Jak vést účetnictví neziskových organizací

Konkrétní podmínky pro vedení účetnictví neziskových organizací závisí na:

• velikosti neziskovky
• a její formě.

Občanský zákoník pracuje s několika formami neziskových organizací. Jsou to:

• spolky – mají členskou základnu a zaměřují se na předem stanovenou veřejně prospěšnou činnost;
• nadace a nadační fondy – nadace podporují danou oblast dlouhodobě, zatímco nadační fondy vznikají krátkodobě a usilují o naplnění konkrétního cíle;
• ústavy – je to v podstatě kombinace předchozích variant.

Vedou neziskovky daňovou evidenci, nebo podvojné účetnictví?

Každý podnikatel si na startu své činnosti musí ujasnit, jestli povede daňovou evidenci, nebo účetnictví. Jejich požadavky se totiž liší.

U neziskových organizací je to ale složitější – vedení daňové evidence se jich netýká. Od roku 2016 vedou buď:

• jednoduché účetnictví,
• nebo běžné účetnictví (dříve podvojné účetnictví).

Neziskové organizace a jednoduché účetnictví

Vedení jednoduchého účetnictví je pro neziskové organizace snazší. Nemusí totiž zapisovat účetní položky podvojně – tedy ve sloupcích Má dáti a Dal. Stačí jen evidence příjmů a výdajů podobně jako v daňové evidenci.

Zároveň však musí vést:

• peněžní deník – zapisujete do něj příjmy a výdaje;
• knihu pohledávek a závazků – uvádíte do ní informace o tom, kdo vám kolik dluží nebo kolik vy dlužíte ostatním;
• a pomocné knihy o ostatních složkách majetku – sem spadá například kniha zásob, tyto knihy využíváte podle potřeby.

Dále platí, že do peněžního deníku zapisujete:

• peněžní prostředky v hotovosti a na účtech,
• přijaté a zaplacené příjmy a výdaje,
• pohyby peněžních prostředků, které nejsou konečným příjmem nebo výdajem.

Účetní knihy uzavíráte vždy za daný kalendářní rok. A do 6 měsíců od ukončení účetního období musíte sestavit účetní závěrku, která obsahuje:

• přehled o majetku a závazcích,
• přehled o přijatých a vydaných fakturách
• a přehled o příjmech a výdajích.

Kdo může vést jednoduché účetnictví

Jednoduché účetnictví nemůže vést každá neziskovka. Tuto možnost mají pouze spolky s:

• příjmy za poslední uzavřené účetní období do 3 000 000 Kč
• a hodnotou majetku do 3 000 000 Kč.

Neziskové organizace a podvojné účetnictví

Pokud neziskovky uvedené limity překonají, čeká je vedení podvojného účetnictví. Postup je podobný jako v případě společností s ručením omezeným a dalších podniků. Je tu však jeden zásadní rozdíl – neziskové organizace musejí důsledně oddělovat příjmy a výdaje z hlavní činnosti od těch, které souvisí s činností vedlejší.

Platí přitom, že:

• hlavní činnost vyplývá z účelu založení neziskové organizace, který je uvedený v jejích stanovách či zakládací listině;
• vedlejší činnost je doplňková – patří sem například prodej drobného zboží na různých akcích nebo pronájem reklamní plochy.

Zásady vedení účetnictví v neziskových organizacích

Neziskové organizace se musejí držet také všech běžných zásad účetnictví.

Znamená to, že:

• všechny údaje v účetnictví musí odpovídat skutečnosti;
• pokud plánujete ukončit činnost neziskové organizace, musíte to uvést v příloze k účetní závěrce;
• účetní případy zaúčtováváte do období, se kterými věcně a časově souvisí;
• konečný stav účtu starého účetního období a počáteční stav účtu nového účetního období na sebe navazují;
• používáte stále stejné účetní metody;
• výsledek hospodaření zjišťujete pravidelně;
• aktiva a pasiva i náklady a výnosy uvádíte samostatně bez jejich vzájemného zúčtování (až na výjimky stanovené vyhláškou k zákonu o účetnictví).
• nepodhodnocujete majetek ani závazky.

Samozřejmě také platí, že ke každému účetnímu zápisu musí existovat odpovídající doklad. A že účetní knihy a doklady musíte archivovat po dobu stanovenou zákonem.

