Návod: jaké jsou povinnosti účetní jednotky a účetní – co za vás pohlídá účetní program?

Povinnosti účetní

Povinnosti účetní se liší dle její role ve firmě. Například juniorní účetní či fakturantka má za úkol vystavovat faktury, odesílat je klientům a zpracovávat přijaté faktury, tedy zadávat je do účetního programu. Povinnosti specializovaných účetních jsou však mnohem širší.

Povinnosti mzdové účetní

Mzdová účetní většinou pracuje ve firmách s větším počtem zaměstnanců. Má na starosti veškerou mzdovou agendu.

Mezi typické povinnosti mzdové účetní patří následující úkony:

• Hlídá si, aby měla včas veškeré podklady ke mzdám (např. informace o docházce a odměnách).
• Zpracovává mzdy.
• Zajistí, aby každý zaměstnanec dostal výplatní pásku.
• Odesílá mzdy na účet tak, aby je zaměstnanci měli včas (obvykle 15. den v měsíci, ale v některých firmách je výplatní den i dříve).
• Řeší odvody povinných pojištění.
• Nové zaměstnance hlásí zdravotním pojišťovnám a správě sociálního zabezpečení.
• Hlídá změny v legislativě, které se týkají mzdové oblasti.
• Pokud si někteří zaměstnanci přivydělávají podnikáním, chystá jim Potvrzení o zdanitelných příjmech.
• Podepisuje se zaměstnanci tzv. růžové prohlášení.
• Zjišťuje, na jaké daňové slevy mají zaměstnanci nárok, zpracovává jim roční zúčtování daně a odesílá ho na finanční úřad.
• Počítá nárok na dovolenou (např. když zaměstnanec nastoupí v průběhu roku).
• Řeší agendu mateřských, rodičovských a otcovských dovolených zaměstnanců.
• Řeší nemocenské.
• Vyplácí cestovní náhrady.
• Archivuje mzdové doklady.

V některých firmách se mzdová účetní stará také o evidenci pracovních smluv a dohod.

S téměř celou agendou jí pomůže účetní program. Například v Money S3 zpracuje veškeré mzdy a spočítá i insolvenční srážky. Připraví v něm podklady pro úřady a zdravotní pojišťovny a rovnou z účetního programu je elektronicky odešle. Také v něm zaúčtuje mzdy, cestovní náhrady atd.

Povinnosti hlavní účetní

Hlavní účetní je označení pro vedoucí účetní, která zodpovídá za chod účetního oddělení. Vede tým účetních a fakturantů, rozděluje práci, hlídá projekty, odpovídá za správné účetnictví a také za dodržování zásad vedení účetnictví.

Mezi její povinnosti například patří:

• kontrola práce podřízených,
• komunikace s vedoucími ostatních oddělení,
• reporting pro vedení firmy,
• odpovědnost za sestavení účetní závěrky,
• hlídá legislativní změny s dopadem na účetnictví,
• řeší komplikované účetní případy,
• hlídá, aby firma pracovala s aktualizovaným systémem na podvojné účetnictví,
• je zapojená do výběru externích dodavatelů, např. daňového poradce, externích účetních.

Nejdůležitějším pracovním nástrojem hlavní účetní je program na podvojné účetnictví. V něm kontroluje práci kolegů či přímo sama některé záležitosti řeší.

Povinnosti účetní na konci roku

Na konci roku má účetní povinnost založit nový účetní rok v účetním programu. Například v Money S3 je to velmi snadné. Když máte zaplacenou službu Podpora a aktualizace, při aktualizaci si do programu stáhnete všechny nové sazby pojištění, minimální mzdy atd. Nemusíte je tedy hlídat a zadávat ručně, toto vše hlídají odborníci z Money S3.

Nový účetní rok převezme veškeré nastavení (např. účtová osnova, předkontace, číselné řady) z roku uplynulého, takže nezačínáte s nastavením od nuly. Počáteční stavy účtů si automaticky převedete z roku minulého.

Podívejte se, jak snadno založíte nový účetní rok.

Dále jde zejména o povinnosti spojené s účetní závěrkou. Ne vždy je ale účetní řeší na konci kalendářního roku. Některé firmy fungují v cyklu hospodářského roku – jeho začátek si zvolíte libovolně. Může například trvat od 1. 6. do 31. 5.

Účetní závěrka se skládá z následujících kroků:

1. Přecenění dokladů v cizí měně
2. Přecenění bankovních účtů a pokladen
3. Průběžný převod salda, stavu bankovních účtů a pokladen a DPH do nového roku
4. Kontrola hodnoty skladu
5. Kontrola účetnictví
6. Kontrola účtů pro převod v účtové osnově
7. Podání daňového přiznání
8. Zaúčtování daně
9. Uzavření roku

Přečtete si podrobnosti k jednotlivým krokům účetní závěrky.

Povinnosti účetní jednotky

Povinnosti se liší dle toho, do které kategorie účetních jednotek spadáte.

Povinnosti mikro účetní jednotky

Mikro účetní jednotky sestavují účetní závěrku ve zkráceném rozsahu. Naopak nemají povinnost zveřejňovat výsledovku (výkaz zisku a ztráty) a nesestavují přehled cash flow a přehled o změnách vlastního kapitálu.

Povinnosti malé účetní jednotky

U malých účetních jednotek rozlišujeme, jestli mají povinnost auditu účetní závěrky, nebo ne.

Audit provádí nezávislý auditor registrovaný v komoře auditorů. V průběhu auditu kontroluje, jestli ve svém účetnictví postupujete v souladu s platnými právními normami a předpisy. Následně vypracuje auditorskou zprávu.

Jestli se vás týká audit, poznáte dle následujících kritérií:

• aktiva v netto hodnotě (tedy celková aktiva po odečtení oprávek) vyšší než 40 milionů Kč,
• čistý roční obrat vyšší 80 milionů Kč,
• průměrný počet zaměstnanců vyšší než 50 zaměstnanců.

Pokud splňujete 2 z výše uvedených ukazatelů, máte povinnost zadávat audit. Akciové společnosti a svěřenecké fondy musí dělat audit při splnění alespoň jednoho z kritérií.

Jestliže vaše malá účetní jednotka nepodléhá auditu, sestavuje účetní závěrku pouze ve zkráceném rozsahu. Nemusí zveřejňovat výsledovku, ani přehled o cash flow a přehled o změnách vlastního kapitálu.

V případě, že musíte dělat audit, sestavujete účetní závěrku v plném rozsahu a připravujete výroční zprávu. Máte povinnost zveřejnit i zprávu od auditora.

TIP: Přečtěte si, jak se připravit na účetní audit.

Povinnosti střední účetní jednotky

Středních účetních jednotek se týkají tyto povinnosti:

• vždy podléhají povinnému auditu,
• sestavují účetní závěrku v plném rozsahu,
• sestavují přehled cash flow a přehled o změnách vlastního kapitálu,
• vydávají výroční zprávu.

Pokud máte menší či střední firmu, splnění všech účetních povinností vám usnadní oblíbený účetní systém Money S3. Stáhněte si bezplatnou verzi Start – najdete v ní všechny funkce. Program můžete zdarma používat, dokud nevyčerpáte počet bezplatných záznamů. Zdarma máte např. 500 zápisů v účetním deníku.

Povinnosti velké účetní jednotky

Největší firmy mají následující povinnosti:

• vždy podléhají povinnému auditu,
• sestavují účetní závěrku v plném rozsahu,
• sestavují přehled cash flow a přehled o změnách vlastního kapitálu,
• vydávají výroční zprávu.