Proč a kdy evidovat majetek podniku

Díky evidenci majetku mají firmy a podnikatelé přehled o tom, co všechno a v jaké hodnotě vlastní. Takže například vždy ví, kolik mají zásob nebo techniky.

Zároveň však evidenci majetku firmám nařizuje zákon. Musí ji vést všichni podnikatelé, kteří vedou účetnictví, nebo daňovou evidenci. Majetek nemusí evidovat pouze živnostníci, kteří uplatňují paušální výdaje, nebo využívají režim paušální daně. Těm stačí evidovat faktury.

Majetek musíte evidovat od chvíle, kdy začnete vést účetnictví, nebo daňovou evidenci.

Co patří do majetku podniku

Do majetku podniku spadá veškerý majetek, který:

• podnikatel vlastní a využívá pro svou podnikatelskou činnost (v případě OSVČ),
• nebo veškerý majetek firmy (u právnických osob).

Majetek setrvává ve firmě různě dlouhou dobu. Například na počítači pracujete klidně roky, zatímco zboží chcete ideálně co nejrychleji prodat. Majetek se proto v účetnictví dělí na dlouhodobý a krátkodobý (oběžný).

Správná definice dlouhodobého majetku je důležitá zejména kvůli účetním odpisům. Dlouhodobý majetek si totiž můžete z daní odepisovat po dobu více let. Kromě toho slouží evidence majetku jako důkaz pro případnou finanční kontrolu, že jste skutečně pořídili majetek, který uvádíte v daňovém přiznání.

Dlouhodobý majetek se dělí na:

• hmotný,
• nehmotný
• a finanční.

Oběžný majetek se dělí na:

• zásoby,
• pohledávky
• a peněžní prostředky.

Dlouhodobý vs. krátkodobý majetek

Dlouhodobý majetek je z účetního pohledu ten, který podniku slouží na dobu delší než jeden rok a během užívání se nespotřebovává, ale opotřebovává. Oproti tomu oběžný majetek je majetek krátkodobé povahy, který firma používá po dobu kratší než jeden rok. Na rozdíl od dlouhodobého se neopotřebovává, ale spotřebovává.

Podle zákona o dani z příjmů se za dlouhodobý majetek považuje:

• hmotný majetek, jež budete používat déle než 1 rok
• a jeho pořizovací hodnota je vyšší než 80.000 Kč.

Podle účetních předpisů má dlouhodobý majetek tyto charakteristiky:

• minimální pořizovací cena dlouhodobého majetku stanovena není (účetní jednotka si ji určuje sama interní směrnicí)
• a do dlouhodobého majetku můžete zaúčtovat jak hmotný, tak i nehmotný majetek.

Do krátkodobého majetku neboli oběžných aktiv pak spadá veškerý další majetek, který nesplňuje uvedená kritéria.

Toto rozdělení je důležité zejména kvůli daňovým a účetním odpisům. Rozdíly mezi odpisy a praktické příklady rozebíráme v samostatném článku.

Hmotný, nehmotný a finanční majetek

Dlouhodobý hmotný majetek zahrnuje veškerý fyzicky existující majetek firmy. Spadají do něj:

• stavby,
• samostatné movité věci jako stroje, vybavení firmy, dopravní prostředky nebo inventář,
• pěstitelské celky jako ovocné stromy nebo vinice na souvislém pozemku,
• chovaná zvířata,
• pozemky
• nebo umělecká díla a sbírky.

Pokud vedete daňovou evidenci, stačí v ní evidovat právě pouze hmotný majetek. Nehmotný a finanční majetek evidovat nemusíte.

Dlouhodobý nehmotný majetek je selsky řečeno ten, na který si nemůžete sáhnout. Konkrétně:

• software,
• ocenitelná práva jako předměty průmyslového vlastnictví nebo výsledky duševní tvůrčí činnosti,
• goodwill,
• nehmotné výsledky výzkumu a vývoje
• nebo zřizovací výdaje spojené se založením firmy.

Dlouhodobý finanční majetek se týká pouze účetnictví a nejčastěji zahrnuje cenné papíry a podíly v sesterských nebo dceřiných firmách. Někdy se nazývá také jako investiční majetek.

Tip: Přečtěte si článek, jak správně zaúčtovat hmotný a nehmotný majetek.

Evidence majetku v účetním programu

Ať už vedete daňovou evidenci, nebo účetnictví, musíte majetek někde evidovat. Zákon přesnou podobu evidence majetku nedefinuje. Pouze určuje, že do evidence majetku musíte zahrnout:

• datum pořízení a začátek používání,
• vstupní cenu a výši odpisů
• a datum vyřazení majetku z evidence.

Nejčastěji firmy majetek evidují v excelových tabulkách, nebo využívají program na evidenci majetku, zejména účetní software.

Tip: Podrobnosti o tom, jak vést evidenci majetku, popisujeme v samostatném článku.

Účetní systém Money S3 má pro tyto účely modul Evidence majetku. Na jednom místě máte přehled nad veškerým majetkem i jeho pohyby – od elektroniky přes auta po budovy včetně údajů, jako je záruka, rozměry či aktuální umístění.

V evidenci také majetek přiřadíte ke konkrétním zaměstnancům a máte přehled, kdo ho v různých časových obdobích využíval.

V modulu zaznamenáte i odpisy a zhodnocení. Zvolíte si měsíční a roční odpisování a následně na základě toho hromadně vytvoříte účetní nebo daňové pohyby ke zvolenému datu. To vám při odpisování ušetří spoustu času a přepisování.

Evidenci majetku i další funkce Money S3 si vyzkoušíte zdarma ve verzi Start. V té můžete pracovat, dokud nevyčerpáte počet bezplatných záznamů. Zdarma máte např. 500 zápisů v účetním deníku. Pak se rozhodnete, zda přejdete na placenou verzi.