- Přehledná evidence všech jízd včetně zpětného doplnění.
- Jednoduché vytváření cestovních příkazů a jejich rychlé vyúčtování.
- Rozlišování domácích a zahraničních cest a výpočet náhrad.
Kniha jízd a cestovní náhrady
Popis modulu
Kniha jízd – přehledná evidence všech cest
Do Knihy jízd můžete jednotlivé cesty zadávat ručně nebo využít funkci automatického vytvoření jízd dle stavu tachometru. Modul navíc dokáže chybějící jízdy doplnit z cestovních příkazů podle databáze častých jízd.
Díky tomu snadno dopočítáte i zpětné období – systém zohlední přirozené odchylky v ujetých kilometrech. Každou cestu můžete buď podrobně rozdělit na etapy.
Jízdy lze také vytvářet přímo z faktur nebo z přijatých a vystavených dodacích listů. K dispozici máte různé způsoby tisku – souhrnně, dle vozidel, dle zaměstnanců nebo za vybrané období.
Modul umožňuje také:
- evidovat čerpané pohonné hmoty,
- spočítat skutečnou průměrnou spotřebu,
- rozlišit soukromé a služební jízdy
- a sledovat související náklady.
Můžete také vybrat konkrétní časové období. A veškeré záznamy vidíte včetně mezisoučtů.
Knihu jízd doplníte i zpětně
Do Knihy jízd doplníte údaje i zpětně:
- Hromadné naplnění zvolenými jízdami.
- Automatické doplnění jízd do koncového stavu tachometru.
Tato možnost respektuje i ručně zadané jízdy – automaticky vytvářené jízdy pak doplňuje do mezer mezi ručními záznamy.
Cestovní příkazy – jednoduchá administrace a propojení s účetnictvím
V modulu snadno vystavíte cestovní příkazy – jednoduše a intuitivně. Hodí se zejména pro opakované cesty, kdy si můžete vytvořit souhrnný cestovní výkaz nebo využít seznam často používaných příkazů.
Cesty i příkazy mezi sebou můžete vzájemně přetahovat (z Knihy jízd do příkazu i opačně). Modul také automaticky rozpozná, zda se jedná o domácí nebo zahraniční cestu, a podle toho připraví výpočet náhrad, jízdného a stravného. Výsledné hodnoty můžete upravit i ručně.
Cestovní příkazy jsou plně propojené s účetnictvím – přímo z modulu vystavíte cestovní zálohy, příkazy k úhradě, bankovní doklady i vyúčtování (závazky). U každého dokladu systém vede přehled návazností.
Schvalování cest a přístupová práva
Modul umožňuje nastavit uživatelská práva, takže jednotliví pracovníci mohou mít právo cesty zadávat, schvalovat nebo účtovat. Díky tomu u cestovních příkazů snadno sledujete stav:
- plánovaný,
- schválený,
- uskutečněný,
- schválený k zaúčtování.
Systém zároveň upozorní na nesrovnalosti – například pokud je cestující v době cesty v pracovní neschopnosti.
Detailní dokumentaci k modulu Kniha jízd a cestovní náhrady si můžete stáhnout ZDE.
Získejte modul Kniha jízd a cestovní náhrady během chvíle
| neomezený počet vozů |
|---|
| 990 Kč |
Cena je bez DPH a platí se ročně.
Objednejte si jej přes Zákaznický portál nebo na našem obchodním oddělení na telefonu 800 776 776.
Výhody modulu můžete bezplatně využívat ve verzi Money S3 Start.
Modul si můžete pořídit ke Kompletům:
Časté otázky
Jaké sazby stravného (diet) systém používá a kdo je aktualizuje?
Nemusíte nic hlídat, to je naše starost. Money S3 vždy pracuje s aktuálními legislativními sazbami pro tuzemské i zahraniční stravné, které se mění často i v průběhu roku. Systém automaticky pohlídá nárok na stravné podle doby trvání cesty a správně vypočítá i jeho krácení, pokud bylo zaměstnanci poskytnuto bezplatné jídlo (snídaně, oběd). Tím eliminujete riziko doměření daně pro chybně vyplacené náhrady.
Jaký je postup při použití soukromého vozidla pro firemní účely?
V takovém případě Money S3 automaticky vypočítá tzv. základní náhradu (amortizaci) a náhradu za spotřebované pohonné hmoty dle průměrných cen vyhlášených státem nebo dle doložených účtenek. Systém zároveň pohlídá povinnost k silniční dani. Vy pouze zadáte trasu, software se postará o legislativně správné vyčíslení nároku, který si pak zaměstnanec nebo majitel nechá proplatit.
Jakou pomoc nabízí Money S3, pokud potřebuji zpětně zrekonstruovat chybějící jízdy?
Pro tyto situace obsahuje modul funkci Generátor jízd. Pokud znáte počáteční a koncový stav tachometru a seznam častých tras, systém dokáže jízdy automaticky "dopočítat" a vygenerovat tak, aby stavy kilometrů seděly a navazovaly. Funkce zahrnuje i prvek náhodnosti v délce trasy, aby kniha jízd vypadala přirozeně a odpovídala reálnému provozu, nikoliv robotickému vzorci.
Jakou vazbu má cestovní příkaz na samotné účetnictví a proplacení?
Cestovní příkazy v Money S3 nejsou jen izolované papíry. Jakmile cestovní příkaz schválíte a vyúčtujete, systém jedním kliknutím vytvoří závazkový doklad vůči zaměstnanci nebo rovnou pokladní doklad pro výplatu hotovosti. Veškeré diety, kapesné a vedlejší výdaje se automaticky zaúčtují na správné účty, takže nevzniká žádná duplicita práce mezi evidencí cesty a účtárnou.