eNeschopenky

Od 1. 1. 2020 zahájí ČSSZ provoz povinného systému eNeschopenky (byla přijata zákony č. 259/2017 Sb. a č. 164/2019 Sb.). Elektronické zpracování přináší zjednodušení v předávání informací mezi nemocnými, ČSSZ, lékaři a zaměstnavateli. Zásadně se tak zjednodušuje tok informací, protože eNeschopenka propojuje povinně elektronicky hned tři dotčené subjekty, lékaře, zaměstnavatele a ČSSZ.

Postupy spojené s vystavením rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti (DPN) se zcela zásadním způsobem mění. Mění se i způsob, jak se zaměstnavatel dozví o dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance. Pojištěnec už nemusí předávat doklady zaměstnavateli, náhrada mzdy i nemocenské mu přijde automaticky. Nemocnému dál zůstává v papírové podobě jen průkaz práce neschopného.

Nové povinnosti týkající se zaměstnavatele od 1. 1. 2020

• Zaměstnavatel již nebude přijímat doklady potřebné k výplatě dávky nemocenského od zaměstnance, kterému je předával ošetřující lékař, a dále je předávat Okresní správě sociálního zabezpečení.
• Po 14 dnech trvání neschopnosti je zaměstnavatel povinen zaslat ČSSZ Přílohu k žádosti o dávku, a to v elektronické formě (papírový tiskopis je možné použít pouze v případě technického výpadku).
• Do přílohy k žádosti o dávku musí zaměstnavatel nově uvádět informaci, kam je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat (stejným způsobem se zpravidla bude zaměstnanci vyplácet nemocenské).
• Při skončení dočasné pracovní neschopnosti musí zaměstnavatel zasílat Hlášení s údaji potřebnými pro výplatu poslední dávky nemocenského.

Řešení v Money S3

Na seznamu zaměstnanců v nabídce „Tisk a export / Sociální pojištění“ jsou k dispozici následující tiskové sestavy:

• Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění – součástí přílohy jsou nově údaje týkající se platebního spojení (viz obrázek). Informace o platebním spojení zaměstnance se načítají z adresáře firem. 
  
• Hlášení zaměstnavatele při ukončení pracovní neschopnosti – nová sestava, kterou je nutné podávat při ukončení pracovní neschopnosti zaměstnance.
  

Všechna podání se posílají prostřednictvím ePortálu ČSSZ (https://eportal.cssz.cz/web/portal/tiskopisy).

Nové možnosti zaměstnavatele pro zjištění dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance

Pro zaměstnavatele se již nebude vystavovat žádný díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. I nadále zůstane povinností zaměstnance, aby o své dočasné pracovní neschopnosti neprodleně informoval svého zaměstnavatele (např. telefonicky, mailem).

Údaje o pracovních neschopnostech svých zaměstnanců budou moci zaměstnavatelé získávat od 1.1.2020 několika způsoby. Pro uživatele Money S3 je nejpohodlnější využít nový Seznam pracovních neschopností, který je přímo součástí Money S3.

Řešení v Money S3

Součástí programu Money S3 jsou v kartě Režie /eNeschopenky údaje o pracovních neschopnostech zaměstnanců, které se stahují přímo ze serveru ČSSZ po nastavení certifikátu - Režie /eNeschopenky/Certifikát. Seznam obsahuje podrobné informace o pracovních neschopnostech. Aktualizaci seznamu je možné provádět buď ručně (viz volba Aktualizovat/Importovat) nebo automaticky s pomocí programu S3 Automatic (doporučujeme). Seznam je možné aktualizovat jedenkrát denně. Před stažením jsou informace o pracovních neschopnostech ověřeny na ČSSZ.

Karta pracovní neschopnosti obsahuje následující údaje:

• datum vzniku pracovní neschopnosti
• datum potvrzení trvání pracovní neschopnosti (po 14ti dnech a dále po každém měsíci)
• datum ukončení pracovní neschopnosti
• informace o tom, zda se jedná o pracovní úraz, úraz zaviněný jinou osobou nebo úraz v důsledku požití alkoholu nebo omamných látek
• údaje o zaměstnanci (příjmení, jméno, datum narození, rodné číslo)
• údaje o zaměstnání (druh činnosti, název zaměstnavatele, variabilní symbol)
• adresa místa pobytu zaměstnance při pracovní neschopnosti
• interval vycházek (datum a čas)
• průběh pracovní neschopnosti – údaje o lékaři, který neschopenku vystavil, potvrdil a ukončil (jméno a příjmení lékaře, název a adresa lékařského střediska)
• související nepřítomnosti vytvořené v programu Money S3

eNeschopnosti jsou provázány s nepřítomnostmi zaměstnanců. Tvorba nepřítomností probíhá buď v rámci aktualizace seznamu pracovních neschopností (viz volba „Aktualizovat“) nebo s pomocí samostatné volby „Vytvořit nepřítomnosti“. V programu Money S3 se nepřítomnosti zadávají po měsících, přičemž každá nepřítomnost musí mít uveden začátek a konec. Při přechodu do dalšího měsíce se na nepřítomnosti zapíná přepínač „Pokračování minulé nepřítomnosti“. Nepřítomnosti se tvoří až pro ukončené pracovní neschopnosti nebo při přechodu do dalšího měsíce.

