě ne.

Například máte služební automobil s pořizovací cenou 500 000 Kč. Podle zákona jej odepisujete šest let. Pokud se rozhodnete auto prodat dříve, než jej odepíšete, zůstatková cena se stane daňovým výdajem a sníží tím základ daně. Když vůz prodáte až po šesti letech, žádné výdaje nezapočítáváte – ty už jsou vyřešené pomocí odpisů.

Odpisy majetku v daňové evidenci

Daňový odpis vyjadřuje míru opotřebení dlouhodobého majetku v čase a snižuje základ daně z příjmů. Výpočet odpisů se řídí zákonem o daních z příjmů a spolu s majetkem je zaznamenáváte v daňové evidenci. Souhrn odpisů za zdaňovací období pak uvedete do daňového přiznání.

Odpis pohledávky v daňové evidenci

K odpisu neuhrazené pohledávky dochází při

• ukončení nebo přerušení podnikání,
• přechodu na uplatňování výdajů paušálem
• nebo při přechodu na účetnictví.

Tehdy musíte o jejich hodnotu zvýšit základ daně z příjmů.

Pokud k žádné výše zmíněné situaci nedochází, je vhodné pohledávky v evidenci ponechat a neodpisovat, aby vám nezvyšovaly daně.

Faktury z minulého roku v daňové evidenci

Pokud vydáte fakturu v prosinci a zákazník vám ji zaplatí až v lednu, podnikatelé občas váhají, do kterého zúčtovacího období mají fakturu uvést.

Při vedení daňové evidence rozhoduje datum úhrady peněz, ne datum vydání faktury. Takže v tomto případě příjem uvedete až do ledna, kdy vám zákazník zaplatil.