Nejlepší zkušenosti s Money S3: Přebírání dat mezi doklady a rychlé vyřizování objednávek

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná. Pokud však nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani tušit, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz nebo získat konkurenční výhodu.

Přebírání dat mezi doklady a rychlé vyřizování objednávek

Jak přebírat data mezi doklady a usnadnit si jejich vyřizování

V dnešním dílu Money S3: Nejlepší zkušenosti si ukážeme funkce, díky kterým můžete přenášet data z jednoho dokladu do druhého a výrazně si tak ulehčit práci, například při vyřizování poptávek a objednávek.

Představte si dvě typické situace: zákazník se vám ozve a poptává zboží s tím, že chce nabídku poslat e-mailem. Vy jeho poptávku obratem zavedete do systému, několika kliknutími z ní vystavíte nabídku a tu mu ve formě PDF zašlete e-mailem rovnou z Money S3. Za několik dní se zákazník objeví u vás v prodejně a nabízené zboží chce koupit. Opět s pomocí funkce přebírání dokladů do několika vteřin předáváte hotový daňový doklad. Druhá situace: máte e-shop a každý den začínáte tím, že vyřizujete objednávky, které jste dostali od předešlého večera a noci nebo za celý víkend. S přebíráním dokladů je to maličkost a za několik minut máte všechny doklady přehledně vyřízené. Přitom jste nemuseli nic ručně přepisovat.

Přebírání dokladů z objednávky či poptávky do faktury

Nyní si celou situaci ukážeme prakticky. Zákazník zavolá a vy vystavíte nabídku na zboží. Lze samozřejmě začít i přijatou poptávkou, záleží jen na tom, jaký proces zpracování obchodního případu preferujete. Vždy však platí, že údaje o zákazníkovi a zboží vkládáte pouze jednou, na začátku celé transakce.

Takto vystavená nabídka je ihned odeslaná zákazníkovi pomoci funkce Mail (PDF). Nabídka se mu zamlouvá a přichází si zboží osobně převzít. Vystavíte mu tedy fakturu s platbou v hotovosti a přetáhnete do ní data z nabídky - na kartě faktury pomocí funkce Přidat u položek faktury si ze seznamu přebíraných dokladů vyberete Nabídku vystavenou. Položky faktury se naplní údaji o prodávané skladové zásobě a odběrateli, včetně způsobu platby a převzetí, a můžete tak bez čekání, vyptávání či přepisování doklad ihned vytisknout.

Přebírání údajů mezi doklady nefunguje pouze mezi nabídkou a fakturou. Do faktury můžete převzít data z již vystavených poptávek, nabídek, objednávek, rezervací a dalších dokladů. Podobně je tomu u prodejek a dalších.

Vystavení faktury přímo ze seznamu přijatých objednávek

Nyní si popíšeme druhou možnost - vystavení faktury rovnou ze seznamu přijatých objednávek, například na zmiňovaném e-shopu. V seznamu Objednávek přijatých si pro přehlednost zaškrtněte Jen nevyřízené a pak už jen jednu po druhé je fakturujte pomocí funkce Vytvořit doklad / Faktura vystavená. Podobně jako v prvním případě se ihned otevře karta faktury s předem vyplněnými údaji o objednaném zboží a odběrateli. Vše během několika vteřin, bez přepisování a chyb.

Pak již stačí jen sledovat, jak v seznamu nevyřízených objednávek ubývá jedna za druhou. A pochopitelně i zde lze vystavovat nejen faktury, ale i ostatní doklady. Narazíte-li například na objednané zboží, které nemáte momentálně k dispozici, stačí z objednávky přijaté udělat jediným krokem objednávku vydanou a okamžitě ji odeslat svému dodavateli.