Průvodce účetnictvím pro podnikatele: co byste měli vědět

Každý živnostník má na výběr ze čtyř způsobů hospodaření a evidence dokladů. Jsou to:

• paušální daň,
• danění výdajovým paušálem,
• daňová evidence
• a účetnictví (dříve podvojné účetnictví).

I když se některé z nich týkají primárně daní, všechny mají velký dopad na to, se kterými doklady pracujete. A kolik administrativy vás čeká.

Paušální daň

Nejjednodušší variantou je paušální daň. V tomto případě odvádíte státu každý měsíc stejnou částku, která zahrnuje:

• zdravotní pojištění,
• sociální pojištění
• a daň z příjmu.

Nic víc už neřešíte. Žádnou administrativu ani daňové přiznání. Musíte jen evidovat vydané faktury, abyste je mohli předložit při kontrole z finančního úřadu.

Výdajový paušál

Pokud využíváte výdajový paušál, musíte podávat přiznání k dani z příjmů a také přehled o příjmech a výdajích. V daňovém přiznání však neuplatňujete skutečné výdaje, ale paušální hodnotu, která se odvíjí od typu vaší živnosti.

Můžete si přitom odečíst 30–80 % z příjmů.

Také v tomto případě evidujete pouze vydané faktury. Vyplatí se ale sledovat i výdaje, abyste věděli, zda se vám výdajový paušál opravdu vyplatí.

Daňová evidence

Daňová evidence je nástupce dřívějšího jednoduchého účetnictví. Vyplatí se, když jsou vaše skutečné výdaje vyšší než příslušný paušál. Uplatňujete je totiž v daňovém přiznání.

Musíte ale evidovat:

• příjmy a výdaje,
• obchodní majetek,
• závazky a pohledávky.

Účetnictví

Zdaleka nejkomplexnější variantou je účetnictví. Kromě výše uvedených údajů v něm zaznamenáváte také výnosy a náklady, díky kterým získáte lepší obrázek o svém podnikání. A ověříte si, jestli je opravdu ziskové.

Musíte ale počítat s rozsáhlejší a složitější administrativou. Obvykle se proto neobejdete bez služeb profesionálního účetního. Ať už interního, nebo externího.

Dobrovolné vs. povinné vedení účetnictví

Účetnictví můžete vést dobrovolně na základě svého rozhodnutí, nebo povinně – pokud splníte předepsané podmínky.

Dobrovolně se k němu mohou přihlásit fyzické osoby, které mají obrat do 25 milionů za rok.

Povinné je pro fyzické osoby, které splní alespoň jednu z následujících podmínek:

• jsou zapsané v obchodním rejstříku;
• jsou společníky ve společnosti, kde některý ze společníků vede účetnictví;
• nebo kterým to ukládá zvláštní předpis.

Ovšem pozor, tyto podmínky se brzy změní. Podle chystané novely zákona o účetnictví, která má platit od 1. ledna 2025, bude účetnictví dobrovolné u všech fyzických osob bez ohledu na obrat.

Dál ale bude povinné pro právnické osoby. Tedy pro:

• akciové společnosti,
• společnosti s ručením omezeným,
• družstva
• a podobně.

Pamatujte přitom, že jakmile se stanete účetní jednotkou, musíte účetnictví vést nejméně 5 let.

Účetnictví u neplátců DPH

Jako neplátci DPH máte při vedení účetnictví méně povinností než plátci. Neřešíte totiž administrativu, která souvisí s daní z přidané hodnoty. Přesto musíte:

• evidovat příjmy a výdaje – všechny doklady je potřeba zaúčtovat;
• vést účetní deník, ve kterém jsou v chronologickém pořadí zapsané všechny účetní operace;
• sledovat stav a pohyb aktiv (majetku), pasiv (zdroje financování), nákladů, výnosů a výsledků hospodaření;
• podávat daňové přiznání a splnit další povinnosti, které máte i v případě daňové evidence.

Účetnictví u plátců DPH

U plátců DPH se ke zmíněným povinnostem přidávají ještě další – spojené s daní z přidané hodnoty. Musíte tedy:

• evidovat DPH na vstupu i na výstupu,
• pravidelně podávat přiznání k DPH,
• pravidelně podávat kontrolní hlášení.

