Co je to peněžní deník a jak ho vyplnit

Do peněžního deníku zaznamenáte příjmy a výdaje

Peněžnímu deníku se někdy říká „evidence příjmů a výdajů“. Je jednou z knih daňové evidence. Do peněžního deníku se zapisují veškeré finanční pohyby související s podnikatelskou činností.

TIP: Přečtěte si, jak vést evidenci příjmů a výdajů.

Jedná se o bankovní i hotovostní transakce, mezi něž patří:

• příjmové doklady z pokladny,
• přijaté a vydané faktury,
• interní doklady
• nebo výpisy z bankovního účtu.

Deník vedete po účetních obdobích. Je důležité, abyste v něm rozlišovali položky, které ovlivňují základ daně. Ty se někdy nazývají jako „příjmy a výdaje daňově účinné“. Na ně potřebujete patřičný doklad (například vystavenou fakturu).

Tyto doklady musíte archivovat. Pokud nejste plátce DPH, tak 3 roky, plátci DPH 10 let.

Kdy stačí peněžní deník a kdy musíte vést účetnictví

Peněžní deník je součástí povinné daňové evidence, které se dříve se říkalo „jednoduché účetnictví“. Týká se především OSVČ s ročním obratem pod 25 milionů Kč. Pokud máte vyšší obrat, jste registrováni v obchodním rejstříku, případně máte s.r.o. nebo a.s., musíte podle zákona vést účetnictví.

Pokud si jako OSVČ vedete výdaje paušálem, tak si je do evidence zaznamenávat nemusíte. V takovém případě stačí přehled o příjmech, které ovlivňují výpočet daně.

Co vyplníte do peněžního deníku

Peněžní deník se skládá ze záznamů o jednotlivých transakcích. Každý záznam by měl mít:

• datum,
• číslo dokladu,
• popis transakce (nákup zboží, vklad tržby na účet, úhrada faktury atp.),
• označení, zdali jde o příjem či výdaj,
• označení, jestli jde o daňový nebo nedaňový příjem/výdaj,
• a výši dané transakce.

Pokud jste plátce DPH, uveďte také záznam o přijaté a zaplacené DPH.

Jednotlivé záznamy můžete dále upřesnit a rozdělit detailněji pomocí zkratek. V praxi se používá například:

• PPD – příjmový pokladní doklad,
• VPD – výdajový pokladní doklad,
• FP – přijatá faktura,
• FV – vydaná faktura,
• ID – interní doklady

Jakou má mít peněžní deník formu

Zákon nepředepisuje, jakou má mít daňová evidence formu. Peněžní deník tak můžete vést v papírové formě, pokud máte opravdu malé množství příjmů a výdajů. Když máte více záznamů, doporučujeme použít tabulkový procesor (Excel, Calc nebo Google Sheets) nebo účetní software.

Vyzkoušejte si účetní
program Money S3

Zdarma se všemi funkcemi

Vyzkoušet zdarma

Peněžní deník pro neplátce DPH

Jako neplátci zapisujete příjmy či výdaje do peněžního deníku s tím datem, kdy k nim reálně došlo. Pokud vystavíte fakturu 1. září a klient ji uhradí 14. září, do peněžního deníku uděláte zápis s datem 14. září.

Pokud jste plátci DPH, detailnější informace najdete v článku o vedení daňové evidence.

Peněžní deník si snadno vyplníte i v účetním softwaru

Daňovou evidenci včetně peněžního deníku, knihy pohledávek a závazků a evidence majetku lze pohodlně vést i v účetním softwaru. Největší výhodou je, že program za vás kontroluje správnost údajů a vygeneruje vám podklady k daňovému přiznání.

Účetní programy jako Money S3 navíc dokáží pokrýt další firemní administrativu:

• software pro skladové hospodářství,
• knihu jízd,
• software na mzdy a personalistiku,
• software na evidenci kontaktů – adresář,
• program na evidenci majetku,
• a mnoho dalších funkcí.

Vše máte pohodlně na jednom místě v jedné aplikaci.

Peněžní deník: vzor

Výše v článku jste už viděli příklad, jak může vypadat peněžní deník v Excelu. Takto vypadá vzor peněžního deníku z účetního programu, konkrétně z Money S3.

Peněžní deník pro vedení jednoduchého účetnictví

V tomto případě je důležité stanovit, co přesně myslíte jednoduchým účetnictvím. Tento pojem je od roku 2003 zrušený a nahradil ho termín daňová evidence. Pokud vedete právě daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví), platí pro vás všechny informace z článku.

Zároveň je důležité upozornit, že pojem jednoduché účetnictví má od roku 2021 novou náplň. Označuje formu evidence, kterou využívají:

• spolky,
• odborové organizace,
• organizace zaměstnavatelů,
• církve,
• honební společenstva atd.

Peněžní deník: Excel vs. účetní program

V tabulce najdete srovnání mezi Excelem a účetním programem, který umožňuje vedení peněžního deníku.

Vedení peněžního deníku v Excelu je vhodné pro ty, kteří s ním zvládnou pracovat na pokročilejší úrovni a zároveň se vyznají v daňové evidenci. Tvorba peněžního deníku v účetním programu tolik znalostí nevyžaduje, protože vyplňujete předpřipravené šablony.