Automatické odeslání faktury e-mailem

Nejspíš jste si položili otázku, zda je možné zautomatizovat proces odeslání faktur klientům přes poštovního klienta. Ano, tento proces lze zautomatizovat a ulehčí Vám práci. Nejprve je nutné mít správně nastaveného poštovního klienta, poté nastavený export PDF, a nakonec samotnou automatickou akci.

Nastavení poštovního klienta

1) Přes modrou záložku Money / Možnosti a nastavení / Uživatelská konfigurace / Ostatní / Poštovní klient S3 výběr – si vybereme, kterého poštovního klienta budeme využívat, v našem příkladě poštovního klienta S3.

2) Dále v uživatelské konfiguraci vybere znovu Ostatní / Poštovní klient S3 – nastavení, kde nastavíte Váš e-mail (SMTP server, port typ zabezpečení, Váš e-mail, heslo)

Po nastavení poštovního klienta S3 se pomalu můžeme přesunout na nastavení exportu PDF, který poté budeme vybírat v automatické úloze.

Nastavení exportu faktur do PDF

1) Přes horní záložku Obchod / Faktury vystavené / Tisk – Faktura / Export / Průvodce tiskovým exportem. V průvodci tiskovým exportem u Výběr nastavení přes tři tečky – Seznam exportů tisku.

2) V seznamu exportu tisků přes Přidat / Karta exportu tisku.

3) V Kartě exportu tisku nastavíme:

• popis exportu (nějak si jej pojmenujeme)
• Formát – vybereme formát PDF
• Typ exportu – Poslat e-mailem
• Popřípadě si nastavíme šablonu e-mailu

Šablonu e-mailu nastavíme přes tři tečky nebo přes papírek s tužtičkou, pokud šablonu již využíváme a potřebujeme ji pouze upravit.

Nastavení Automatického odeslání

Po nastavení exportu PDF e-mailem nastavíme v automatických akcí úlohu, kdy po vytvoření faktury se faktura automaticky nabídne možnost odeslat.

1) Přes modrou záložku Money / Možnosti a nastavení / Automatické akce / Přidat – přidáme novou úlohu.

2) V Kartě nastavení automatické akce na záložce Obecné vyplníme:

• Popis
• Entitu
• Akce
• Nastavení akce

Nastavení akce vybere export, který jsme si nastavili v exportu PDF

3) Na záložce Události nastavíme, kdy se úloha má provést, v našem případě si nastavíme, že po vytvoření nové faktury uživatelem se nám nabídne možnost odeslání faktury.

4) Na záložce Uživatel nastavíme, pod kterým uživatelem se má tato akce provádět

Jakmile máme úlohu nastavenou, po vytvoření nového dokladu se Vám nabídne okno poštovního klienta, kde máte možnost odeslat fakturu.

Ukázka nové faktury, kterou budeme přidávat:

Po vytvoření faktury se otevře okno poštovního klienta S3, kde máme možnost fakturu odeslat odběratelovi.