Faktury navíc musí obsahovat vaše DIČ a další údaje týkající se DPH.

Základy účetnictví, které potřebujete znát

Abyste se v účetnictví lépe orientovali a zjistili, jestli pro vás má smysl, potřebujete znát základní principy. Tím hlavním je podvojné zapisování položek. Používají se v něm účty:

• Má dáti – to, co získáte (například nakoupený materiál nebo příjmový doklad za prodané zboží);
• Dal – to, co dáte vy (tedy platba za materiál nebo zboží, které jste prodali).

Každá položka na jednom účtu musí být spárovaná s položkou na účtu druhém.

Seznam všech účetních záznamů vedete pomocí účetního deníku. V něm u každé položky uvádíte:

• číslo účetního dokladu,
• slovní popis,
• částku,
• datum vyhotovení dokladu
• a čísla příslušných účtů Má dáti a Dal – v účetnictví má totiž každý účet svoje číslo, například účet mzdové náklady je 521 a tržby za zboží mají číslo 604.

Jakmile vedete účetnictví, stáváte se účetní jednotkou. Ty jsou:

• mikro,
• malé,
• střední,
• velké.

Vaše povinnosti se odvíjejí od toho, do které kategorie patříte.

Pokud budete vést účetnictví, setkáte se také s pojmem účetní období. Označuje vždy 12 po sobě jdoucích měsíců. Na jeho konci sestavujete účetní závěrku, která obsahuje minimálně:

• rozvahu,
• výkaz zisků a ztráty,
• přílohu.

Účetní období přitom může začínat (a končit) třeba uprostřed kalendářního roku. Startuje totiž měsícem, ve kterém začnete vést účetnictví.

Účetní knihy

V účetnictví potřebujete vést několik knih, do kterých zaznamenáváte účetní doklady (například faktury). Mezi tyto knihy patří:

• účetní deník,
• hlavní kniha,
• kniha analytických účtů,
• kniha podrozvahových účtů.

Pomocí těchto knih sledujete hospodaření firmy a jeho výsledky.

Kdy si najmout účetního

S vedením účetnictví je spojená řada dokumentů a povinností. Abyste si s nimi poradili správně a bez chyb, potřebujete se v této oblasti výborně orientovat. Nebo si najít účetního, který vám se vším pomůže.

Je jen na vás, jestli ho zaměstnáte na plný úvazek, nebo zvolíte externího specialistu. Vždy ale hledejte takového, na kterého se můžete spolehnout. Proto si vždy zjistěte:

• jakou má kvalifikaci,
• jaké jsou jeho zkušenosti,
• co říkají jeho dřívější zaměstnavatelé nebo klienti
• a zda sleduje novinky v oboru.

Důležité také je s účetním dobře komunikovat. Proto byste si měli naplánovat pravidelné schůzky, na kterých proberete aktuální finanční situaci podniku a předáte účetnímu potřebné materiály.

Jak vám pomůže účetní program

Aby bylo vedení účetnictví co nejjednodušší, potřebujete dobrý účetní program. Takový, jako je Money S3. Obsahuje všechny potřebné funkce, zautomatizuje řadu rutinních úkonů, a navíc si sami vyberete moduly, které chcete využívat.

Díky tomu se přizpůsobí vašemu podnikání. A neplatíte za funkce, které nepotřebujete.

Už v základní verzi obsahuje modul Podvojné účetnictví. Usnadní vám tak vedení hospodářství a pohlídá, aby v účetních dokladech nic nechybělo.

Pokud máte externího účetního, vyplatí se přidat také modul Účetní centrála a účetní klient. Díky němu můžete posílat všechny doklady rovnou z Money S3.

Ušetříte si tak čas i práci s ručním stahováním a odesíláním dokladů.

Všechno si navíc vyzkoušíte zdarma. Stačí si program stáhnout ve verzi Start. Můžete ho používat po neomezeně dlouhou dobu, limitováni jste pouze počtem vystavených dokladů.