Jak na účtování mezd v praxi

Účtování mezd a legislativa

Se mzdami souvisí zejména tato legislativa:

• Zákoník práce – upravuje pracovněprávní vztahy mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci, najdete v něm informace o mzdách, ale například také o vzniku,  změně a skončení pracovního poměru.
• Zákon o daních z příjmů je důležitý pro mzdy zejména z účetního hlediska.
• Zákon o pojistném na sociálním zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti upřesňuje výpočet sociálního pojištění a nemocenské.
• Zákon o veřejném zdravotním pojištění a zákon o pojistném na veřejné zdravotní pojištění – upravují zdravotní pojištění, které odvádí zaměstnanec i zaměstnavatel.

Jak na účtování mezd – výpočet mzdy

Mzdový program za vás při účtování mzdy udělá všechny výpočty a pohlídá legislativu. Princip výpočtu čisté mzdy byste ale přesto měli znát. Zde je v 5 krocích:

1. Hrubou mzdu zaměstnance zaokrouhlíte na stokoruny nahoru. Následně z ní vypočítáte daň z příjmů (15 nebo 23 %). O tom, kdy použít 15% a kdy 23% sazbu, se dočtete v článku o výpočtu daně z příjmů.
2. Od vypočtené daně odečtete slevu na poplatníka a další slevy, na které má zaměstnanec nárok. Slevu na dítě, manžela či manželku, a další. Předtím si pohlídejte, aby zaměstnanec podepsal Prohlášení k dani (známé jako „růžový papír“). Pokud má slevy vyšší než daň, daň je rovna nule a do minusu zpravidla nepočítáte – výjimkou je ovšem sleva na dítě. Když je sleva na dítě vyšší než daň, dostane zaměstnanec částku, která by byla v minusu jako tzv. bonus.
3. Dále se počítá sociální (6,5 %) a zdravotní (4,5 %) pojištění, které hradí zaměstnanec. Částky se vždy zaokrouhlují na celé koruny nahoru.
4. Nezapomeňte ani na další srážky ze mzdy, které se vybranému zaměstnanci mohou srážet, jako jsou například půjčky či alimenty.
5. Od hrubé mzdy odečtete daň z příjmů poníženou o slevy, zaměstnancovy odvody na pojištění a případné srážky ze mzdy. Dostanete čistou mzdu.

Pozn. Čisté mzdy se to přímo netýká, ale v rámci jejího výpočtu počítáte i odvody zaměstnavatele. Z hrubé mzdy zaměstnance odvádíte 24,8 % na sociální pojištění a 9 % na zdravotní pojištění. I tyto částky uvádíte na výplatní pásce.

Účtování mezd zaměstnancům v praktických příkladech

Nyní se podíváme na účtování mezd prakticky v účetním programu Money S3. V modulu mzdy a personální systémy rozděluje program agendu na personální (tj. osobní údaje zaměstnanců) a mzdovou, kde evidujete:

• pracovní poměry,
• složky mzdy,
• příplatky,
• daňové slevy či nezdanitelné částky,
• srážky,
• zaúčtování položek mzdy
• a platby – tedy údaje nutné pro správné platby záloh a vyúčtování mezd.

V seznamu zaměstnanců najdete osobní údaje, mzdové údaje, ale také propojení na Adresář a Knihu jízd ke každému zaměstnanci.

Systém vám každý měsíc usnadní práci s přípravou a tvorbou mezd, pro každého zaměstnance vyhotovíte mzdu v Money S3 v 5 krocích:

1. Vyplnění karty Zaměstnance

Na kartě Zaměstnance zaevidujete mzdové složky mzdy, slevy na dani, odčitatelné položky, srážky, nezdanitelné příjmy a nepřítomnosti v daném měsíci.

2. Doplnění informací k výpočtu mzdy

Na kartě Mzdy vyplníte základní údaje o mzdě zaměstnance, například kolik pracovních dní za daný měsíc odpracoval. Doplníte i nárazové informace, jako jsou například odměny – program pak automaticky provede výpočet čisté mzdy.

Na kartě Legislativy mezd dále najdete všechny údaje a nastavení pro zpracování mezd, které jsou díky pravidelným aktualizacím programu vždy v souladu s platnou legislativou.

3. Příprava tiskové sestavy mezd

V účetním programu Money S3 najdete vzory všech důležitých dokumentů. Po zpracování mezd jednoduše připravíte tiskové sestavy, jako je listina záloh, vyúčtování mezd, vyúčtování zdravotních pojišťoven a sociálního pojištění, přehled nepřítomností, apod.

Tyto dokumenty pak přímo z programu podáte elektronicky na příslušné instituce.

4. Odeslání výplatního lístku zaměstnanci

Výplatní pásky pro zaměstnance na pár kliknutí odešlete e-mailem v PDF – dokument navíc můžete zabezpečit heslem, které přednastavíte na kartách Zaměstnanců.

5. Zaúčtování záloh a mezd

V posledním kroku vytvoříte interní doklady se zaúčtováním mezd a závazkové doklady pro příkaz k úhradě.

Vyzkoušejte si účetní program pro podnikatele Money S3 i vy. V bezplatné verzi vystavíte až 15 mezd.