Money S3 nastartovalo e-shop podniku Dobroty s příběhem: z 5 na 20 milionů Kč během 2 let

Na počátku všeho byla nezisková organizace Portus Praha z.ú. Už více než 20 let se věnuje práci s mentálně postiženými klienty a začleňuje je do běžného života.

Za dobu svého působení vybudovala organizace dva objekty chráněného bydlení s celoročním provozem a v roce 2014 dokončila výstavbu potravinářské dílny Dobroty s příběhem v obci Slapy nad Vltavou.

O dobročinné laskominy byl velký zájem, a proto se dílna zanedlouho přestěhovala do větších prostor v Davli u Prahy. Tam od února 2014 přešli samostatnější klienti neziskovky a stali se zaměstnanci sociálně integračního podniku, ve kterém vyrábí nakládané delikatesy.

V Davli se nachází i farmářská prodejna s bistrem, kde zákazníci mohou ochutnat nakládané sýry a utopence.

Nyní sociální podnik zaměstnává 22 zaměstnanců. Z toho více než polovinu tvoří se speciálními potřebami.

„Díky naší specializaci známe limity, které s sebou nese mentální postižení. V sociálním podniku již nepracujeme s klienty, ale se zaměstnanci a kolegy. Dbáme na to, aby všichni byli informováni o právech vyplývajících ze zákoníku práce a připravujeme je tím i pro případný přechod na otevřený trh práce, kde by již měli menší podporu. Pokud je to možné, zapojujeme tým výroby i do další práce v organizaci a umožňujeme jim profesní růst,“ líčí ředitelka Gabriela Štěpánková z neziskové organizace Portus Praha.

Zakládající organizace Portus Praha v roce 2014 hledala účetní systém, který bude reagovat na potřeby rychle se rozvíjející organizace – především nově vznikajícího sociálního podniku Dobroty s příběhem. Od účetního systému očekávali, že budou mít přístup k důležitým finančním datům na jednom místě.

Stěžejní pro ně byla především:

• variabilita účetního systému a propojení s kasou i platebními terminály,
• možnost ovládání systému ze všech středisek,
• přehledné vedení skladového hospodářství,
• technická podpora a školení zaměstnanců.

Od prvotní implementace Money S3 si sociální podnik prošel už několika fázemi optimalizace, a to hlavně kvůli neustále se vyvíjejícím potřebám a rozšiřování aktivit.

„V roce 2014 jsme pracovali jen s fakturační aplikací iDoklad. Faktury jsme vystavovali akčně na místě prodeje a poté je importovali do Money. Pokladní doklady i platby z terminálů po skončení směny nebo farmářských trhů bylo nutné ručně zaevidovat do účetnictví. Museli jsme si předávat doklady a pokaždé kvůli tomu jet do Prahy, protože v Davli jsme neměli přístup do účetnictví,“ popisuje Gabriela Štěpánková start podnikání v dílně.

V roce 2019 přešli z iDokladu na serverovou verzi Money S3. Nový software propojili s pokladním systémem Money S3 Kasa a systémem pro zpracování mezd Vema. Propojením modulů eliminovali dvojitou práci při přenášení dat do účetního systému.

Jenže pak udeřil covid. „Ze dne na den jsme zjistili, že se všechno zavírá. Odpadli nám všichni odběratelé z gastra, kteří tvořili 90 % tržeb. To pro nás byla velká rána. V neděli večer jsem tehdy volala do Davle, ať zastaví objednávky surovin na pondělí a budeme řešit co dál,“ vzpomíná Gabriela Štěpánková.

Rozhodli se, že vybudují e-shop, aby pokryli výpadek příjmů. Využili k tomu platformu Shoptet a rovnou ji s pomocí konzultanta propojili s Money S3 pomocí e-shop konektoru.

Money S3 zaměstnancům podniku Dobroty s příběhem šetří čas přepisováním dokladů.

„Teď se nám všechny objednávky z e-shopu do účetnictví přenáší automaticky. Ušetříme tím několik hodin práce týdně a stohy papírů. Expedice balíčků je taky mnohem jednodušší – velkou zásluhu na tom mají elektronické čtečky. Při kompletaci balíčků se Shoptet propojí s Money a výrobky automaticky vyskladní,“ hodnotí ředitelka.

V době covidu pracovali naplno i navzdory zavřeným kavárnám. „Nové procesy jsme zaváděli v největším fofru. To nám umožnilo expedovat mnohonásobně vyšší množství objednávek než kdykoliv předtím. Ale o tom, že se tržby během dvou let zčtyřnásobí, se nám ani nesnilo,“ vzpomíná ředitelka.

Před covidem tvořil průměrný měsíční obrat necelého půl milionu korun. V roce 2021 číslo vzrostlo na 1,5 milionu korun. Měsíční tržby se na podzim podle aktuálních propočtů vyšplhají dokonce až na 2,5 až 3 miliony korun.

„Letos poprvé přesáhneme hranici tržeb 20 milionů korun. Bez účetního systému Money a interim manažera, který zefektivnil vnitřní procesy a obchodní kanály, bychom to nikdy nedokázali. Dřív jsme totiž objednávky zpracovávali v excelovských tabulkách a vše kontrolovali ručně. Při tak velkém objemu je to ale nemyslitelné,“ doplňuje.

„Skvělé je, že teď všichni pracujeme v jednom systému a účetní data nemusíme několikrát přenášet – to nám hodně ulehčuje komunikaci a šetří čas,“ hodnotí ředitelka. „Díky propojení Kasy i e-shopu teď vše probíhá automaticky a v reálném čase.“

S Money ve firmě odbaví v přibližně 1400 objednávek měsíčně a dosahují menší chybovosti.

„Právě teď se rozjíždí vánoční sezona a my jsme na ni dobře připravení,“ sděluje ředitelka. Plánů na další rozvoj ale mají spoustu. Začínají například vymýšlet nové druhy nakládaných sýrů, vajec a zeleniny.

Sortiment převážně tvoří nakládané sýry, utopenci a vybrané druhy kvašené zeleniny.

Dobroty s příběhem práci v účetním systému neustále ladí a optimalizují, aby byla co nejvíce efektivní.

„Na začátku nového účetního období plánujeme udělat pár změn v organizaci skladového hospodářství. Všechny požadavky jsme si už sepsali a teď s konzultantem účetního systému Money dotahujeme poslední detaily, abychom od nového roku fungovali ještě rychleji a jednodušeji,“ popisuje nejbližší kroky Gabriela Štěpánková.

„Zároveň už netrpělivě vyhlížíme možnost provozovat Money v cloudu, která nám umožní pracovat v systému o něco pohodlněji než přes vzdálenou plochu,“ uzavírá ředitelka.

Nakládané dobroty teď prostřednictvím kurýrní služby dopravují výrobky po celé České republice a nově i na Slovensko. V budoucích letech je ale možné, že se počet zemí rozroste.