Jednoduché účetnictví vs. daňová evidence: jak se liší a jak je vést + vzor

Co je jednoduché účetnictví

Jednoduché účetnictví výrazně snižuje vaše povinnosti v porovnání s běžným (dříve podvojným) účetnictvím. Stačí vést tyto účetní knihy:

• peněžní deník,
• knihu pohledávek a knihu závazků,
• pomocné knihy o ostatních složkách majetku (například knihu zásob, knihu dlouhodobého majetku nebo mzdovou agendu – záleží na tom, jestli spravujete majetek nebo máte zaměstnance).

S jednoduchým účetnictvím je spojená ještě další povinnost. Do 6 měsíců od skončení účetního roku musíte rejstříkovému soudu poslat přehled o majetku a závazcích. Účetní rok se přitom shoduje s rokem kalendářním.

Přehled pošlete prostřednictvím:

• datové schránky na adresu příslušného rejstříkového soudu,
• e-mailu s elektronickým podpisem na elektronickou adresu soudu,
• online podáním do sbírky listin na webu or.justice.cz,
• nebo pomocí webové aplikace ePodatelna na webu justice.cz.

Kromě přehledu o majetku a závazcích musíte sestavit také přehled o příjmech a výdajích. Nemáte ale povinnost ho zveřejňovat.

Kdo může vést jednoduché účetnictví

V současnosti je jednoduché účetnictví určené pro spolky a pro:

• odborové organizace,
• organizace zaměstnavatelů,
• církve a náboženské spolky
• a pro honební společenstva.

Zároveň musí tyto organizace splnit ještě další podmínky. Konkrétně:

• nejsou plátci DPH,
• jejich příjmy za poslední uzavřené období nepřesáhly 3 000 000 Kč,
• hodnota jejich majetku nepřesahuje 3 000 000 Kč.

A co když spolek teprve zakládáte?

V takovém případě je důležité, jestli můžete důvodně předpokládat, že k rozvahovému dni prvního účetního období uvedené podmínky splníte. Pokud je to nepravděpodobné, jednoduché účetnictví vést nemůžete. Stejně jako když zmíněné podmínky splňovat přestanete.

V praxi se s jednoduchým účetnictvím setkáte zejména v neziskových organizacích. Takovou organizací je například Portus Praha. Poskytuje sociální služby dospělým lidem s mentálním postižením.

„Od té doby, co účtujeme v Money S3, jsme finance začali řídit víc cíleně. Předtím jsme výsledky sledovali se zpožděním kvůli prodlevě mezi zaúčtováním. Teď máme v systému vždy aktuální čísla a místo zdlouhavé administrativy konečně více času věnujeme klientům,“ líčí hlavní přínosy Money S3 Gabriela Štěpánková, ředitelka neziskové organizace Portus Praha.

Přečtěte si celý příběh organizace Portus Praha.

Jak se liší jednoduché účetnictví od daňové evidence a podvojného účetnictví

Pokud podmínky pro vedení jednoduchého účetnictví nesplňujete, máte na výběr ze dvou dalších variant evidence příjmů, výdajů a firemního majetku:

• vedení daňové evidence,
• či podvojné účetnictví.

Při vedení daňové evidence zaznamenáváte:

• příjmy a výdaje,
• obchodní majetek,
• závazky a pohledávky.

Díky tomu máte přehled o svém podnikání a zároveň získáte přesné podklady pro daňové přiznání. Vést ji mohou ale pouze OSVČ, které mají roční obrat do 25 000 000 Kč.

Když tento limit překročíte, musíte vést podvojné účetnictví. Tuto povinnost mají také:

• právnické osoby
• soukromé osoby zapsané v obchodním rejstříku,
• svěřenské a investiční fondy,
• družstva,
• společenství vlastníků bytových jednotek
• nebo organizační složky státu – tedy obce, kraje nebo třeba vysoké školy.

U podvojného účetnictví musíte spravovat dva účty: „má dáti“ a „dal“. Každá položka na jednom účtu je přitom spárovaná s položkou na druhém účtu.

Zároveň musíte zaznamenávat i další údaje – například výsledek hospodaření.

Oproti jednoduchému účetnictví a daňové evidenci musíte u toho podvojného také sestavit a zveřejnit účetní závěrku, která obsahuje také:

• rozvahu,
• výsledovku,
• cash flow
• a další dokumenty.

