Nejlepší zkušenosti s Money S3: Export dat z Money S3 do Excelu

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je sice jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná, pokud ale nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani vědět, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál  návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz.

Export dat z Money S3 do Excelu

V dnešním dílu Money S3: Nejlepší zkušenosti se zaměříme na možnost exportu dat z Money S3 do Excelu. Exportní funkce jsou velmi oblíbeným pomocníkem všude tam, kde si uživatelé přejí zpracovat data z Money S3 „po svém" ve formě individuálních přehledů a tabulek, které jim často umožní „vymačkat" z dat další zajímavé informace. Typickými příklady použití exportních funkcí jsou nejrůznější individuální ceníky, seznamy faktur, obraty nebo i drobnosti typu telefonní seznam a další. Díky exportním schopnostem Money S3 jsou možnosti využití takřka neomezené.

Data z Money S3 lze exportovat do Excelu dvojím způsobem. Za prvé je tu možnost exportovat kterýkoli ze seznamů jediným tlačítkem přímo do Excelu, nadstandardní doplňková varianta umožňuje i export nejčastějších tiskových sestav. Na praktických příkladech si popíšeme obě možnosti.

Export libovolného seznamu jediným tlačítkem

V Money S3 můžete velmi snadno a rychle vyexportovat do Excelu libovolný seznam, od vystavených faktur přes účetní deník až po knihu jízd. Stačí klepnout na tlačítko s ikonkou Excel a Money S3 již dále vše zařídí – navrhne název pro exportovaný soubor, uloží jej a zároveň seznam otevře v Excelu. (Pozn.: Při otevírání v Excelu můžete být požádáni o potvrzení otevíraného formátu – postačí jen stisknout tlačítko Ano).

Na následujícím příkladu si prakticky předvedeme jeden z častých případů využití exportu – přehled vystavených faktur. Pomocí tlačítka Excel jej okamžitě přenesete do tabulky a můžete s ním dále pracovat – třídit, filtrovat, tisknout, tvořit grafy a podobně.

Takto již po několika vteřinách vypadá výsledek v Excelu:

Jak vidíte, vyexportovaná tabulka odpovídá přesně seznamu Money S3 – výběr sloupců a jejich pořadí, dokonce i barevnost jednotlivých řádků – v tomto případě faktur neuhrazených po splatnosti. Export reaguje na filtry u výběrů řádků a máte tak vždy zaručeno, že v Excelu budete mít přesně ty údaje, které vidíte v Money S3. V seznamech Money S3 si množství sloupců a jejich pořadí volíte funkcí Výběr sloupců, kterou otevřete z místní nabídky (pravým tlačítkem myši na hlavičce seznamu).

Export celých tiskových sestav

Byť je funkce exportu seznamů nesmírně flexibilní, Money S3 vám nabízí i další způsob exportu dat, určený především pro náročnější uživatele. Touto možností je export více než osmdesáti nejdůležitějších tiskových sestav z oblasti účetnictví, adresáře, fakturace, skladů objednávek i mezd, ovšem již ne jako prostých tabulek, ale jako věrných kopií těchto sestav, včetně seskupování, řazení i výpočtů.

Tuto funkci nabízí partnerská utilita „MonExcel“ (její zkušební verzi si můžete stáhnout ze stránek Konzultačního a prodejního centra LAN Consult a v případě zájmu si ji tamtéž i objednat). Utilita se po jednoduché instalaci integruje přímo do prostředí Money S3, kde „obohatí“ tiskový dialog zmiňovaných sestav.

Nejlepší bude opět praktická ukázka, tentokrát na další často využívané přehledové sestavě Obrat skladových zásob. V nabídce Tisk, vyvolané na této sestavě, zvolte tlačítko Export:

Otevře se průvodce, kde zvolte ve Výběru nastavení položku Export do Excelu (konvertor MonExcel):

Na poslední straně průvodce vyberte formát CSV Export a stiskem tlačítka Dokončit proveďte vlastní export. Před exportem budete požádáni o potvrzení výběru „převodní šablony“, zde doporučujeme nic neměnit a potvrdit tlačítkem OK.

Nyní můžete porovnávat – na následujícím obrázku vidíte náhled „klasické" tiskové sestavy obratu skladových zásob v Money S3:

Na dalším obrázku je sestava obratu skladových zásob v Excelu, nyní již ovšem „živá“ s možností editace, třídění, mazání, vlastních kalkulací a libovolných dalších úprav: