Nejlepší zkušenosti s Money S3: Datové schránky

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je sice jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná, pokud ale nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani vědět, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz.

Jak na datové schránky v Money S3

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určené k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra (více informací). Money S3 je plně propojeno s datovými schránkami a poskytuje uživatelům maximální komfort při jejich využívání: poskytuje přímý přístup do vaší datové schránky, upozorňuje na příchozí zprávy, umožňuje odesílat výstupy z programu přímo do datových schránek úřadů a institucí, a také je připravené na používání datových schránek v soukromém sektoru (odesílání faktur, upomínek apod.).

Nastavení datové schránky v Money S3

Užívání Datové schránky je možné nastavit globálně pro celou agendu nebo individuálně pro jednotlivé uživatele. Zadáte-li Datovou schránku v Nastavení agendy, bude k ní mít přístup každý uživatel Money S3. Potřebujete-li, aby s datovou schránkou pracovali pouze vybraní uživatelé, zadáte jim datovou schránku v Přístupových právech.

Nastavení v agendě (pro všechny uživatele)

Na kartě Money / Možnosti a nastavení/Nastavení agendy zvolte záložku Datová schránka, označte volby Používat datové schránky a Výchozí datová schránka pro agendu. Pak vyplňte Login (přidělené přihlašovací jméno) a Heslo k vaší datové schránce. Klepnutím na tlačítko Test připojení se Money S3 spojí se severem datových schránek a v případě správně zadaného jména a hesla automaticky doplní i Jméno schránky a ID schránky. Poslední volbou je nastavení časového intervalu, v rámci kterého bude Money S3 automaticky kontrolovat, zda máte ve schránce novou zprávu. Tím je nastavení datové schránky ukončeno a můžete ji hned začít používat.

Nastavení v přístupových právech (pouze pro vybrané uživatele)

Nejprve na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení agendy v záložce Datová schránka označte volbu Používat datové schránky a kartu uložte. Nyní můžete nastavovat přístup k datové schránce jednotlivým uživatelům. Na kartě Money / Možnosti a nastavení /Přístupová práva si na kartách přístupových práv zvolených uživatelů pomocí tlačítka Datová schránka otevřete kartu Nastavení přístupu k datové schránce. Postup je shodný jako v předchozím případě – vyplníte přidělené jméno a heslo a tlačítkem Test připojení propojíte datovou schránku s Money S3.

Přístup k datové schránce přímo v Money S3

Po aktivaci služby se schránka zobrazí na panelu Hlavní plochy v záložce Datová schránka. V dolní části hlavní obrazovky se na Aktivním informačním řádku objeví logo datové schránky a vedle něj je informace o počtu nově přijatých zpráv. Při poklepání myší na tyto informace se datová schránka otevře. Při kliknutí na logo datové schránky vedle informace o počtu zpráv se provede dotaz na nové zprávy. Zprávy se aktualizují podle časového intervalu zadaného v nastavení Agendy nebo Přístupových práv.

Odesílání tiskových výstupů do datové schránky z Money S3

Přímo z programu je do datové schránky možné posílat řadu formulářů: Přiznání k DPH, Souhrnné hlášení, Účetní výkazy, Přehled o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele, Přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách, Vyúčtování daně z příjmů fyzických osob, Vyúčtování srážkové daně, Přehled o počtu zaměstnanců, Podklady pro přílohu k žádosti o dávku, Evidenční listy důchodového pojištění, Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání), Hromadné oznámení zaměstnavatele, Daň z příjmů fyzických osob a INTRASTAT. Sestava se vygeneruje do souboru PDF nebo XML (formát XML je nyní vyžadován pro Přiznání k dani z přidané hodnoty a Souhrnné hlášení a je podporován Money S3 od verze 11.052) a pokud máte nastavené elektronické podepisování, pak se i v případě formátu PDF podepíše a odešle.

Tiskovou sestavu odešlete pomocí tlačítka Datová schránka v dialogu Nastavení tisku dané sestavy. Zobrazí se okno Odeslání zprávy do datové schránky, ve kterém určíte Příjemce (pomocí tlačítka „tři tečky" si zvolíte, zda příjemce vyberete přímo z Adresáře nebo pomocí on-line vyhledávacího formuláře), vyplníte Věc (podobně jako u papírových dopisů) a zvolíte PDF nebo XML formát sestavy (v případě XML je nutné vybrat v seznamu i odpovídající šablonu, aby byl výsledný XML ve tvaru akceptovaném MF). Tlačítkem Odeslat pak okamžitě doručíte zprávu příjemci.

Uložení ID schránek příjemců v Adresáři

ID schránky, které jednoznačně určuje adresáta (např. váš finanční úřad), se ukládá do adresních karet v záložce Datová schránka. Pokud máte na adresné kartě vyplněné IČ příjemce, stačí stisknout tlačítko Dotaz na datovou schránku a program již automaticky vyhledá ID schránky příjemce a doplní je do karty. Podobně lze hledat i podle názvu firmy.

On-line vyhledání datové schránky

Druhou možností je před odesláním zprávy ručně vyhledat příjemce ve veřejném on-line seznamu datových schránek, který je přístupný po klepnutí na tlačítko „tři tečky“ u pole Příjemce. Seznam vám umožní vyhledat vhodného příjemce podle typu schránky nebo názvu.

Kontrola odeslaných zpráv

Seznam odeslaných zpráv naleznete na kartě Nástroje / Odeslané zprávy do datové schránky. V tomto seznamu je vidět kdo, co a kam posílal, a to včetně příloh. Dále umožňuje zjistit stav zprávy – zda již byla doručena či adresátem přečtena.