Nejlepší zkušenosti s Money S3: Automatické doplnění a kontrola adres vašich kontaktů

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Mnoho těchto funkcí je sice jednoduchých na obsluhu a velmi snadno dostupných a nastavitelných, pokud ale nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani vědět, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkčnosti, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz.

Automatické doplnění a kontrola adres vašich kontaktů

Výhody propojení Adresáře se systémy ARES a VIES

V dnešním dílu Money S3: Nejlepší zkušenosti se zaměříme na velmi užitečnou vlastnost Money S3 - schopnost automaticky doplnit či aktualizovat kontaktní údaje na adresní kartě nebo vystavené faktuře jediným stiskem myši. Děje se tak pomocí přímého propojení na informační systém ARES ministerstva financí, který shromažďuje data o všech ekonomických subjektech v ČR, a systém VIES (VAT Information Exchange System), ověřování registrace k DPH v rámci celé EU.

Díky tomu si můžete do nově vytvořené karty pouze na základě znalosti IČ daného subjektu nechat zavést jeho kontaktní údaje bez pracného vyhledávání a přepisování nebo si ověřit platnost údajů stávajících. Ušetříte tak čas vynaložený na pořizování dat a navíc získáte jistotu, že váš adresář obsahuje platné kontakty. A to není vše, Money S3 vám navíc umožní ověřit, zda je daný kontakt plátcem daně a má správně zavedené DIČ, ukáže vám danou firmu přímo na mapě a nabídne její výpisy z obchodního a živnostenského rejstříku, z registrace plátců DPH či výpisy z příjmu dotací.

Jak vyplnit adresu pouhým zadáním IČ a kdykoli ji zkontrolovat jedním kliknutím

Celé ovládání je velmi jednoduché. Podívejte se na kartu Adresáře a všimněte si položek, která mají podtržený a modře zabarvený nadpis, fungující podobně jako odkazy v internetovém prohlížeči:

Pokud na některý z těchto nadpisů klepnete myší, Money S3 se automaticky spojí s příslušným serverem a během několika vteřin ověří, načte a zobrazí data o daném subjektu, uvedeném v kolonce, v tomto případě na základě zadaného IČ:

Máte-li adresní kartu prázdnou, automaticky do ní data doplní. Pokud však již máte některé z kontaktních údajů zavedené, Money S3 provede jejich ověření, upozorní vás na případné změny a nabídne aktualizaci dat - na následujícím příkladu s úmyslně pozměněnou adresou vidíte stav, kdy systém zjistil, že v adresáři je neplatná adresa (číslo ulice), a nabídl její opravu.

Pokud je vše v pořádku a data máte aktuální, uvidíte naopak tuto zprávu:

Při úplně prvním ověření IČ se vás navíc Money S3 zeptá, zda chcete údaje ověřovat automaticky pokaždé, když IČ změníte, nebo jen na přání. Pokud zvolíte Automaticky, Money S3 se přepne do režimu, kdy IČ zadáváte jako první položku na nové adresní kartě a při každé jeho změně provede automaticky ověření (tento režim lze rovněž kdykoliv nastavit nebo vypnout v menu Nástroje / Nastavení / Uživatelská konfigurace / Ostatní / Adresář). Možnost „ručního“ ověření poklepáním na nadpis máte samozřejmě k dispozici vždy.

Podobně je tomu i v případě položky DIČ - po poklepání na ni systém ověří, zda je DIČ platné a zaregistrované:

Jak získat další užitečné informace o subjektu

Mimo možnosti kontroly či doplnění kontaktních údajů a ověření DIČ můžete také v adresní kartě Money S3 použít odkazy u následujících polí:

Název

Po klepnutí na Název se zobrazí stránka, umožňující přístup k následující výpisům daného subjektu: obchodní a živnostenský rejstřík, registrace plátců DPH a výpisy z příjmu dotací.

Ulice nebo město

Zobrazí se mapa s uvedením přesné polohy firmy.

E-mail nebo WWW

Otevře se nový e-mail vašeho poštovního klienta s vyplněnou adresou příjemce nebo v adresní kartě uvedená www stránka firmy.

Ověření DIČ v SK

Na Slovensku slouží DIČ pouze pro účely daně z příjmu a od českého se liší i svým formátem. Slovenské DIČ je desetimístné a první dvě číslice určují druh subjektu (10 pro fyzické osoby, 20 pro právnické osoby, 40 pro zahraniční firmy registrované na Slovensku). Rovněž je také třeba myslet na to, že slovenské DIČ nikdy neobsahuje předponu SK. S tou se setkáte pouze u identifikačního čísla k DPH, které je od DIČ vždy odlišné.

Rozdíl mezi DIČ a IČ na Slovensku znamená, že pokud budete chtít od slovenského obchodníka daňové identifikační číslo, zašle vám pouze svou registraci k platbě daně z příjmů. Pro ověření, zda je dotyčný plátcem DPH, pak potřebujete jeho IČ DPH, které následně zadáte do evropského systému VIES (viz níže)

Ověření DIČ v EU

Ačkoliv prakticky všechny země Evropské unie používají nějakou formou daňové identifikace, její formát se od toho českého často výrazně liší; například Dánsko má čtyři dvojice čísel, zatímco v Itálii má DIČ čísel jedenáct a uvádějí význam i sídlo společnosti. Všem je ale společný kód státu tvořený předponou před číselným kódem.

U firem působících v EU slouží pro ověření DIČ systém VIES (VAT Information Exchange Systém), kde naleznete data o všech plátcích DPH registrovaných v zemích Evropské unie. Pro vyhledání DIČ stačí v menu vybrat členský stát a poté zadat číselný identifikátor bez kódu země. Systém následně zobrazí platnost DIČ i informace o daném daňovém subjektu (jméno a adresu).

Ověření DIČ mimo EU

Pokud obchodujete s firmami mimo eurozónu, budete mít ověřování DIČ o poznání složitější. Za hranicemi EU totiž neexistuje jeden společný systém, což vám nedává jinou možnost než využít registr plátců DPH v dané zemi a v něm si příslušný ekvivalent DIČ dohledat. Zde mějte na paměti, že mimoevropské registry nejsou vždy dostupné v angličtině, a u některých vzdálenějších zemí se proto neobejdete bez překladatele či rodilého mluvčího.

Poznámka: Členy Evropské unie nejsou ani Island, Norsko, Švýcarsko a Lichtenštejnsko.