Jak vést účetnictví e-shopu

Vedou e-shopy daňovou evidenci, nebo účetnictví?

Záleží na tom, v jaké formě podnikáte. Pokud e-shop vedete jako podnikající fyzická osoba (OSVČ), je pro vás zpravidla lepší vedení daňové evidence. S veškerou administrativou vám pomůže program na daňovou evidenci.

Jestliže jste ale založili právnickou osobu, typicky s. r. o., máte povinnost vést (podvojné) účetnictví.

Dál v článku se zaměříme pouze na ty e-shopy, které vedou účetnictví.

TIP: Nejste si jistí, která varianta je pro vás lepší? Přečtěte si, jestli vést daňovou evidenci, nebo účetnictví.

Externí, nebo interní zpracování účetnictví

Majitelé začínajících e-shopů obvykle sami pouze vystavují faktury (nebo to za ně dělá e-shop či účetní program) a k dalšímu zpracování je předávají externímu účetnímu.

Jakmile váš e-shop vyroste natolik, že účetního vytíží na plný úvazek, můžete přejít na interní zpracování účetnictví. Výhodou je, že účetní, zaměstnanec, se vaší firmě věnuje naplno a mentálně nepřebíhá mezi vícero klienty.

Specifika účtování e-shopů

Hlídejte si, jakým způsobem zboží doručujete – má to vliv na účetnictví.

Osobní odběr na pobočce a platba při převzetí

Tržbu vykážete v okamžiku převzetí zboží na prodejně.

Zákazník platí předem a vy zboží zasíláte

Tržbu vykazujete v okamžiku převzetí zboží zákazníkem, nikoliv v okamžiku odeslání zboží.

Zákazník platí dobírkou

Tržbu vykazujete v okamžiku převzetí zboží zákazníkem, nikoliv v okamžiku odeslání zboží.

Legislativní a daňové povinnosti

E-shopů se týká celá řada legislativních povinností. Například musíte na webu zveřejnit obchodní podmínky. Od roku 2023, kdy vstoupila v platnost tzv. tlačítková novela, máte zároveň povinnost obchodní podmínky zasílat i zákazníkům. Pouhé zveřejnění na webu už nestačí.

Také musíte zákazníkům umožnit, aby objednané zboží ve 14denní lhůtě vrátili. Zákon tak chrání spotřebitele, protože na rozdíl od nákupu v kamenné prodejně si v e-shopu nemohou kupované zboží prohlédnout na vlastní oči. Přečtěte si více o reklamacích na e-shopech.

Dál se vás týká nařízení GDPR. To upravuje pravidla ochrany osobních údajů. V praxi to například znamená, že nemůžete komukoliv posílat e-maily s nabídkou vašich služeb či produktů.

Pokud váš obrat za posledních 12 kalendářních měsíců překročil částku 2 miliony korun, musíte se povinně registrovat jako plátce DPH. K ceně za své zboží pak začnete účtovat daň z přidané hodnoty. Ta je nejčastěji ve výši 21 %, ale některé zboží spadá do snížené sazby.

Využíváte reklamu na Googlu, Facebooku, Instagramu či dalších zahraničních platformách? Pokud jste neplátci DPH, musíte se registrovat jako identifikovaná osoba k DPH, a z těchto přeshraničních transakcí odvádíte DPH. V tuzemském obchodním styku dál zůstáváte neplátci DPH. Jako identifikovaná osoba se musíte registrovat i v některých dalších případech, více informací najdete v článku o identifikované osobě.

Jestliže ročně prodáte neplátcům DPH v zemích EU zboží za více než 10 000 euro, začne se vás týkat odvod DPH v zahraničí. Administrativu vám usnadní zvláštní režim jednoho správního místa (OSS). Do režimu OSS mohou vstoupit plátci DPH a identifikované osoby.

Zásady vedení účetnictví

Při vedení účetnictví musíte dodržovat zásady, které vyplývají ze zákona o účetnictví. Mezi ně patří například zásady bilanční kontinuity – ta říká, že počáteční stav účtu nového účetního období (k 1. lednu) navazuje na konečný stav účtu starého účetního období (k 31. prosinci).

Další zásadou je stálost účetních metod. Díky ní se dají porovnat data za různá účetní období. Jestliže byste chtěli metody změnit, můžete to udělat při změně předmětu podnikání nebo z důvodu zpřesnění informací v účetní závěrce.

O dalších se dočtete v článku věnovaném zásadám účetnictví.

Účetní program – co by měl mít

Každý účetní program umí vystavovat faktury, účtovat a zpracovávat podklady k DPH. V účetním systému ale můžete vést i další agendy, například mzdy, knihu jízd nebo sklady. Výhodou je, že máte vše v jednom systému, místo samostatného softwaru pro každou jednu agendu. Tehdy totiž hrozí, že spolu programy nebudou správně komunikovat.

Zaměřte se zejména na sklady, například účetní program pro podnikatele Money S3 je má hodně propracované. Myslí i na takové drobnosti, abyste mohli na skladovou kartu zboží připojit jeho fotku. Díky ní skladníci poznají, jestli vyskladňují správné zboží.

Velkou výhodou je automatizace účetnictví. Například úkon čištění salda zabere měsíčně účetnímu desítky hodin. Některé účetní programy ale mají funkci, která to dělá automaticky. I pro podnikatele je to velká výhoda, protože se jim tím účetní služby výrazně zlevní.

Jak účetní program reálně pomáhá e-shopařům

„Letos poprvé přesáhneme hranici tržeb 20 milionů korun. Bez účetního systému Money S3 a interim manažera, který zefektivnil vnitřní procesy a obchodní kanály, bychom to nikdy nedokázali.

Dřív jsme totiž objednávky zpracovávali v excelovských tabulkách a vše kontrolovali ručně. Při tak velkém objemu je to ale nemyslitelné,“ říká ředitelka Gabriela Štěpánková. E-shop Dobroty s příběhem v Money S3 měsíčně odbaví přibližně 1400 objednávek.

Přečtěte si celý příběh e-shopu Dobroty s příběhem.

„Když nakoupíme nové zboží, požádáme dodavatele, aby nám data poslal v XML souboru. Z něj všechny informace o produktech včetně parametrů a popisků importuji do Money a přes S3 Automatic také do e-shopu. Vzhledem k tomu, že máme 30 000 položek, si nedokážu představit, že bych údaje o zboží přepisoval ručně,” vysvětluje Petr Moc z e-shopu Království rybářů.

Přečtěte si celý příběh e-shopu Království rybářů.

TIP: Víte, že si můžete účetní program Money S3 nezávazně vyzkoušet? Stáhněte si bezplatnou verzi Money S3 Start.

Napojení na e-shopové platformy

Při výběru účetního programu si pohlídejte, jestli lze propojit s vaším e-shopem. Toto napojení je zásadní a ušetří vám ruční přepisování z e-shopu do účetního programu a naopak. K propojení často slouží e-shop konektor do účetního programu.

Účetní program Money S3 propojíte se:

• Shoptetem,
• oXy shopem,
• Woo commerce,
• inPage
• a e-shop-rychle.