Nejčastější účetní operace u neziskovek

S vedením účetnictví v neziskových organizací je spojená řada účetních operací, které jsou podobné jako u běžných firem. Mezi ty nejčastější patří:

• vystavování faktur za služby či prodej zboží,
• úhrada faktur,
• výplata mezd a odvodů,
• odpisy majetku,
• náklady na projekty a provoz organizace.

Specifika účtování neziskových organizací

Kromě obecně platných zásad a obvyklých účetních operací musíte u neziskovek počítat také s účetními položkami, se kterými se běžné firmy tak často nesetkávají. Pravidelně budete zaúčtovávat:

• dotace,
• granty,
• členské příspěvky
• či dary.

Pro čerpání dotací navíc potřebujete splnit zadané podmínky, které se mohou týkat i vedení účetnictví či reportingu.

Legislativní a daňové povinnosti neziskovek

Neziskové organizace podávají také daňové přiznání. A to, když mají příjmy, které:

• jsou předmětem daně,
• nebo jsou naopak od daně osvobozené.

Pokud má neziskovka pouze příjmy, které nejsou předmětem daně, přiznání podávat nemusí. Mezi takové příjmy patří například dotace.

I nezisková organizace může dosáhnout zisku. V takovém případě sice může požádat o osvobození od daně, ale musí splnit dvě podmínky:

• zisk musí pocházet z její hlavní činnosti
• a organizace ho musí v příštím roce na tuto činnost utratit.

Kromě toho mají neziskovky povinnost každý rok sestavovat a zveřejňovat výroční zprávu nebo dodržovat předpisy týkající se veřejných sbírek, dotací a grantů.

Interní, nebo externí zpracování účetnictví

Ať už se vaší neziskovky týká jednoduché, nebo podvojné účetnictví, musíte počítat s řadou specifik. Proto je potřeba, aby účetnictví vedl člověk s patřičným vzděláním a znalostmi. Ideálně účetní, který se v oblasti neziskovek už nějakou dobu pohybuje.

Jestli vsadíte na interního nebo externího specialistu, je ale jen na vás. Oba přístupy totiž mají své výhody i nevýhody. Podrobněji je srovnáváme v následující tabulce:

	výhody	nevýhody
interní účetní	u větších neziskovek vyjde levněji než externí účetní může vykonávat i jinou agendu máte větší kontrolu nad účetnictvím rychle reaguje na akutní požadavky lépe zná specifika vaší organizace	u menších neziskovek mohou být náklady vyšší než na externího účetního musí se stále vzdělávat není zastupitelný (pokud nezaměstnáváte víc účetních)
externí účetní	u menších neziskovek vyjde levněji než interní účetní dobrá zastupitelnost vysoká odbornost	u velkých neziskovek mohou být náklady vyšší než na interního účetního nemáte kontrolu nad účetními procesy delší reakční doba

Zvažte tedy plusy a minusy, které interní a externí vedení účetnictví přináší právě vaší neziskovce. A podle toho si zvolte variantu, která je pro vás výhodnější.

Důležitý pomocník: účetní program

Vedení účetnictví i jednotlivé účetní operace vám výrazně usnadní také kvalitní účetní program. Podle toho, jestli vedete jednoduché nebo podvojné účetnictví, hledejte:

• program na daňovou evidenci – je podobná jednoduchému účetnictví, tyto programy tak nabízejí vše, co potřebujete;
• nebo program na podvojné účetnictví.

A proč se vám takový software vyplatí?

Nejen, že pohlídá, abyste v dokladech nic neopomněli, ale díky automatizaci účetnictví vyplní řadu údajů sám. Ušetří vám tak spoustu času. A navíc se nemusíte bát chyb, které vznikají při přepisování údajů.

Například účetní program Money S3 za vás předvyplní údaje v peněžním deníku a zkontroluje, že jsou v pořádku. Veškeré doklady přitom evidujete elektronicky, vyhnete se tak zbytečnému papírování. A co je nejlepší – neziskové organizace získají Money S3 s 50% slevou!

Nezapomeňte také, že se vám musí s programem dobře pracovat. A že si musí poradit se všemi specifiky účetnictví pro neziskovky.

Proto si ho vždy nejdřív vyzkoušejte. Ať máte jistotu, že nesáhnete vedle.

Přehledné ovládání, funkce, které vyhovují různým typům neziskovek, a automatizaci úkonů nabízí i Money S3. Vyzkoušejte si ho zdarma. Program ve verzi Start můžete používat po neomezeně dlouhou dobu, limitováni jste pouze počtem vystavených dokladů.