Na kartě nepřítomnosti, která je k dispozici přes Režie/Zaměstnanci/Nepřítomnosti, na dané nepřítomnosti pro kontrolu označíte Opravit - pole „Číslo rozhodnutí o DPN“, které se automaticky plní podle pracovní neschopnosti. Číslo rozhodnutí se přenáší automaticky do sestav Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění a Hlášení zaměstnavatele při ukončení pracovní neschopnosti. Vpravo od pole „Číslo rozhodnutí o DPN“ se navíc nachází tlačítko, s pomocí kterého je možné přejít na kartu pracovní neschopnosti zaměstnance.

Registrace služby na e-Portálu ČSSZ

Pro využívání Seznamu pracovních neschopností v programu Money S3 je nutné provést na e-Portálu ČSSZ registraci služby DZDPN – viz sekce Služby pro zaměstnavatele – Informace o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance pro fyzické / právnické osoby.

Postup, jak se přihlásit do ePortálu ČSSZ, je uveden zde.

Potřebujete dva vlastní certifikáty, máte je?

Kvalifikovaný podpisový certifikát (Qualified) – slouží pro podepisování elektronické komunikace s ČSSZ. Díky němu úřad ví, že jste hlášení odeslali vy jako pověřená osoba. Pokud už teď odesíláte podání na ČSSZ elektronicky, tento certifikát už používáte a nemusíte nic řešit.

Komerční certifikát (Public) – slouží k šifrování zpráv, které obdržíte od ČSSZ, aby se k citlivým informacím nedostal někdo cizí. Komerční certifikát zajistí, že vy zašifrované informace (třeba o pokračování nebo ukončení neschopenky zaměstnanců) přečtete, ale nikdo jiný ne.

Jestli certifikáty zatím nemáte, vystaví vám je akreditovaní poskytovatelé certifikačních služeb – například Česká pošta (PostSignum), První certifikační autorita nebo eIdentity.

Na místně příslušné OSSZ je nutné váš kvalifikovaný podpisový certifikát zavést do evidence (pokud jste dříve nepodávali žádná e-podání). Nahlášení nového certifikátu lze provést službou e-Podání UsrCert. Služba umožňuje uživatelům e - Podání, kteří mají na OSSZ registrovaný platný kvalifikovaný certifikát, odeslat údaje nového kvalifikovaného certifikátu pro registraci na další rok, a to do vypršení platnosti registrovaného certifikátu.

Pro sdělení změn identifikátorů kvalifikovaného certifikátu lze využít formulář Sdělení zaměstnavatele o pověření zaměstnanců k eSlužbám ČSSZ, kterým je možné nahlásit i další změny (např. změnu e-mailu osoby, která je k zasílání e-Podání pověřena).

Na úřad OSSZ se musí zaevidovat jen Kvalifikovaný podpisový certifikát (QCA).
Komerční šifrovací certifikát (PCA) slouží pouze pro šifrování dat a ten není nutné na úřad OSSZ zavevidovávat.

Kvalifikovaný i komerční certifikát následně nastavíte v programu Money S3 (viz volba „Certifikát“ na Seznamu pracovních neschopností).

Další možnosti zjištění pracovní neschopnosti zaměstnance

Služby ePortálu ČSSZ

Zaměstnavatel bude mít po přihlášení na ePortálu ČSSZ další služby, které mu poskytnou informace k pracovní neschopnosti každého zaměstnance i souhrnný přehled všech práce neschopných zaměstnanců.

Ke službám ePortálu ČSSZ se lze přihlásit buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím některého z prostředků v rámci Národní identitní autority (NIA), tzn. elektronickým občanským průkazem (eObčanka https://gov.cz/rozcestniky/eobcanka-RZC-105) nebo uživatelským účtem NIA, který lze zřídit bezplatně postupem uvedeným na portálu eidentita.cz (https://www.identitaobcana.cz/). K využívání služeb ePortálu může rovněž zaměstnavatel pověřit svého zaměstnance či jinou fyzickou nebo právnickou osobu. Učinit tak může za pomocí k tomu určených služeb ePortálu (pro přihlášené klienty), případně interaktivních tiskopisů. Pověřené fyzické osoby pak mohou ke službám přistupovat prostřednictvím svých přihlašovacích údajů ke své datové schránce nebo prostřednictvím NIA (eOP, uživatelský účet – Jméno, heslo, SMS). V případě pověření právnické osoby je třeba, aby tato sdělila OSSZ/ČSSZ fyzickou osobu, která za ni bude jednat. Důvodem je to, že služby ePortálu může za jiný subjekt využívat výhradně fyzická osoba (nikoliv právnická).

Zasílání notifikací s informacemi o pracovní neschopnosti svých zaměstnanců

Zaměstnavatel bude mít možnost prostřednictvím ePortálu ČSSZ podat žádost o zasílání notifikací o pracovních neschopnostech svých zaměstnanců také do datové schránky nebo e-mailem.  

Notifikace zasílané do datové schránky budou obsahovat údaje o zaměstnanci a jeho dočasné pracovní neschopnosti. Notifikace zasílané do e-mailové schránky budou obsahovat pouze obecné upozornění, že prostřednictvím služeb ePortálu jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace. 

Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zasílána do datové schránky v okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ – půjde o informativní zprávu zatím neověřenou v systémech ČSSZ, že u zaměstnance dotyčného zaměstnavatele lékař uznal pracovní neschopnost. Cílem je co nejrychlejší upozornění zaměstnavatele, zaslání ověřené notifikace pak bude následovat po zpracování podání na straně ČSSZ.

Nejčastější dotazy zaměstnavatelů k eNeschopence

https://www.cssz.cz/web/eneschopenka/zakladni-informace-pro-zamestnavatele