Money S3 nám ušetřilo 40 hodin týdně, říká ředitelka organizace Portus Praha

Nezisková organizace Portus Praha z.ú. od roku 2000 poskytuje sociální služby dospělým lidem s mentálním postižení. „Naším cílem je pomoci handicapovaným lidem se začleněním do běžného života mimo velké ústavy,” vysvětluje Gabriela Štěpánková, ředitelka neziskové organizace Portus Praha.V současné době zaměstnává 28 zaměstnanců. Od začátku svého působení se významně rozrostla a rozšířila své aktivity, kterými financuje například opravy budov chráněného bydlení nebo pořízení nového vybavení (nábytku do společenské místnosti či vozů pro odborné asistenty).

V obci Slapy nad Vltavou provozuje Portus Praha z.ú. sociálně terapeutickou dílnu a dvě chráněná bydlení s celoročním provozem. První chráněné bydlení je určeno pro klienty s těžším postižením, kteří vyžadují nonstop péči odborného asistenta, zatímco druhé obývají samostatnější klienti s denní asistencí. Pobyt v chráněných garsoniérách je pro ně jen přechodnou fází a očekává se, že se s podporou terénního asistenta časem osamostatní – najdou si vlastní byt i práci.

Významnou část příjmů neziskové organizace tvoří výtěžky z benefičních akcí – festivalů, koncertů, trhů nebo sbírek. Mezi nejznámější patří každoroční benefiční sbírka AKCE CIHLA, která se z Prahy rozšířila do velkých měst v ČR. I díky více než 40 milionům korun vybraných prostřednictvím této akce dnes mohou lidé s mentálním postižením žít v důstojném a moderním prostředí.

Od roku 2000 se prodalo více než 300 000 cihel pomalovaných balakrylem. Ty nacházejí další využití v neziskových organizacích, školách i skautských oddílech při stavbách sociálních i veřejných objektů.

Rozvoj aktivit v roce 2014 byl hlavním impulsem, proč se o Money S3 začali v neziskové organizaci zajímat. Viděli v něm velký potenciál a spoustu využití do budoucích let.Že s výběrem systému nešlápli vedle, se potvrdilo hlavně při založení sociálního podniku Dobroty s příběhem v Davli, který má právní formu společnosti s ručením omezeným a je propojený s mateřskou organizací Portus Praha z.ú. Původně v sociálně terapeutické dílně na Slapech začali experimentovat s nakládanými dobrotami a později celou výrobu přesunuli do Davle, kde k dnešnímu dni zaměstnávají 11 zaměstnanců s mentálním postižením.

„Potřebovali jsme vyřešit, jak mít kontrolu nad financováním a přístup ke všem datům na jednom místě,” líčí ředitelka Gabriela Štěpánková z neziskové organizace Portus Praha.

Od roku 2000 se prodalo více než 300 000 cihel pomalovaných balakrylem. Ty nacházejí další využití v neziskových organizacích, školách i skautských oddílech při stavbách sociálních i veřejných objektů.

„Money teď používáme na vlastním serveru a připojujeme se pomocí vzdálené plochy i z jiných míst než z kanceláře. Díky tomu už nemusíme pendlovat mezi dvěma středisky jen proto, abychom si předali doklady a zadali je podruhé do systému ručně,“ popisuje aktuální stav.

„Od té doby, co účtujeme v Money S3, jsme finance začali řídit víc cíleně. Předtím jsme výsledky sledovali se zpožděním kvůli prodlevě mezi zaúčtováním. Teď máme v systému vždy aktuální čísla a místo zdlouhavé administrativy konečně více času věnujeme klientům,“ líčí hlavní přínosy.

Před zavedením Money S3 strávil finanční ředitel administrativou až polovinu své pracovní doby. S účetnictvím mu vypomáhala i asistentka. Dnes finanční ředitel pracuje jen na zkrácený úvazek a jeho asistentka se místo přepisování účetních dat věnuje rozvoji dalších aktivit. „Ušetřili jsme tím až 40 hodin týdně,“ kalkuluje ředitelka.

Zákaznickou podporu a přístup Money hodnotí pozitivně. „Pokud narazíme na zádrhel, který potřebujeme ihned vyřešit, na telefonu nám vždy rychle a ochotně poradí. Od Money máme velkou podporu jak v oblasti optimalizace a automatizace procesů, tak i při zaškolování a implementaci nových modulů,“ hodnotí ředitelka.

Pro neziskové organizace je typické, že se část jejich provozu financuje z dotací, které podléhají přísnému vykazování. Musejí ukočírovat projektové rozpočty a dohlížet na jejich správné čerpání.

„Peníze z dotací jsou pro naše fungování extrémně důležité,” sděluje ředitelka a dodává: „Často pracujeme s výkazy a reporty. Zakázky vyúčtováváme na jednotlivé projekty samostatně, protože u darů, grantů a dotací se bez toho neobejdeme. Rozdělujeme třeba mzdy na jednotlivé projekty, abychom věděli, kolik jsme už vyčerpali a kolik ještě zbývá. V Money je to přehledné a snadné.“

Money S3 v Portusu Praha usnadňuje práci při řízení různorodých aktivit a sledování rozpočtů.

„Zpravidla vykazujeme, jak se naší organizaci dařilo za dva až tři roky zpětně. Kromě toho máme transparentní účetnictví a musíme ho mít vždy připravené k náhledu,“ popisuje.

„Jsme moc rádi, že je firma Solitea naším dlouholetým partnerem. Při výběru poskytovatele účetního systému byla naší první volbou a po více než sedmi letech jsme s Money velmi spokojení, protože skvěle reaguje na všechny naše rozvíjející se aktivity,“ hodnotí vývoj spolupráce ředitelka Gabriela Štěpánková.

V Portusu se také už nyní těší na některé připravované funkce Money. „Propojení s CRM systémem Microsoft Dynamics by pro nás do budoucna bylo hodně zajímavé, stejně jako možnost provozovat Money v cloudu, která už se připravuje. Připojení přes vzdálenou plochu je sice funkční řešení, ale ne tak rychlé jako cloudová služba. Prý budeme první, kdo se o nové verzi v cloudu dozví,“ směje se.

Nyní se v Portus Praha plánují vrhnout do žádostí o řádově vyšší dotace a granty než doposud. Peníze z nich použijí na výstavbu dalších chráněných bydlení. Ta současná už totiž mají plné kapacity.

„Bez přesného a jednoduchého účetního systému, se kterým umí pracovat všichni zaměstnanci, bychom se při dotačních programech neobešli,“ uzavírá Gabriela Štěpánková.