Hlavní rozdíly mezi jednoduchým účetnictvím, daňovou evidencí a podvojným účetnictvím
	jednoduché účetnictví	daňová evidence	podvojné účetnictví
kdo ho vede	spolky odborové organizace organizace zaměstnavatelů církve a náboženské spolky honební společenstva	OSVČ – fyzické osoby	OSVČ – fyzické osoby právnické osoby soukromé osoby zapsané v obchodním rejstříku svěřenské a investiční fondy družstva a SVJ organizační složky státu
podmínky pro vedení	spolek či organizace není plátcem DPH příjmy za poslední uzavřené období nepřesáhly 3 000 000 Kč hodnota majetku nepřesahuje 3 000 000 Kč	obrat do 25 000 000 Kč za rok	OSVČ musí vést podvojné účetnictví, jen když jejich obrat přesáhne 25 000 000 Kč ročně
co je třeba vést	peněžní deník knihu pohledávek a knihu závazků pomocné knihy o ostatních složkách majetku po skončení účetního roku je třeba podat přehled o majetku a závazcích	deník příjmů a výdajů evidenci obchodního majetku evidenci závazků a pohledávek	účetní deník, hlavní knihu knihu analytických účtů knihu podrozvahových účtů na konci účetního období je třeba sestavit účetní závěrku
základní poznávací znamení	vedení pouze základních účetních knih	uplatňování reálných výdajů (nikoliv výdajového paušálu nebo využití paušální daně)	podvojný zápis položek – na účty Má dáti a Dal

Jak vést jednoduché účetnictví

Při vedení podvojného účetnictví se neobejdete bez účetního programu pro podvojné účetnictví. A podobná je situace také u daňové evidence. Teoreticky si sice vystačíte i s excelovými tabulkami, program na daňovou evidenci vám ale práci výrazně zrychlí a usnadní.

Řadu úkonů totiž zautomatizuje, a zjednoduší vám tak mimo jiné:

• vedení peněžního deníku,
• evidenci majetku,
• fakturaci
• nebo tvorbu výkazů pro úřady.

Také jednoduché účetnictví můžete vést i v Excelu. Musíte si ale vytvořit několik tabulek pro:

• peněžní deník,
• knihu pohledávek,
• knihu závazků
• a další dokumenty, které potřebujete vést.

Jednotlivé údaje do nich ručně zapisujete. Vždy je přitom musíte důkladně zkontrolovat, abyste se vyhnuli chybám a překlepům.

Mnohem snadnější způsob, jak vést jednoduché účetnictví, je sáhnout po účetním programu s modulem pro daňovou evidenci nebo podvojné účetnictví. V nich můžete vést i účetnictví jednoduché.

Díky automatizaci za vás systém předvyplní například údaje v peněžním deníku. Zároveň zkontroluje, že na dokladech nic nechybí a že jsou v pořádku. Díky tomu vám výrazně usnadní a zrychlí práci.

A navíc se vyhnete papírování, protože veškeré doklady evidujete elektronicky.

Jednoduché účetnictví – vzor

Základem jednoduchého účetnictví je peněžní deník, ve kterém zaznamenáváte jednotlivé transakce. Musí obsahovat sloupce pro:

• datum transakce;
• číslo dokladu;
• popis transakce;
• označení, jestli jde o příjem nebo výdaj;
• a výši transakce.

V praxi vypadá takto:

Datum	Číslo dokladu	Popis transakce	Příjmy	Výdaje
1. 10. 2024	BU1	Příspěvky	7 500 Kč
15. 10. 2024	FP1	Úhrada faktury		3 000 Kč
22. 10. 2024	BU2	Prodej produktů	4 225 Kč
25. 10. 2024	FP1	Úhrada faktury		2 000 Kč
1. 11. 2024	BU3	Příspěvky	7 500 Kč
Celkem			19 225 Kč	5 000 Kč

Podobným způsobem připravíte také knihu pohledávek a závazků. Musíte ale vytvořit jednu tabulku pro knihu pohledávek a další pro knihu závazků.

Kniha pohledávek pak vypadá následovně:

Datum	Číslo dokladu	Popis – dlužník	Předmět fakturace	Částka	Datum splatnosti	Datum úhrady
1. 10. 2024	FV1	Člen AB	členské poplatky	500 Kč	15. 9. 2024	8. 10. 2024
15. 10. 2024	FV2	Společnost CD	odběr zboží	4 300 Kč	30. 9. 2024	29. 10. 2024
1. 11. 2024	FV3	Člen EF	členské poplatky	500 Kč	15. 10. 2024

Myslete přitom na to, že musíte zaznamenat nejen dluhy, ale také jejich splacení. Analogicky pak postupujete i u knihy závazků.

Účetní systém přitom dokáže splacení pohledávek a závazků pohlídat za vás – stačí ho spárovat s internetovým bankovnictvím. Jakmile dlužník fakturu uhradí, propíše se to i do účetnictví.

Vyzkoušejte to sami a stáhněte si Money S3 zdarma. Program ve verzi Start můžete používat po neomezeně dlouhou dobu, limitovaní jste pouze počtem vystavených dokladů.