Periodická fakturace - vzorový příklad

Modul Periodická fakturace je rozšiřující modul Money S3, který využijí především firmy, které v pravidelných intervalech fakturují to stejné stejným odběratelům (poplatky za služby, nájemné), ale také firmy, kterým je pravidelných intervalech něco fakturováno (telefon, internet, nájemné).

Pomocí tohoto modulu můžete vytvořit neomezený počet periodických vzorů faktur pro vydané nebo přijaté faktury, program vás automaticky upozorní na termín vystavení některého ze vzorů a umožní vám také přímo vygenerovat požadované doklady.

Periodická fakturace

Práci s modulem Periodická fakturace si ukážeme na příkladu společnosti, která jednou za 3 měsíce fakturuje svým třem zákazníkům dohodnuté nájemné na základě smlouvy s platností jeden rok.

1. Nejdříve si nastavte vzor periodické faktury. Klikněte na záložku Obchod / šipka pod Faktury vystavené / Periodická fakturace (obdobná cesta je i přes Přijaté faktury).

Tím se dostanete do okna Vzory periodických dokladů, kde můžete přidávat nové vzory nebo upravovat už existující. Toto okno je společné pro vystavené i přijaté faktury a vidíte v něm vzory obou druhů faktur.

2. Tlačítkem Přidat přidáte nový vzor. Pokud chcete využít nějaký dříve vytvořený vzor a jen opravit některé údaje (např. datum a odběratele/dodavatele), můžete využít tlačítko Kopírovat.

3. Otevře se vám Karta nastavení vzoru periodického dokladu. Na první záložce Obecné postupně nastavíte vlastnosti vzoru:

• Zkratka - tou budete tento vzor identifikovat
• Popis –můžete vyplnit pro lepší orientaci v seznamu vzorů
• Druh dokladu- volíte, zda se jedná o vzor pro vystavenou nebo přijatou fakturu (v našem příkladu zvolíme vystavenou fakturu)
• První vystavení- určíte, kdy dojde k prvnímu vystavení dokladů, tzn. kdy vám program poprvé nabídne daný vzor k vyřízení
• Délka intervalu- určuje, jak často bude faktura vystavována. Z rozbalovací nabídky vyberte jednotku (měsíce) a interval (3, protože faktury vystavujeme jednou za 3 měsíce)
• Typ ukončení– v tomto poli můžete nastavit, kdy se má vzor přestat automaticky nabízet (máme uzavřenou roční smlouvu, takže můžeme vybrat Po počtu vystavení 4)

• Vzor periodického dokladu– určuje, jak bude vypadat faktura (její položky, zaúčtování, texty apod.), která vznikne při generování dokladů podle tohoto vzoru. Na výběr máte možnosti použít existující doklad, kde kliknutím na tři tečky můžete jako vzor vybrat už existující v minulosti vystavený doklad, nebo použít typ dokladu, kde kliknutím na tři tečky vyberete z vytvořených typů dokladů (v našem případě použijeme vytvořený typ NAJEMNE).

• Seznam adres pro periodický doklad - vyberte, komu budou doklady vystaveny. Opět máte dvě možnosti: přímý výběr z adresáře, kde se přes tři tečky dostanete do okna Editor firem, tlačítkem Přidatvyberete z adresáře konkrétní firmy (v našem příkladu si právě tímto způsobem vybereme naše tři nájemníky) nebo zadáním skupiny adres pomocí výběr z adresních klíčů, kde obdobným způsobem vyberete adresní klíč, který máte přiřazený na požadovaných adresách.
• Další nastavení - pokud zaškrtnete Zobrazovat karty generovaných dokladů, budou se vám při generování postupně nabízet jednotlivé doklady k potvrzení (při větším množství dokladů a v případě, že na dokladech určitě nic nechceme měnit není tato volba třeba)

4. Pokud chcete vygenerované doklady automaticky odeslat e-mailem na e-mailové adresy nastavené na příslušných adresách, v záložce Nastavení e-mailu zaškrtněte Odeslat email odběrateli po vystavení dokladu. Tím se okno vyplní předvolenými nastaveními, která můžeme podle potřeby upravit. Vyplňte text Zprávy, případně zaklikněte volbu S datovým XML souborem ve formátu. Podle zvoleného formátu může odběratel, který používá Money (případně jeho účetní systém podporuje formát ISDOC), naimportovat doklad přímo do svého Money.

5. Nyní máte vzor periodické faktury hotový a tlačítkem OK jej uložíte. Při uložení program zkontroluje, zda vzor neobsahuje formální chyby.

6. Když nastane termín generování některého ze vzorů, program vás na to upozorní bublinou na spodní liště (bublina není zobrazená stále, při ignorování se ztratí a po chvíli znovu objeví).

7. Na základě tohoto upozornění (ale i bez něj) můžete generování dokladů spustit výběrem z nabídky na spodní lište volbou Generovat doklady nebo v okně Vzory periodických dokladů (Obchod / šipka pod Faktury vystavené / Periodická fakturace - obdobná cesta je i přes Přijaté faktury) také tlačítkem Generovat doklady.

8. Program vám nyní nabídne k odsouhlasení datumy generovaných dokladů (v našem příkladu je první datum generování vzoru nastavený na 12.1.2022 a proto se nám toto datum i nabídne). Pokud je nechcete měnit, potvrdíte tlačítkem OK.

9. Program nyní provede kontrolu, zda je možné daný vzor vygenerovat. Pokud ne, skončí chybovým hlášením, pokud je vše v pořádku, program vám nabídne seznam všech dokladů, které bude generovat. Generování spustíte tlačítkem Spustit generování.

Poté proběhne vlastní generování dokladů. Podle zvoleného nastavení ve vzoru se vám vygenerované doklady postupně nabídnou ke kontrole a opravě (využijeme především u přijatých faktur, kde bude nutné opravit číslo a datum dokladu) a pokud máme nastaveno, automaticky se odešlou e-maily zákazníkům s fakturou v příloze.